Workshops im QM meistern
Mut zum Moderieren: Vom QMB zum Workshop-Profi
Erinnern Sie sich an das mulmige Gefühl, als Sie das erste Mal einen Workshop im Qualitätsmanagement moderieren sollten? Oder steht Ihnen dieser spannende Moment erst noch bevor?
Keine Sorge, das mit dem mulmigen Gefühl ist normal und erledigt sich mit der Zeit. Trotzdem: Als QMB kann das eine ganz schön herausfordernde Aufgabe sein, besonders wenn man noch wenig Erfahrung hat.
In diesem Blogbeitrag lade ich Sie ein, gemeinsam mit mir die ersten Schritte in die Welt der QM-Workshops zu wagen. Es ist gar nicht so schwer, wie es scheint - und, wer weiß, vielleicht entdecken Sie dabei sogar noch den Spaß an der Moderation!
Das erwartet Sie im Blog:
- Sie erfahren, wie Sie als Moderator:in erfolgreich Workshops moderieren, dabei den Wissenstransfer in Ihrer Organisation fördern und Ihre Ziele gemeinsam erreichen.
- 10 Punkte, die Ihnen helfen, die unterschiedlichen Herausforderungen bei der Moderation von QM-Workhops zu meistern.
- Praxisnahme Beispiele und konkrete Tipps, die Ihnen das Moderieren erleichtern und die Effizienz Ihrer Workshops steigern werden.
In der dynamischen Welt des Qualitätsmanagements sind Workshops ein wesentliches Instrument, um Teams aufeinander abzustimmen und Ziele zu erreichen. Als Moderator:in eines QM-Workshops kommt Ihnen dabei eine Schlüsselrolle zu.
Hier meine persönlichen Top-10, die Sie bei der Moderation von QM-Workshops berücksichtgen sollten, um ihre Effizienz zu maximieren.
TOP 1
Die Rolle des Moderators in QM-Workshops
Am Ende entscheidet die Haltung!
Eine offene, neugierige und empathische Haltung ermöglicht Ihnen, eine erfolgreiches Workshop-Erlebnis für alle Teilnehmer:innen zu schaffen.
Wie geht das?
Indem Sie zum Beispiel aufmerksam zuhören, Raum für Fragen schaffen und regelmäßig Ihr Verständnis für die Bedürfnisse der Teilnehmer:innen signalisieren.
Stellen Sie beispielsweise offene Fragen an die Teilnehmer:innen, die zum Nachdenken und zum Austausch anregen. Interessieren Sie sich ernstgemeint für alle Antworten!
Das ist mein wichtigster Tipp in diesem Zusammenhang:
Ihre innere Haltung macht den Unterschied - bleiben Sie neugierig, aufmerksam und empathisch.
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Aber was genau bedeutet es, aufmerksam zu sein? Lassen Sie uns einen Blick auf die Kommunikationstechniken werfen, die Ihnen helfen, effizient mit den Teilnehmer:innen zu kommunizieren.
TOP 2
Erfolgreiche Kommunikationstechniken für QM-Moderator:innen
QM ist Kommunikation - und Workshops erst recht!
Lernen Sie Ihren eigenen Kommunikationsstil kennen, entwickeln Sie ihn weiter und passen Sie ihn situativ an die Bedürfnisse der Teilnehmer:innen im QM-Workshop an, um eine Verbindung herzustellen.
Wie geht das?
Indem Sie beispielsweise auf eine klare, präzise Sprache achten und Ihre nonverbalen Signale unter Kontrolle halten.
Suchen und halten Sie beispielsweise den Blickkontakt mit Teilnehmer:innen. Drücken Sie durch freundliches Lächeln oder Nicken Ihre Zustimming, Wertschätzung und Aufmerksamkeit aus.
Das ist mein wichtigster Tipp in diesem Zusammenhang:
Finden Sie Ihren eigenen Kommunikationsstil und passen Sie ihn an die Bedürfnisse der Teilnehmer:innen an - das schafft Verbindung.
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Nachdem Sie nun Ihren Kommunikationsstil entdeckt haben, ist es wichtig, die Vielfalt der Persönlichkeitstymen unter den Teilnehmer:innen zu berücksichtigen.
TOP 3
Persönlichkeitstypen in QM-Workshops
Menschen sind verschieden - das ist die wichtigste Erkenntnis!
