Kennen Sie das? Sie haben als QM-Beauftragte ein ausgeklügeltes System für Fehler- und Verbesserungsmanagement entwickelt, aber irgendwie füllt niemand die Formulare aus? Willkommen im Club! 😅
In diesem Beitrag erfahren Sie:
- Was die ISO 9001 und AZAV wirklich von Ihnen erwarten 📋
- Wie Sie Ihre Kollegen ins Boot holen, ohne sie zu überfordern 🚣♀️
- Praktische Tipps, um Ihr Fehler- und Verbesserungsmanagement von einer lästigen Pflicht zu einem wertvollen Werkzeug zu machen 🛠️
Sind Sie bereit, das Teamspiel des Qualitätsmanagements zu gewinnen? Dann lassen Sie uns loslegen!
ISO + AZAV und Fehler
Was erwarten ISO und AZAV beim Fehler- und Verbesserungsmanagement?
Bevor wir in die Praxis eintauchen, werfen wir einen kurzen Blick auf die Anforderungen der ISO 9001 und AZAV:
- Fehler erkennen und dokumentieren 📝
- Ursachen analysieren 🕵️♀️
- Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen einleiten 🛠️
- Wirksamkeit der Maßnahmen überprüfen ✅
Klingt einfach, oder? Die Herausforderung liegt in der Umsetzung. Und genau da kommen unsere Praxistipps ins Spiel!
7 Tipps
1. Definieren Sie gemeinsam, was ein "Fehler" ist 🎯
Starten Sie mit einer klaren Definition:
- "Alles, was nicht so ist, wie es sein soll, ist ein Fehler."
- "Alles, was von Vereinbarungen, Vorgaben etc. abweicht, ist ein Fehler."
"Eine klare Fehlerdefinition ist der erste Schritt zum erfolgreichen Verbesserungsmanagement." - Ursula Wienken
2. Machen Sie die Dokumentation so einfach wie möglich 📊
Hier einige bewährte Methoden:
a) Digitaler "Fehler-Ordner" im E-Mail-Programm 📧
b) Einfache Online-Formulare (z.B. Google Forms) 📱
c) Physischer "Fehler-Briefkasten" 📮
d) Whiteboard-Methode 🖊️
e) Chat-basierte Lösung (z.B. Slack-Kanal) 💬
f) Audio-Meldungen für unterwegs 🎙️
3. Sammeln Sie auch kleine Fehler 🔬
Erklären Sie Ihrem Team, warum auch scheinbar unbedeutende Fehler wichtig sind:
- Jeder kleine Fehler kann auf ein größeres Problem hinweisen
- Nur durch Dokumentation können Muster erkannt werden
4. Analysieren Sie regelmäßig 📊
- Kategorisieren Sie Fehler (z.B. organisatorisch, inhaltlich, technisch)
- Suchen Sie nach Mustern und Häufungen
- Nutzen Sie Methoden wie das Ishikawa-Diagramm oder die 5-W-Analyse
5. Entwickeln Sie Maßnahmen im Team 👥
- Bilden Sie anlassbezogen Teams von Freiwilligen
- Integrieren Sie das Thema in regelmäßige Teambesprechungen
- Nutzen Sie Moderationsmethoden für effektive Diskussionen
6. Überprüfen Sie die Wirksamkeit 🔄
- Kontrollieren Sie, ob die Maßnahmen den Fehler nachhaltig beseitigt haben
- Passen Sie bei Bedarf an und lernen Sie aus dem Prozess
7. Kommunizieren Sie Erfolge 📢
Machen Sie Fortschritte sichtbar:
- "Fehler der Woche" in Teambesprechungen
- Quartalsbericht zum Fehlermanagement
- "Verbesserungs-Wall" oder digitales Dashboard
- Newsletter "Qualität im Fokus"
- Jahresrückblick "Unsere Top-10-Verbesserungen"
Fazit🚀
Effektives Fehler- und Verbesserungsmanagement ist mehr als nur eine ISO- oder AZAV -Anforderung. Es ist eine Chance, gemeinsam zu wachsen und besser zu werden. Mit den richtigen Methoden und einer positiven Einstellung kann es von einer lästigen Pflicht zu einem wertvollen Werkzeug werden.
Denken Sie daran:
- Machen Sie es einfach
- Beteiligen Sie das ganze Team
- Feiern Sie Ihre Erfolge
So wird Ihr Fehler- und Verbesserungsmanagement zu einem echten Gewinn für Ihre Organisation!
Idealerweise wöchentlich, mindestens aber monatlich. Die Regelmäßigkeit ist wichtiger als die Häufigkeit.
Versuchen Sie, die Gründe zu verstehen. Oft liegt es an Angst oder Unwissen. Schulungen und eine positive Fehlerkultur können helfen.
Nicht unbedingt. Einfache Tools wie Spreadsheets oder kostenlose Online-Formulare können oft ausreichen.
3-7 Personen sind ideal. Groß genug für verschiedene Perspektiven, klein genug für effektive Diskussionen.
Zeigen Sie regelmäßig den Nutzen und die Erfolge. Quantifizieren Sie, wo möglich, die Einsparungen oder Qualitätsverbesserungen.
Arbeitshilfe
Verbesserungs-management
Ursula Wienken, Ihre Qualitätsexpertin
Wollen wir etwas zusammen auf die Beine stellen?
Ich freue mich darauf, mit Ihnen Ideen zu entwickeln.
