QM sichtbar machen
ISO 9001 und das Qualitätsmanagement
Die Arbeit von Qualitätsmanagementbeauftragten (QMB) beinhaltet auch, das QM sichtbar zu machen. Als Qualitätsmenschen und Expert:innen im Bereich ISO 9001 und AZAV Qualitätsmanagement klagen wir oft und zurecht darüber, dass die Mitarbeiter:innen und Mitarbeiter sich einfach zu wenig dafür interessieren, was im QM so vor sich geht. Aber mal Hand aufs Herz, wieviele Energie verwenden wir denn wirklich dafür, um systematische Marketing- und Werbestrategien für das QM zu entwickeln? Und wie stellen wir aktiv sicher, dass die Mitarbeiter:innen nicht genervt die Augen verdrehen, wenn es um QM-Themen ging?
Die erste Hürde im Marketing für das QM besteht darin, transparent zu informieren.
Meine Meinung: Hier ist das QM in der Bringschuld und sollte jede Möglichkeit nutzen, um sich ins rechte Licht zu rücken. Beispielsweise durch regelmäßige ISO 9001- und QM-Updates.
Das erwartet Sie im Blog:
- Überlegungen dazu, wie Sie grundsätzlich für das QM und zum QM informieren sollten.
- Tipps, wie Sie die Informationen aus dem QM so verpacken, dass sie auch zur Kenntnis genommen werden.
- Vorschlagsliste für Themen, die Mitarbeiter:innen im QM interessieren könnten.
Regelmäßig
... ist das Zauberwort beim Marketing für das QM.
Es ist doch so - häufig rückt das QM nur dann in den Fokus der Aufmerksamkeit, wenn es etwas Wichtiges zu beachten gibt, Fehler passiert sind oder das nächste externe ISO 9001 oder AZAV Audit vor der Tür steht. In solchen Momenten wirkt das QM wie ein unliebsamer Gast, der plötzlich auf der Bildfläche erscheint und für Unruhe sorgt. Dabei gerät in Vergessenheit, dass das QM eigentlich eine kontinuierliche Begleitung für den Unternehmensalltag sein sollte und nicht nur für die "kritischen" Phasen zuständig ist.
Aber genau hier liegt die Chance. Statt nur über das QM zu informieren, wenn es brennt, helfen regelmäßige Updates und Informationen dabei, eine kontinuierliches Bewusstsein zu schaffen.
Schaffen Sie also Formate, in denen Sie regelmäßig informieren. Beispiele für solche Formate sind:
- Workshops
- Besprechungen
- Sprechstunden
- Wandzeitungen und Aushänge
- Interaktive Plattformen
- und der gute alte QM-Newsletter (der vielleicht nicht zu heißen sollte :-).
Bedarfe
Wer muss eigentlich was wissen? Und wer braucht welche Informationen?
Mitarbeiter:innen, die nicht direkt im ISO 9001 oder AZAV Qualitätsmanagement eingebunden sind, können unterschiedliche Informationsbedarfe und -bedürfnisse in Bezug auf das QM-System haben.
Dabei kann und sollte man unterscheiden zwischen objektiven Informationsbedarfen (Informationen, die notwendig sind, um den Arbeitsalltag zu bewältigen) und subjektiven Informationsbedürfnissen (Informationen, die aufgrund von persönlichen Interessen oder Neugierde gewünscht werden).
Ein paar Beispiele.
mögliche Informationsbedarfe - objektiv:
- Rollen und Verantwortlichkeiten: Mitarbeiter sollten wissen, welche Rollen und Verantwortlichkeiten im QM-System existieren und wer für welche Aufgabe zuständig ist.
- Prozesse und Verfahren: Informationen über relevante Prozesse und Verfahren im QM-System, die für die eigene Arbeit relevant sind, sollten den Mitarbeiter:innen in einer für sie verwertbaren Art und Weise zur Verfügung stehen.
- Audit- und Prüfergebnisse: Mitarbeiter:innen sollten über die Ergebnisse von Audits und Prüfungen informiert werden, die ihre Arbeit betreffen. Natürlich inklusive der Verbesserungsmaßnahmen, die sich daraus ergeben haben.
mögliche Informationsbedürfnisse (subjektiv):
- Hintergründe und Ziele: Mitarbeiter:innen könnten daran interessiert sein, mehr über die Hintergründe und Ziele des QM-Systems sowie über die strategische Ausrichtung des Unternehmens im Bereich Qualitätsmanagement zu erfahren.
