Das Leid mit den Besprechungen
70% der Teilnehmer*innen an Meetings - auch im QM - empfinden Ihre Besprechungen als Zeitverschwendung und unnötig.
"Eine Konferenz ist eine Sitzung, bei der viele hineingehen und wenig herauskommt." (Werner Fink)
Das muss nicht sein, wenn man ein paar - eigentlich ganz einfache - Regeln beachtet.
Hier sind meine TOP 7 für sinnvolle, ertragreiche und lebendige Besprechungen. Falls Sie Lust haben, an Ihrer Besprechungskultur zu arbeiten, habe ich Ihnen eine leicht umsetzbare, gut anwendbare Methode mit dazugepackt - das 7P-Framework. Gibt es ganz unten zum Download.
QM-Meetings dienen einem Zweck und haben ein Ziel.
Alles andere ist rücksichtslos. Besprechungen haben grundsätzlich einen festgelegten Zweck, ein Ziel und einen explizit formulierten Nutzen. Besteiligte an der Besprechung werden unter Berücksichtigung von Zweck und Nutzen ausgewählt. Auch Dauer, Zyklus und Setting orientieren sich am Nutzen und am Zweck.
Gehen Sie achtsam mit den Ressourcen der an den Besprechungen beteiligten Personen um. Für jede Sitzung wird entschieden, ob sie notwendig ist oder ob die Themen in einem kurzen Gespräch unter vier Augen genauso gut gereregelt werden könnten.
Wie kann man das umsetzen?
Meine Lieblingsmethode dazu ist das 7P-Framework. Damit kann man die gesamte Besprechungskultur hervorragend organisieren. Leicht anwendbar und schnell umzusetzen. Am Ende des Blogs gibt es eine Vorlage dazu zum Download.
Nur vorbereitete QM-Meetings sind gute QM-Meetings
Keine Sitzung ohne Agenda. So spart man Zeit und Nerven.
Alle Beteiligten sind vorbereitet - auch das ist Ausdruck von Wertschätzung für die Zeit der anderen. Das heißt aber auch: Was vor der Besprechung kommuniziert werden kann, wird vor der Besprechung kommuniziert - und gelesen.
Wie kann man das umsetzen?
- Die Agenda wird vorher abgestimmt.
- Die Agenda wird den Teilnehmer*innen rechzeitig (!) vorher zur Verfügung gestellt.
- Auf die Agenda und in die Besprechung kommen nur Themen, die alle angehen. Alles andere wird über andere Wege geregelt.
- Die Agenda enthält auch ungefähre Zeitfenster für die einzelnen Themen.
QM-Meetings sind transparent.
Für alle Beteiligten sollte immer deutlich sein, was in der Besprechung passiert und was in diesem Zusammenhang von ihnen erwartet wird. Wird informiert? Wird diskutiert? Werden Lösungen erarbeitet?
Wie kann man das umsetzen?
Mögliche Klassifizierungen von Themen:
- informieren / Lösungen erarbeiten / planen / entscheiden / Feedback / Austausch etc.
QM-Meetings sind verlässlich.
Alle Besprechungen beginnen pünktlich und enden zur vereinbarten Zeit (gerne auch früher). Egal, was passiert.
Wie kann man das umsetzen?
Versuchen Sie es mal mit dem GEMO-Prinzip.
GEMO steht für: Good enoug - move on. Oder auf Deutsch - ausreichend Informationen ausgetauscht? Dann weitermachen. GEMO dürfen alle Beteiligen einbringen. Verhindert zuverlässing, dass Themen überdiskutiert werden.
Alle QM-Meetings sind moderiert.
Und zwar stringent und strukturiert. Es muss nicht immer die gleiche Person moderieren. Wichtig ist, dass Moderator*innen einen Handwerkskoffer für die Moderation zur Verfügung haben und wissen, was ihre Aufgabe in Besprechungen ist.
Wie kann man das umsetzen?
Mindest-Aufgaben für Moderator*innen
- sicherstellen, dass sich alle an die Tagesordnung halten
- Ergebnisse festhalten und visualisieren
- Zeitfenster einhalten
- erkennen, wann es "gut genug" ist.
Kümmern Sie sich um die Qualität ihrer Besprechungen
Holen Sie sich nach jeder Besprechung eine Rückmeldung dazu, wie die Teilnehmer*innen Ablauf und Ergebnis einschätzen. Nutzen Sie die Ergebnisse, um besser zu werden.
Wie kann man das umsetzen?
Schöne Feedbackmethoden für Besprechungen sind zum Beispiel:
- ROTI - Return on Time invested
- KEEP - DROP - TRY
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7P-Methode
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