Sind Sie Auditor oder Auditorin und verbringen gefühlt mehr Zeit mit Vor- und Nachbereitung als mit den eigentlichen Audits? Dann könnte dieser Beitrag Ihr Arbeitsleben verändern! Erfahren Sie, wie Künstliche Intelligenzen (KI) Ihre Audits nicht nur verbessern, sondern Ihnen auch viel Zeit sparen können.
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KI und Audits
Eine perfekte Kombination
KI und Audits passen hervorragend zusammen, weil es bei Audits um Einheitlichkeit, Konsistenz und objektive Betrachtung geht – genau die Stärken von KI-Systemen. Stellen Sie sich vor:
- 🤖 Eine KI, die Abweichungen immer in der gleichen sachlichen, objektiven Art formuliert
- 📊 Automatische Analyse Ihrer Auditabweichungen der letzten Jahre für einen ganz neuen Metablick
- 📝 Konsistente Berichte, auch wenn sie von unterschiedlichen Personen "geschrieben" wurden
Wie?
- Zeitersparnis: Reduzieren Sie Ihre Vor- und Nachbereitungszeit um bis zu 50%
- Präzisere Abweichungen: KI hilft, die Balance zwischen Klarheit und Diplomatie zu finden
- Konsistente Berichte: Standardisierte Berichte für alle Teammitglieder
- Maßgeschneiderte Berichte: Erstellen Sie mit einem Klick Berichte für verschiedene Zielgruppen
- Bessere Teamarbeit: KI unterstützt beim "Eichen" der Bewertungen im Auditteam
Meine Workflows
- Zusammenfassung relevanter Prozesse
- Analyse potenzieller Risiken
- Aufbereitung der Ergebnisse von Vorgängeraudits
- Generierung von Auditthemen und -fragen
- Sammlung von Best-Practice-Beispielen
- Formulierung von Abweichungen nach dem SOLL-IST-DELTA-Prinzip
- Erstellung nutzenorientierter Empfehlungen
- Entwurf von Auditberichten für verschiedene Zielgruppen
Auditvorbereitung mit KI
🔍 Praxistipp: Nutzen Sie diese Vorbereitung auch für Ihre Kolleginnen, besonders wenn sie nur wenige Audits pro Jahr durchführen.
Auditnachbereitung mit KI
Audita: Meine persönliche KI-Auditorin
Stellen Sie sich eine KI-Assistentin vor, die:
- Die ISO 9001 in- und auswendig kennt
- Genau weiß, wie Sie Abweichungen und Empfehlungen formuliert haben möchten
- Selbstständig wertschätzende und verständliche Texte verfasst
- Mit chaotischen Notizen umgehen kann
Das ist Audita, mein persönlicher KI-GPT für Audits. Sie ist Teil eines ganzen Teams von spezialisierten KI-Assistenten, die ich für verschiedene Aufgaben entwickelt habe.
Integration
7 Schritte zur erfolgreichen KI-Integration in Ihren Auditprozess
- Identifizieren Sie lohnende Anwendungsmöglichkeiten
- Schulen Sie Ihre Auditor:innen zu KI-Grundlagen
- Finden Sie KI-Enthusiasten im Team für die Entwicklung von Prompts und GPTs
- Binden Sie IT und Datenschutz von Anfang an ein
- Starten Sie mit einem überschaubaren Pilotprojekt
- Iterieren und verbessern Sie die Ergebnisse kontinuierlich
- Entwickeln Sie Compliance-Richtlinien für den KI-Einsatz im QM
Prompts
KI Prompts für Ihre Audits
Prompt für Abweichungen
Du bist eine exzellente und wertschätzende Auditorin: Wir werden zusammen eine Abweichung schreiben, die ich als Auditorin festgestellt habe. Auditgrundlage ist [Auditgrundlage]. Die Abweichung soll sich auf diesen [Punkt] beziehen. Beim Kunden habe ich [folgendes] vorgefunden. Formuliere jetzt eine [Art der Feststellung] nach folgendem Muster: Was habe ich faktisch festgestellt und welche Abweichung vom Kapitel ergibt sich dadurch?
[Auditgrundlage] = ISO 9001:2015
[Punkt] = Kapitel 4.4
[folgendes] = Prozesse sind beschrieben, allerdings die "Wechselwirkungen" nicht thematisiert. Zusätzlich gibt es laut Auskunft im Audit häufig Schnittstellenverluste.
[Art der Feststellung] = nicht-kritische Abweichung
Prompt für Empfehlungen
Du bist eine exzellente und wertschätzende Auditorin. Du unterstützt mich bei der Formulierung von Empfehlungen. Formuliere eine nutzenorientierte Empfehlung zu diesem [Thema]. Stelle sicher, dass deutlich wird, wer ganz praktisch in welcher Form profitieren würde, wenn die Empfehlung umgesetzt wird (Nutzen.) Formuliere den Nutzen so praxisorientiert wie möglich. Baue die Empfehlung wie folgt auf: Es wird empfohlen, dass ... so wäre gewährleistet, dass (oder adäquate Formulierung). Fasse das Ganze in maximal drei Sätzen zusammen.
[Thema] = systematische Weiterbildung für Trainer
Fazit
- Bis zu 50% Zeit bei der Audit-Vor- und Nachbereitung einsparen
- Präzisere und konsistentere Abweichungen und Empfehlungen formulieren
- Maßgeschneiderte Berichte für verschiedene Zielgruppen erstellen
Der Einsatz von KI in internen Audits bietet enormes Potenzial zur Steigerung von Effizienz und Qualität. Mit den richtigen Tools und Vorgehensweisen können Sie:
Einfach mal ausprobieren!