- Erfolge und Best-Practises: Mitarbeiter:innen könnten neugierig sein, von Erfolgen und Best Practices im QM zu erfahren. Um beispielsweise Anregungen für ihre eigene Arbeit zu erhalten.
- Aktuelle Trends und Entwicklungen: Mitarbeiter:innen könnten daran interessiert sein, über aktuelle Trends und Entwicklungen informiert zu werden, um ihr Wissen zu erweitern und auf dem Laufenden zu bleiben.
- Persönliche Geschichten und Anekdoten: Mitarbeiter:innen könnten an persönlichen Geschichten oder Anekdoten aus dem Arbeitsalltag im Bereich Qualitätsmanagement interessiert sein, um einen Einblick in die Erfahrungen anderer Kolleg:innen zu bekommen.
Wenn Sie diese unterschiedlichen Informationsbedarfe und -bedürfnisse berücksichtigen, können Sie gezielt auf die Interessen und Anforderungen eingehen und so effektives Marketing fürs QM betreiben.
Informieren
... ohne zu langweilen.
Wenn wir ehrlich sind - allein der Begriff Qualitätsmanagement löst bei vielen schon ein Gähnen aus. Als QMB stehen Sie also vor der Herauforderung, so zu informieren, dass selbst die größten Skeptiker neugierig werden. Sie müssen es schaffen, ein Bild zu vermitteln, das viel mehr ist als monotone Prüfprotokolle und endlose Flussdiagramme.
Wie könnte das gehen?
Attraktive Themenauswahl:
- Um die QM-Infos so interessant wie möglich zu gestalten, muss man Themen auswählen, die sowohl die Bedarfe als auch die Bedürfnisse bedienen. Stellen Sie sich vor, Ihre Infos sind wie kleine Häppchen auf dem Buffet. Sehen alle toll aus, man kann sich auch nur mit einem vergnügen und man kann mehrfach hingehen und nachholen :-).
Kurz: Es sollte für jeden Geschmack etwas dabei sein: Fortschritte aus der QM-Welt, Erfolgsgeschichten, attraktive Weiterbildungsmöglichkeiten oder Neuigkeiten aus dem Unternehmen.
Kurz und knackig:
- Niemand hat Lust, sich durch seitenlange Abhandlungen zu kämpfen, halten Sie Ihre Texte kurz und prägnant. Anschauliche Beispiele sind gut, Humor schadet nicht und es darf gerne auch mit persönlichem Touch garniert sein.
Einfache Sprache:
- Verzichten Sie auf schwer verdauliche Fachsprache und setzen Sie stattdessen auf eine klare, verständliche Sprache. Übersetzen Sie das QM-Vokabular, vermeiden Sie Substantivierungen und Sätze, die nach Gesetz oder Norm klingen. Schreiben Sie in Bildern und Geschichten.
Eine Prise persönlicher Touch:
- Geben Sie Ihren QM-Infos eine persönliche Note, indem Sie Anektdoten oder Erfahrungen aus Ihrem Alltag oder dem des QM-Teams teilen. So erwecken Sie das QM zum Leben und vermitteln ein authentisches Bild.
Gelungene Informationen aus dem QM können das Image des QM aufpolieren und selbst die zurückhaltendsten Leser für das Thema interessieren, wenn Sie es schaffen, eine gute Mischung aus innovativen und unerhaltsamen Inhalten, verständlicher Sprache und einer persönlichen Note anzubieten.
Aufbau und Umfang
Viel hilft nicht viel.
Die optimale Anzahl an Themen für Ihre QM-Informationen hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie der Zielgruppe, der Frequenz der Veröffentlichung und der Komplexität der Themen. Als Richtwert kann man aber sagen, dass 3 - 5 Themen pro Ausgabe eine gute Menge sind, um die Leser:innen zu informieren, ohne sie zu überfordern.
Es ist wichtig, die Infos gut und übersichtlich zu strukturieren, sodass Leser:innen gut erfassen können, welche Themen behandelt werden. Achten Sie darauf, dass die Artikel nicht zu lang werden.
Wenn Sie eine größere Anzahl von Themen behandeln möchten, können Sie den Newsletter auch in verschiedene Rubriken unterteilen in eine Art von Inhaltsverzeichnis mit Hyperlinks einfügen, sodass man bei Interesse direkt zu den interessanten Themen springen kann.
Jetzt fehlen nur doch die Themen :-).
Themen
Lassen Sie Ihrer Kreativität freien Lauf.
Wenn Sie sich die Arbeit erleichtern wollen, dann schaffen Sie Rubriken. Die kann man gut vorbereiten und sie ersparen einem die Arbeit, immer wieder neu kreativ denken zu müssen. Hier nur einige Beispiele (mehr in der Themenliste zum Download).
