Ich habe gerade einen 16-tägigen Auditmarathon hinter mir – 16 Tage, in denen ich als externe Auditorin verschiedene Organisationen auf Herz und Nieren geprüft habe. Und dabei habe ich sehr oft darüber nachgedacht, wie viele Unternehmen die Chance, die ein externes Audit bietet, nicht richtig nutzen. Und das, obwohl sie richtig viel Geld kosten!
Das ist aus meiner Sicht eine verpasste Gelegenheit. Externe Audits bieten weit mehr als die Möglichkeit, das QM-System "zu bestehen". Sie sind eine Investition – und wie bei jeder Investition sollten Sie darauf achten, den größtmöglichen Nutzen daraus zu ziehen. In diesem Beitrag ein paar Gedanken dazu, wie Sie sich optimal vorbereiten, den Audittag produktiv nutzen und aus den Ergebnissen echte Verbesserungen ableiten, die Ihr Unternehmen voranbringen.
Den Blog gibt es demnächst auch zum Hören - diese Folge ab dem 30.10.2024. Blogstart ist am 16.10.2024
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Vorbereitung
Der Schlüssel zum Erfolg 🔑
Die Vorbereitung auf ein externes Audit ist der erste wichtige Schritt, um das Beste daraus zu holen. Dabei geht es nicht nur darum, Dokumente griffbereit zu haben, sondern auch Ihre Kolleg:innen aktiv einzubeziehen. Ein QM-System sollte im Alltag gelebt werden – nicht nur für das Audit aufpoliert werden müssen. Aber das heißt nicht, dass keine Vorbereitung notwendig ist. Nur anders. Zum Beispiel dadurch, dass Sie die Mitarbeiter:innen frühzeitig einbinden und vielleicht beruhigen.
Tipp: Gehen Sie mit Ihrem Team typische Auditfragen durch. Viele Kolleg:innen sind unsicher, was von ihnen erwartet wird. Es ist wichtig, den Mitarbeitenden zu vermitteln, dass sie nicht die "Geprüften" sind, sondern Gesprächspartner, die Prozesse und Verfahren vorstellen. Sie sollten wissen, dass es okay ist, im Audit nachzufragen, wenn etwas unklar ist. Laden Sie vielleicht Mitarbeiter:innen, die schon an Audits teilgenommen haben, ein, von ihren Erfahrungen zu erzählen.👥
Eigene Themen bespielen
Was würden Sie gerne wissen? 🌟
Es ist sinnvoll, eigene Themen ins Audit mitzunehmen, die man quasi unter der Hand mit auditiert oder zu denen man Antworten sucht. Das ermöglicht es, relevante Informationen zu sammeln, ohne den Auditablauf zu stören. Versuchen Sie, die Aussagen und Beobachtungen in den größeren Zusammenhang Ihrer Organisation einzuordnen. Wie passen die Erkenntnisse zu Ihren Zielen und Herausforderungen? 🚀
Inhaltliche Vorbereitung
Informationen zusammenstellen 🎯
Es schadet nicht, wenn man als QM-Beauftragte relevante Informationen vorbereitet, wie zum Beispiel Neuerungen seit dem letzten Audit oder Änderungen im QM-System. Das gibt einen guten Überblick und zeigt Entwicklungen auf. Und beeindruckt Auditor:innen :-).
Der Audittag
Eine Lernchance nutzen 🎧
Am Audittag selbst gibt es eine wichtige Perspektive, die viele nicht auf dem Schirm haben: Audits sind kostenlose Trainings! Als Auditor:innen bringen wir oft neue Impulse und Verbesserungsideen mit (auch, wenn wir natürlich nicht beraten dürfen), die wertvoller sind als der eigentliche Prüfbericht. Sie können den externen Blick nutzen und sehen vielleicht noch mal andere Aspekte. Sehen Sie das Audit als Lernplattform, bei der Sie durch aufmerksames Zuhören und Nachfragen viel mitnehmen können.