Achten Sie auf die individuellen Bedürfnisse der Teilnehmer.innen und passen Sie Ihre Ansprache und Ihre Methoden entsprechend an, um auf jeden Persönlichkeitstypen eingehen zu können. Beschäftigen Sie sich mit den unterschiedlichen Persönlichkeitstypen - idealerweise VOR dem Workshop.
Wie geht das?
Nutzen Sie verschiedene Kommunikations- und Interaktionsformen. Bereiten Sie etwas vor, in dem eher analytisch denkende Teilnehmer:innen in einen Austausch gehen können. Nutzen Sie Gruppenarbeiten, damit sich auch eher stillere Typen einbringen können. Arbeiten Sie mit Kreativmaterial, damit sich die wilden und kreativen austoben können.
Das ist mein wichtigster Tipp in diesem Zusammenhang:
Beobachten Sie die Teilnehmer:innen genau und nutzen Sie Ihre Menschenkenntnis.
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Das Verständnis für die Persönlichkeitstypen ist entscheident - aber genau entscheidend ist es, dass Sie in der Lage sind, im Workshop Kreativität zu fördern und zu wecken. Sie sollten Methoden und vor allen Dingen Ihre Lieblingsmethode kennen.
TOP 4
Kreativitätstechniken im QM-Workshop
Entdecken Sie Ihre Lieblingsmethode!
Schaffen Sie eine inspirierende Atmosphäre, um gemeinsam mit Ihren Teilnehmer:innen kreativ zu sein und innovative Lösungen zu entwickeln.
Wie geht das?
Lernen Sie, wie Sie verschiedenen Kreativitätstechniken einsetzen wie beispielsweise Brainstorming oder Mindmapping. Üben Sie das am besten ohne Teilnehmer:innen. Entscheiden Sie sich für Ihre Lieblingsmethode und verfeinern Sie sie.
Schaffen Sie dann Raum für die kreativen Stürme. Sorgen Sie dafür, dass die Regeln eingehalten werden und Ihre Teilnehmer:innen Spaß haben.
Das ist mein wichtigster Tipp in diesem Zusammenhang:
Schaffen Sie eine inspirierende Atmosphäre, in der Sie und Ihre Teilnehmer:innen gemeinsam auf kreative Entdeckungsreise gehen können. Dabei ist auch die Ausstattung der virtuellen und Präsenzräume wichtig.
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Nachdem die Kreativität in Gang gesetzt wurde, wie können Sie sicherstellen, dass alle Teilnehmer:innen aktiv und engagiert sind? Das richige Set von Aktivierungsmethoden kann helfen.
Nach der Aktivierung im Gepäck ist es wichtig, auch die richtigen Tools zu haben. Im nächsten Abschnitt geht es um die Technologien und Tools, die bei der Moderation von QM-Workshops von Vorteil sein können.
TOP 5
Aktivierungsmethoden und Ice-Breaker für QM-Workshops
Das ist mehr als Spielerei!
Setzen Sie auch solche Methoden ein, die nicht direkt mit den Inhalten zu tun haben. Trauen Sie sich ruhig, auch Ihre eigenen Methoden zu entwickeln. Methoden sollten immer zu Ihnen passen und Sie sollten sich mit den Methoden wohl fühlen.
Wie geht das?
Der richtige Einstieg ist extrem wichtig. Auch dafür brauchen Sie Methoden. Recherchieren Sie im Internet oder kaufen Sie sich ein gutes Methodenbuch. Da finden Sie schnell und einfach umsetzbare Aktivierungen wie "2 Wahrheiten - 1 Lüge" oder Speed-Dating. Die Methoden sollten schnell und einfach umsetzbar sein und vom Umfang in einem guten Verhältnis zur Länge des Workshops stehen.
Das ist mein wichtigster Tipp in diesem Zusammenhang:
Setzen Sie auf bewährte Methoden, aber trauen Sie sich auch, eigene Aktivierungen und Ice-Breaker zu entwickeln. Auch das macht Ihre Moderator:innen-Persönlichkeit aus.
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TOP 6
Tools und Technik für die Moderation von QM-Workshops
Viel hilft nicht viel - es braucht die richtigen Tools!
Experimentieren Sie mit verschiedenen Tools und Technologien, um sich dann für diejenigen zu entscheiden, mit denen Sie sich wohl fühlen und die Ihre Moderationsarbeit optimal unterstützen.
Wie geht das?