- QM-Kurznews - Aktuelle Entwicklungen auf den Punkt gebracht.
Kurze, prägnante Nachrichten über aktuelle Entwicklungen ud Neuigkeiten im Bereich Qualitätsmanagement. Durch die kompakte Darstellung wird die Info leicht lesbar und ansprechend. - QM-Tool-Tipps - hilfreiche Werkzeuge und Methoden rund um die Umsetzung der ISO 9001 und AZAV-Anforderungen.
Präsentieren Sie in jeder Info aus dem QM ein nützliches Tool oder eine hilfreiche Methode für die tägliche Arbeit. - QM-Quick-Tipps - Schnelle Lösungen für alltägliche Probleme.
Bieten Sie im Newsletter kurze, leicht umsetzbare Tipps für den Arbeitsalltag, die die Qualität verbessern können oder die Arbeit erleichtern. - QM-Terminvorschau - Wichtige Veranstaltungen und Termine.
Geben Sie einen Überblick über anstehende QM-bezogene Veranstaltungen, Termine oder Schulungen. Das können auch gerne externe Themen sein.
Viel mehr Vorschläge im Download.
Mit diesen Themen können Sie einen abwechslungsreichen QM-Infobrief gestalten, der informativ, abwechslungsreich und ansprechend ist. Der Fokus liegt dabei auf leicht verdaulichen Inhalten, die das Interesse der Leser:innen wecken.
Häufige Fragen
Warum ist es wichtig, das Qualitätsmanagement aus dem Schattendasein herauzuholen?
Ein aktives und sichtbares Qualitätsmanagement trägt dazu bei, das Bewusstsein für qualitätsrelevante Themen zu schärfen, die Zusammenarbeit im Unternehmen zu verbessern und letztendlich zu einer höheren Produkt- und Prozessqualität zu führen. Dadurch steigt auch die Wettbewerbsfähigkeit und der Erfolg des Unternehmens.
Wie kann ich meine Mitarbeiter:innen für das QM begeistern?
Wichtig ist es, auf die Bedürfnisse und Interessen der Belegschaft einzugehen, sie aktiv einzubinden und ihnen den Mehrwert des Qualitätsmanagements aufzuzeigen. Dazu können beispielsweise Workshops, Schulungen, interne Wettbewerbe oder eben auch regelhafte, offene Kommunikationskanäle beitragen.
Wie kann ich den Erfolg der Qualitätsmanagement-Kommunikation messen?
Es gibt verschiedene Indikatoren, um den Erfolg der QM-Kommunikation zu messen. Dazu gehören beispielsweise die Teilnahme an Workshops und Schulungen, das Feedback der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Verbesserungen in Prozessen und Produktqualität oder auch die Anzahl der eingereichten Verbesserungsvorschläge. Regelmäßige Umfragen und Auswertungen können helfen, den Erfolg der Kommunikation sichtbar zu machen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen. Vergessen Sie nicht, sich zu Anfang entsprechende Ziele zu setzen!
Wie kann ich in einen solchen Prozess einsteigen?
Wenn möglich bilden Sie ein internes Redaktionsteam. Wenn Sie alleine sind, macht es Sinn, sich einen Coach oder eine Beratung zu leisten. Klären Sie Adressaten / Zielgruppen, deren Bedarfe und Bedürfnisse in jeder Bezieheung und klären Sie Ihre eigene Zielsetzung sowie die Zielsetzung der Geschäftsleitung für Ihre QM-Kommunikation. Legen Sie fest, welche Ziele Sie in welchem Zeitraum erreicht haben wollen. Und dann kann es losgehen mit der redaktionellen Arbeit. Gerne unterstütze ich Sie auf dem Weg und den ersten Schritten. (mail@mq-koeln.de)
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Wer schreibt?
Als Auditorin und Beraterin mit über 20-jähriger Erfahrung begegnen mir sehr oft behäbige, statische oder überbürokratische QM-Systeme. Gegen dieses ungenutzte Potenzial möchte ich etwas tun.
Für mich bedeutet gutes QM Kommunikation, Reflektion, gemeinsame Entwicklung von und Arbeit an Zielen. Das alles mit großem Sachverstand, Verantwortungsbewusstsein und Freue an der Arbeit mit Menschen.
In meinem Blog teile ich gerne mein Wissen und erprobte Methoden.
Ursula Wienken, Ihre Qualitätsexpertin
Gibt es etwas, das wir zusammen tun können?
Ich freue mich auf Ihre Kontaktaufnahme!
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