Sind Sie frustriert von QM-Anforderungen, die wie lästiger Papierkram wirken? 📊 Fühlen Sie sich überfordert, wenn es darum geht, interessierte Parteien nicht nur zu listen, sondern aktiv mit ihnen zu arbeiten? Dann ist dieser Beitrag genau richtig für Sie! Entdecken Sie, wie die Stakeholderanalyse Ihr QM-System von einer Pflichtübung in ein kraftvolles Managementtool verwandeln kann.
Warum?
Die ISO 9001 fordert mehr als nur eine Liste von interessierten Parteien im Handbuch. Sie verlangt:
- Bestimmung der für das QM-System relevanten interessierten Parteien
- Identifikation ihrer Anforderungen
- Regelmäßige Überprüfung auf Veränderungen
Eine fundierte Stakeholderanalyse ist der Schlüssel, um diese Anforderungen nicht nur zu erfüllen, sondern echten Mehrwert für Ihr Unternehmen zu schaffen.
Stakeholder-analyse in drei Schritten
Geht digital und analog
Im Lehrgang arbeiten wir ja ausschließlich digital - daher machen wir die Stakeholder-Analysen auf einem Whiteboard.
Es geht aber auch analog mit Hilfe einer Moderationswand oder Klebezetteln auf einer Wand.
Die Beispiele im Blog stammen von einem Mural, das Sie sich gerne als Vorlage kopieren können. Den Link dazu gibt es im Download. (Bitte beachten Sie, dass Sie sich einen kostenlosen Account anlegen müssen, um die Vorlage zu sehen und zu nutzen!)
Das Arbeitsblatt dazu gibt es auch als pdf zum Nachbauen.
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Schritt 1
1. Stakeholder identifizieren: Strukturiertes Brainstorming 🧠
Beginnen Sie mit einem strukturierten Brainstorming. Nutzen Sie ein digitales Whiteboard (z.B. Mural) oder eine Moderationswand und beantworten Sie folgende Fragen:
- Wer nimmt unsere Dienstleistung oder unser Produkt ab?
- Wer beauftragt sie?
- Wer ist direkt in unsere Prozesse involviert?
- Wer hat beratende oder leitende Funktion?
- Wer trifft Entscheidungen oder beeinflusst sie?
- Welche gesetzlichen oder regulatorischen Instanzen spielen eine Rolle?
- Wer könnte indirekt von unseren Aktivitäten betroffen sein?
🎯 Praxis-Tipp: Zeichnen Sie eine Zielscheibe und ordnen Sie die Stakeholder in Kreisen an – je näher am Zentrum, desto wichtiger. Nutzen Sie verschiedene Farben für unterschiedliche Kategorien wie interne Stakeholder, Kunden, Behörden etc.
Schritt 2
2. Stakeholder bewerten: Die dynamische Macht-Interesse-Matrix 📊
Erstellen Sie eine Matrix mit zwei Achsen:
- X-Achse: Wahrnehmung des Stakeholders (sehr negativ bis sehr positiv)
- Y-Achse: Einfluss des Stakeholders (gering bis hoch)
Ordnen Sie jeden Stakeholder in dieser Matrix ein. Es ergeben sich vier Quadranten:
- Hoher Einfluss, positive Wahrnehmung: Ihre Verbündeten 🤝 Pflegen und aktiv nutzen!
- Hoher Einfluss, negative Wahrnehmung: Ihre Herausforderungen ⚠️ Arbeiten Sie daran, deren Wahrnehmung zu verbessern.
- Geringer Einfluss, positive Wahrnehmung: Ihre Unterstützer 👍 Wenig Handlungsbedarf, aber nicht vernachlässigen.
- Geringer Einfluss, negative Wahrnehmung: Ihre Beobachtungsfälle 👀 Beobachten und langfristig an der Wahrnehmung arbeiten.