Viel hilft nicht viel. Überlegen Sie genau, was Sie brauchen, um zu Ihrem Workshop-Ziel zu kommen. Sollen die Teilnehmer:innen gemeinsam an Texten arbeiten? Sollen Sie gemeinsam Ideen entwickeln? Wollen Sie den Wissenstand checken? Sollen die Teilnehmer:innen ein schnelles Blitzlicht geben?
Es gibt unendlich viele Tools - idealerweise nutzen Sie in Ihren Workshops immer die gleichen, um Ihre Teilnehmer:innen nicht zu überfordern. Normalerweise benötig man ein Textbearbeitungsprogramm, eine Whiteboard, ein Umfragetool und vielleicht noch was Lustiges. Das gilt übrigens gleichermaßen für Online- und Präsenzworkshops.
Das ist mein wichtigster Tipp in diesem Zusammenhang:
Experimentieren Sie mit verschiedenen Tools und Technologien - aber nie im Workshop. Hier setzen Sie auf bewährte Methoden, damit die Aufmerksamkeit auf den Inhalten und nicht auf den Tools liegt.
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6 Vermutungen über die ISO 9001, die so nicht zutreffend sind.
Die Verwendung der richtigen Tools ist wichtig. Aber wie können Sie sicherstellen, dass der Workshop effizient bleibt? Gutes Zeitmanagement und eine effektive Agenda sind hier der Schlüssel.
TOP 7
Zeitmanagement und effektive Agenda in QM-Workshops
100% Planung erlaubt 100% Flexibilität
Planen Sie Ihre Workshops sorgfältig, bleiben Sie aber flexibel genug, um auf spontane Ideen und Bedürfnisse der Teilnehmer:innen einzugehen.
Wie geht das?
Schon in der Vorbereitung überlegen Sie sich, was voraussichtlich wie lange dauern wird. Planen Sie Pufferzeiten ein. Kleben Sie nicht sklavisch an Ihrem Workshopplan. Arbeiten Sie mit thematischen Einheiten, die Sie situativ verschieben können.
Timeboxing ist eine gute Methode, um im Workshop den Überblick zu behalten. Auch die Pomodoro-Technik hilft dabei, Fokusphasen und Pausen zu strukturieren. Achtung: Überspringen Sie NIE die Pausen! Insbesondere in Kreativworkshops.
Das ist mein wichtigster Tipp in diesem Zusammenhang:
Planen Sie Ihre Workshop sorgfältig, bleiben Sie aber flexibel genug, um auf spontane Ideen und Bedürfnisse der Teilnehmer:innen einzugehen. Insbesondere bei Workshops kommt es nicht darauf an, ALLE Themen abgehandelt zu haben.
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Trotz aller Planung sind Konflikte und Herausforderungen nicht nur nicht ausgeschlossen, sondern normal. Im nächsten Abschnitt geht es deshalb darum, wie Sie als Moderator:in souverän mit herausfordernden Situationen umgehen können.
TOP 8
Konflikte und schwierige Situationen in QM-Workshops
Es gibt für alles eine Lösung!
Bewahren Sie Ruhe, auch wenn es mal hoch her geht. Vertrauen Sie auf Ihre eigenen Erfahrungen und Ressourcen, um souverän mit Konflikten und Herausforderungen umzugehen.
Wie geht das?
Konflikte können Sie nicht vermeiden, aber Sie sollten sie frühzeitig erkennen und gegensteuern. Wie? Indem Sie beispielsweise aktiv zuhören und lösungsorientiert handeln. Führen Sie Ihre Grupe auf die sachliche Ebene zurück und stellen Sie die gemeinsamen Ziele in den Vordergrund. Dann können Sie mit Ihrer Gruppe gemeinsam nach Lösungen suchen.
Das ist mein wichtigster Tipp in diesem Zusammenhang:
Atmen Sie tief durch, bleiben Sie gelassen und erinnern sich an Ihre eigenen Erfahrungen und Ressourcen.
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Von der Auditprogrammplanung bis zum aussagekräftigen Auditbericht.
Konflikte zu bewältigen erfordert Flexibilität. Wie können Sie sicherstellen, dass Sie auf unvorhergesehene Situationen während des Workshops vorbereitet sind? Ein Blick auf die Bedeutung der Flexibilität in der Moderation.
TOP 9
Flexibilität in der Moderation
Umgang mit unvorhergesehenen Situationen.