Tipp: Wenn Sie als QMB die Auditeinheiten begleiten, wissen Sie: Gerade in den Gesprächen zwischen den Zeilen steckt oft viel Potenzial. Und wenn Sie nur die Begleitung sind, können Sie ohne den Druck der Verantwortung zusätzliche Eindrücke sammeln und so sicherstellen, dass kein wertvoller Hinweis verloren geht. So ein Auditgespräch ist manchmal ja auch ein Austausch von Ideen, bei dem man als Zuhörer:in richtig viel lernen kann. 💼
Nach dem Audit
Transparenz und Teamarbeit fördern 🚀
Nach dem Audit fängt der wichtigste Teil an: die Nachbereitung. Nehmen Sie sich Zeit, die Ergebnisse gründlich durchzugehen und teilen Sie die Erkenntnisse transparent mit Ihren Mitarbeiter:innen. So schaffen Sie Vertrauen und ein Gemeinschaftsgefühl, das alle Beteiligten motiviert.
Und nicht vergessen: Die Mitarbeiter:innen haben ihr Bestes gegeben, das sollte honoriert werden. Ein Danke schadet nie und die Ergebnisse des Audits transparent zu kommunizieren sollte selbstverständlich sein.
Tipp: Planen Sie beispielsweise einen Workshop, um die Ergebnisse zu besprechen und konkrete Verbesserungsmaßnahmen zu entwickeln. Fragen Sie nach den Eindrücken Ihrer Kolleg:innen – oft haben die gute Ideen oder Beobachtungen gemacht. Und nebenbei stärkt das noch das Gemeinschaftsgefühl - ein erfolgreiches Audits ist immer Teamarbeit. Wie man einen solchen Debriefing-Workshop aufbaut, dazu gibt es weiter unten eine kostenlose Arbeitshilfe zum Download.🛠️
Häufige Fragen
Externe Audits bieten eine objektive Sichtweise auf Ihr QM-System und helfen dabei, Verbesserungspotenziale aufzudecken, die intern oft übersehen werden.
Geben Sie Ihren Mitarbeiter:innen Sicherheit, indem Sie typische Fragen durchgehen und erklären, dass es sich nicht um eine Prüfung handelt, sondern um eine wertvolle Möglichkeit, den eigenen Arbeitsbereich vorzustellen.
Auditor:innen bringen oft frische Ideen und Impulse mit. Nutzen Sie das Audit, um neue Perspektiven auf bestehende Prozesse zu gewinnen und konkrete Verbesserungsvorschläge umzusetzen.
Teilen Sie die Ergebnisse transparent mit Ihrem Team und entwickeln Sie in Workshops konkrete Maßnahmen zur Optimierung. Das stärkt die Zusammenarbeit und sorgt dafür, dass alle sich ernst genommen fühlen.
Follow-up-Meetings helfen dabei, den Fortschritt zu überwachen und sicherzustellen, dass die im Audit gewonnenen Erkenntnisse tatsächlich umgesetzt werden.
Wer schreibt?
Als Auditorin und Beraterin mit über 20-jähriger Erfahrung begegnen mir sehr oft behäbige, statische oder überbürokratische QM-Systeme. Gegen dieses ungenutzte Potenzial möchte ich etwas tun.
Für mich bedeutet gutes QM Kommunikation, Reflektion, gemeinsame Entwicklung von und Arbeit an Zielen. Das alles mit großem Sachverstand, Verantwortungsbewusstsein und Freue an der Arbeit mit Menschen.
In meinem Blog teile ich gerne mein Wissen und erprobte Methoden.
Ursula Wienken, Ihre Qualitätsexpertin
Gibt es etwas, das wir zusammen tun können?
Ich freue mich auf Ihre Kontaktaufnahme!
Audit-Debriefing-Checkliste
Damit Nichts verloren geht - hier eine Checkliste für die Nachbereitung im Team.
