Die Grundlagen

Was bedeuten die Begriffe eigentlich?

Prozessbeschreibung: Das "WAS" im QM

Eine Prozessbeschreibung erklärt, was in einem Prozess geschieht. Sie gibt einen Überblick über die notwendigen Schritte, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Stellen Sie sich das wie eine Landkarte vor: Sie zeigt Ihnen den gesamten Weg, ohne jede einzelne Abzweigung im Detail zu beschreiben.

🔍 Beispiel: Bei der Bearbeitung von Kundenaufträgen könnte eine Prozessbeschreibung Schritte wie "Auftrag klären", "Angebot schreiben" und "Konzept erstellen" umfassen.

Verfahrensanweisung: Das "WIE" im Detail

Eine Verfahrensanweisung geht tiefer und beschreibt, wie genau die einzelnen Schritte auszuführen sind. Sie liefert spezifische Anweisungen, um sicherzustellen, dass der Prozess in der gewünschten Qualität durchgeführt wird.

🔍 Beispiel: Für den Schritt "Angebot schreiben" könnte eine Verfahrensanweisung detailliert erklären, wie Kundenanforderungen zu prüfen sind, wie die Kalkulation erstellt wird und wie das finale Angebot aussehen soll.

Bonus: Die Arbeitsanweisung

Obwohl nicht explizit in der ISO 9000 definiert, ist die Arbeitsanweisung in vielen Organisationen ein wichtiges Werkzeug. Sie beschreibt einen konkreten Vorgang an einem spezifischen Arbeitsplatz und geht noch tiefer ins Detail als eine Verfahrensanweisung.

Unterschied

... ist wichtig, weil:

1. Unterschiedliche Informationsbedarfe: Nicht alle Mitarbeitenden brauchen alle Details. Die Prozessbeschreibung gibt einen Überblick für Führungskräfte und Mitarbeitende, die den gesamten Prozess verstehen müssen. Verfahrens- und Arbeitsanweisungen richten sich an diejenigen, die die konkreten Aufgaben ausführen.
2. Effizienz und Klarheit: Durch die Kaskadierung erhalten Mitarbeitende genau die Informationen, die sie für ihre Rolle benötigen – nicht mehr und nicht weniger. Das verhindert Informationsüberflutung und Verwirrung.
3. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Wenn sich ein Teil des Prozesses ändert, muss nicht gleich die gesamte Dokumentation überarbeitet werden. Oft reicht es, nur die entsprechende Verfahrens- oder Arbeitsanweisung anzupassen.
4. Erleichterte Schulung und Einarbeitung: Neue Mitarbeitende können sich zunächst mit der Prozessbeschreibung vertraut machen, bevor sie in die Details eintauchen. Das schafft ein solides Grundverständnis und erleichtert den Einstieg.

MQ-Praxistipp

Um die Vorteile dieser Kaskadierung voll auszuschöpfen, hier eine Idee. "Dokumentations-Kits" für Ihre Mitarbeitenden. 

1. Fokussierte Zusammenstellung: Erstellen Sie für jede Rolle ein Set aus relevanten Prozessbeschreibungen, Verfahrens- und Arbeitsanweisungen.
2. Digitale Startseite: Packen Sie alles in ein digitales Paket mit einer personalisierten Startseite, die zu den relevanten Informationen verlinkt.
3. Prozessorientierte Sortierung: Organisieren Sie die Dokumente nach Prozessen, um die Übersichtlichkeit zu erhöhen.
4. Newsfenster: Integrieren Sie ein Nachrichtenfenster auf der Startseite, das über Änderungen in relevanten Dokumenten informiert.

Fazit

Die Unterscheidung zwischen Prozessbeschreibung und Verfahrensanweisung mag auf den ersten Blick wie eine Formalie wirken. In der Praxis ist sie jedoch ein Schlüssel zu einem effizienteren, flexibleren und benutzerfreundlicheren QM-System. Indem Sie Ihre Dokumentation kaskadieren und gezielt auf die Bedürfnisse verschiedener Rollen zuschneiden, schaffen Sie Klarheit und reduzieren den Pflegeaufwand.

Probieren Sie es aus – Ihre Mitarbeitenden und Ihr QM-System werden es Ihnen danken!