Warum es sinnvoll ist, dass Sie sich mit dem Thema beschäftigen ...
Als Qualitätsmensch gehören Sie neben den Führungskräften zu den Funktionsstellen, die am häufigsten Feedback geben müssen.
Typische Situationen ergeben sich
- im internen Audits oder im Abschlussgespräch des internen Audits
- in KVP-Zirkeln, wenn Mitarbeiter*innen Vorschläge machen oder Projekte ausgearbeitet haben
- in Schulungen oder Workshops, wenn etwas gemeinsam bearbeitet wird
- "zwischen Tür und Angel", wenn Sie etwas gefragt werden
- oder auch in kritischen Situationen, wenn Sie beispielsweise mehr Zuverlässigkeit oder mehr Engagement von einzelnen Mitarbeiter*innen erwarten.
Feedback gehört quasi zu Ihrem täglichen Geschäft. Häufig in Verbindung mit Fehlern, Abweichungen oder Arbeitsergebnissen, die (noch) nicht Ihren Anforderungen entsprechen.
Gar nicht so leicht mit dem Feedback
Feedback annehmen ist nicht leicht!
Kritisches Feedback anzunehmen fällt Menschen grundsätzlich schwer, insbesondere dann, wenn es vor Publikum erfolgt. Und das ist ja im Rahmen von Meetings oder Projekttreffen der Fall.
Damit Ihr Feedback gut ankommt und als konstruktiv und motivierend erlebt wird, ist hier Ihre Anleitung zu einem lösungsorientierten Feedback für alle Fälle.
Feedback geben auch nicht!
Es gibt im Arbeitsalltag von QMBs mindestens drei Varianten von Feedback:
- Feedback zu einem Arbeitsergebnis, einem Projektergebnis, einer Idee oder einem Vorschlag an eine Einzelperson oder ein Team.
- Feedback zu einem Ablauf oder zur Zusammenarbeit im Team.
- Feedback zu einer Person und deren Verhalten oder deren Mitarbeit.
3 typische Situationen für Feedback in Ihrem QM-Leben
Ihre Mitstreiter*innen haben eine Idee entwickelt, von der sie überzeugt sind, Sie aber noch nicht. Aus Ihrer Sicht ist die Idee noch überhaupt nicht rund.
Sie sagen:
Also Susanne, das können wir so nicht machen, das kostet ja viel zu viel Geld."
Zwar wahr, aber nicht geschickt.
Geschickter wäre folgendes:
Schritt 1: Machen Sie sich klar, welche Zielsetzung Sie für Ihr Feedback verfolgen. Soll der Mitarbeiter weiter an der Idee arbeiten? Soll der Mitarbeiter verstehen, dass die Idee nicht umsetzbar ist?
Schritt 2: Stellen Sie sicher, dass Ihr Feedback nach der Dreischritt-Methode erfolgt.
- Was ist gut?
- Was ist nicht gut?
- Was sollte jetzt passieren und warum und wie?
An Deiner Idee gefällt mir gut, dass Sie eine ganz neue Richtung aufweist. Wenn Du jetzt noch sicherstellst, dass die Umsetzung im Rahmen unseres Budgets möglich ist, kann ich mir gut vorstellen, dass wir Deinen Vorschlag in den Steuerkreis einbringen. Hast Du Zeit und Lust, das noch mal drüber zu gehen?
Ihr Team hat (mal wieder) den Projektablauf nicht eingehalten. Dadurch hat sich die Abgabe verzögert und Ihre Arbeit deutlich erschwert. Das soll in Zukunft nicht mehr vorkommen.
Sie sagen:
Ich bin sehr unzufrieden damit, wie der Prozess verlaufen ist. Das war das letzte Mal, dass ich das mitgemacht habe.
Zwar wahr, aber nicht geschickt.
Geschickter wäre folgendes:
Schritt 1: Es ist wahrscheinlich nicht alles schiefgelaufen. Rufen Sie sich in Erinnerung, was gut funktioniert hat. Machen Sie sich klar, was genau an welchen Punkten nicht gut funktioniert hat. Werden Sie sehr konkret.
Schritt 2: Reflektieren Sie kurz, in welcher emotionaler Verfassung Sie gerade sind. Macht Sie das wütend? Sind Sie gestresst oder verzweifelt? Sind Sie enttäuscht? Sind Sie ratlos?
Schritt 3: Machen Sie sich ein Bild von den Folgen, die entstanden sind. Konnten Sie dadurch das Projekt nicht rechtzeitig abschließen? Haben Sie einen Imageverlust zu befürchten? Kommen andere jetzt auch in Zeitnot?
Schritt 4: Stellen Sie sicher, dass Ihr Feedback nach folgender Struktur erfolgt:
- Was ist gut gelaufen?
- Was ist nicht gut gelaufen?
- Welche Auswirkungen / Folgen haben sich ergeben?
- Was soll jetzt wie und bis wann passieren?
Wir hatten vereinbart, dass mir die Zwischenergebnisse jeweils zum geplanten Zeitpunkt unaufgefordert zugeschickt werden. Das hat in der letzten Woche gut funktioniert. Vielen Dank dafür. In dieser Woche fehlen jetzt drei von vier Zusammenfassungen. Dadurch konnte ich den Meilenstein nicht offiziell abschließen und musste das Gespräch mit der Geschäftsleitung verschieben. Das war sehr unangenehm für mich und uns. Lasst uns doch bitte mal gemeinsam überlegen, wie wir sicherstellen können, dass wir die Fristen einhalten.
Eine Person kommt zu den Meetings grundsätzlich zu spät.
Sie sagen:
Ich bin das ewige Zuspätkommen jetzt endgültig leid.
Zwar verständlich, aber nicht geschickt.
Diese Art von Feedback ist vielleicht die schwierigste Variante. Es geht jetzt nicht mehr um ein gemeinsames Arbeitsergebnis oder die Zusammenarebit im Team, sondern um das "Fehlverhalten" von einzelnen Personen. Solches Feedback sollte grundsätzlich NICHT in der Gruppe, sondern nur im Einzelgespräch gegeben werden.
Wie gehen Sie vor?
Schritt 1: Vereinbaren Sie zeitnah einen Gesprächstermin mit dem oder Mitarbeiter*in ("Ich würde mich gerne kurz mal mit Dir zusammensetzen, wann passt es Dir?").
Schritt 2: Definieren Sie für sich ganz konkret, was passiert ist und zwar faktisch und sachlich. Machen Sie sich klar, dass es erstmal um Ihre persönliche Wahrnehmung geht. Machen Sie sich ebenfalls klar, welche Auswirkung das Verhalten (das Zuspätkommen) auf wen hat.
Schritt 3: Überlegen Sie sich die Zielsetzung für Ihr Feedback. Was erwarten Sie vom Gegenüber?
Schritt 4: Stellen Sie sicher, dass Ihr Feedback nach folgender Struktur erfolgt:
- Was ist passiert?
- Wozu hat das geführt?
- Was erwarte ich in diesem Zusammenhang für die Zukunft?
Ich möchte mir Dir darüber sprechen, dass Du in den letzten vier Teamsitzungen jeweils über eine halbe Stunde zu spät gekommen bist. Das hat dazu geführt, dass wir vier Mal nicht pünktlich anfangen konnten. Selbst wenn wir schon ohne Dich anfangen, verlieren wir Zeit, weil wir dann versuchen, Dich ins Boot zu holen, nachdem Du zu uns gestoßen bist. Das würde ich in Zukunft gerne vermeiden. Hast Du eine idee für eine Lösung, die für uns alle passt?
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