🔄 Praxis-Tipp: Diese Matrix ist dynamisch. Überprüfen Sie regelmäßig, ob sich Positionen verändert haben.
Schritt 3
3. Risiken identifizieren und Aktionen planen 🎯
Für jeden relevanten Stakeholder, fragen Sie:
- Welche spezifischen Anforderungen hat dieser Stakeholder?
- Welche Risiken ergeben sich bei Nichterfüllung?
- Welche Chancen bieten sich bei Verbesserung der Beziehung?
- Welche konkreten Aktionen können wir unternehmen?
- Was können wir MORGEN schon tun?
MQ Praxis-Tipp
Das Kommunikations-Cockpit 📊
Erstellen Sie eine einfache Tabelle mit vier Spalten:
- Stakeholder
- Hauptanliegen
- Unsere nächste Aktion
- Verantwortlich & Termin
Hängen Sie diese Tabelle sichtbar auf oder teilen Sie sie digital. Aktualisieren Sie sie wöchentlich in einem kurzen Stand-up-Meeting.
Tools
Digitale Tools für die moderne Stakeholderanalyse 💻
- Visuelle Darstellung: Mural
- Agiles Projektmanagement: Trello oder Microsoft Planner
🔑 Tipp: Wählen Sie kollaborative Tools, um die Stärke der gemeinsamen Erarbeitung und kontinuierlichen Aktualisierung zu nutzen.
Fazit
Warum die Stakeholderanalyse in Ihren QM-Werkzeugkasten gehört
- 360-Grad-Blick auf Ihr Unternehmensumfeld
- Optimale Ressourcenallokation durch klare Prioritäten
- Starke Argumente für Ihre Unternehmensstrategie
- Frühwarnsystem für Risiken und Chancen
- Transformation von QM zum Treiber für Unternehmenserfolg
Denken Sie daran: Die Stakeholderanalyse ist kein statisches Dokument, sondern ein lebendiges Managementtool. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, sie regelmäßig zu überprüfen und mit Ihrem Team zu diskutieren.
Häufige Fragen
In der ISO werden an keiner Stelle bestimmte Methoden vorgegeben. Allerdings wird erwartet, dass konkrete und praktische Überlegungen zur Umsetzung der Norm-Anforderungen angestellt werden. Und da sind Methoden immer hilfreich.
Außer mit der Stakeholderanalyse arbeiten wir noch mit einer kleinen Arbeitshilfe zu den internen und externen Themen und einer Vorlage für einen etwas agileren Prozessansatz.
Normalerweise führe ich pro Jahr zwei Lehrgänge durch. Immer online mit Gruppenphasen zwischen den Online-Terminen. Und einem begleitenden Webinar. So bleibt mehr Zeit in der Live-Online-Zeit, um Methoden auszuprobieren. Der nächste Lehrgang startet im April. Hier geht es zu mehr Informationen.
Wer schreibt?
Als Auditorin und Beraterin mit über 20-jähriger Erfahrung begegnen mir sehr oft behäbige, statische oder überbürokratische QM-Systeme. Gegen dieses ungenutzte Potenzial möchte ich etwas tun.
Für mich bedeutet gutes QM Kommunikation, Reflektion, gemeinsame Entwicklung von und Arbeit an Zielen. Das alles mit großem Sachverstand, Verantwortungsbewusstsein und Freue an der Arbeit mit Menschen.
In meinem Blog teile ich gerne mein Wissen und erprobte Methoden.
Ursula Wienken, Ihre Qualitätsexpertin
Gibt es etwas, das wir zusammen tun können?
Ich freue mich auf Ihre Kontaktaufnahme!
Link zur Muralvorlage
Hier geht es zur Vorlage auf dem Mural.
(Bitte beachten Sie, dass Sie sich einen kostenlosen Account anlegen müssen, um die Vorlage zu sehen und zu nutzen!)
Anleitung als PDF
Hier können Sie sich das pdf herunterladen.