Lernen Sie, wie Sie im Workshop souverän auf unvorhergesehene Situationen reagiert und flexibel bleibt.
Wie geht das?
Zum Beispiel könnten Sie, wenn ein wichtiger Tagesordnungspunkt länger dauert als geplant, kürzere Übungen oder Diskussionen einfügen, die Sie als Puffer-Methoden vorbereitet haben. Oder, wenn eine unerwartete Frage auftaucht, die Antwort vertagen und während einer Gruppenarbeitszeit ausarbeiten.
Das ist mein wichtigster Tipp in diesem Zusammenhang:
Ihre innere Haltung macht den Unterschied - bleiben Sie neugierig, aufmerksam und empathisch.
Das ist mein wichtigster Tipp in diesem Zusammenhang:
Auch hier - bleiben Sie immer gelassen und bewahren Sie Ihren Humor, selbst wenn es mal nicht so läuft, wie geplant. Mein Leitsatz: Die wenigsten Pläne überleben den Kontakt mit der Realität! Indem Sie flexibel und souverän agieren, vermitteln Sie den Teilnehmer.innen Sicherheit und schaffen eine angenehme, vertrauensvolle Atmosphäre.
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Wenn Berater:innen im Audit dabei sind. Darauf sollten Sie achten!
Und nicht zulsetzt geht es auch darum, dass Sie schon im Workshop sicherstellen, dass es nach dem Workshop weitergeht.
TOP 10
Nachbereitung von Workshops im QM
Erfolgskontrolle und Transer in die Praxis
Reflektieren Sie Ihre Workshops regelmäßig und bleiben Sie offen für Veränderungen und Verbesserungen. Auch in diesem Zusammenhang sind Sie als Moderator:in der QM-Workskops ein Vorbild für alle.
Wie geht das?
Beenden Sie den Workshop nicht, ohne konkrete Umsetzungsschrittte und Meilensteine, um die Ergebnisse in die Praxis zu überführen.
Entwickeln Sie zum Beispiel mit Ihren Teilnehmer:innen einen Aktionsplan mit klar definierten Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Legen Sie mindestens den ersten nächsten Schritt fest.
Das ist mein wichtigster Tipp in diesem Zusammenhang:
Reflektieren Sie Ihre Workshops regelmäßig! Für das eigene Qualitätsmanagement. Für die Nachhaltigkeit legen Sie noch im Workshop einen nächsten Termin fest, bei dem die weiteren nächsten Schritte vereinbart werden können.
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Qualitätsmanagement im Fokus - Wie Sie gut zum QM kommunizieren können.
Fazit
Nachdem wir nun gemeinsam in die spannende Welt der Workshop-Moderation im QM eingetaucht sind, hoffe ich, dass ich Ihnen Mut gemacht habe, sich selbst in die Rolle der Moderator:in zu begeben. Ich kann nur immer wieder sagen - es gibt wenig, das so viel Spaß macht, so viel Nutzen bringt und so viel für die Akzeptanz des QM tut, wie gut gemachte Workshops im QM. Immer wieder toll zu sehen, wie die Teilnehmer:innen aktiv werden, sich einbringen und gemeinsam Lösungen entwickeln.
Falls Sie das Gefühl haben, Sie brauchen noch mehr - ich biete regelmäßig Workshops zum Thema "Moderation von QM-Workshops" an. Gemeinsam vertiefen wir in diesem Workshops alle Themen und Techniken. Und natürlich gibt es ausreichend Gelegenheit, alles in der Praxis auszuprobieren.
Ich freue mich darauf, Sie dabei zu unterstützen und natürlich auch, meine Erfahrungen mit Ihnen zu teilen.
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Wer schreibt?
Als Auditorin und Beraterin mit über 20-jähriger Erfahrung begegnen mir sehr oft behäbige, statische oder überbürokratische QM-Systeme. Gegen dieses ungenutzte Potenzial möchte ich etwas tun.
Für mich bedeutet gutes QM Kommunikation, Reflektion, gemeinsame Entwicklung von und Arbeit an Zielen. Das alles mit großem Sachverstand, Verantwortungsbewusstsein und Freude an der Arbeit mit Menschen.
In meinem Blog teile ich gerne mein Wissen und erprobte Methoden.
Ursula Wienken, Ihre Qualitätsexpertin
Gibt es etwas, das wir zusammen tun können?
Ich freue mich auf Ihre Kontaktaufnahme!
