Eine gute Vorbereitung auf ein externes Audit ist entscheidend für den Erfolg. Dabei kann Ihr:e Berater:in eine wichtige Rolle spielen. Allerdings sollten Sie im Vorfeld die Rollen- und Aufgabenverteilung klären. Im Zweifel kann die Anwesenheit von Berater:innen auch negative Auswirkungen auf das Gelingen des Audits haben.
- Wenn Berater:innen das Audit begleiten, fühlen sich Geschäftsführer:innen und QMBs in der Regel sicherer, besonders bei Erstzertifizierungen.
- Allerdings sollten Berater:innen im Audit eher zurückhaltend agieren.
- Audits, in denen überwiegend Berater:innen reden und erklären, hinterlassen bei allen Beteiligten einen faden Beigeschmack und führen nicht selten dazu, dass die Audits weniger erfolgreich abgeschlossen werden.
- Im Blog erkläre ich diesen möglichen Widerspruch. Am Ende finden Sie eine Checkliste für die Abstimmung zwischen Ihnen und den Berater:innen im Vorfeld des Audits.
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Rolle von Berater:innen
Sicherheit oder Unselbständigkeit?
Eine gute Vorbereitung auf ein externes Audit ist von entscheidender Bedeutung für den Erfolg. Gute Idee also, dass Sie als Unternehmen auf engagierte und fachkundige Berater:innen zurückgreifen, um Ihre Vorbereitungen zu unterstützen.
Wenn dann aber das (möglicherweise erste) externe Audit vor der Tür steht, ist es wichtig, die Rollen- und Aufgabenverteilung gut abzustimmen. Ihr:e Berater:innen sollen Ihnen Sicherheit geben, den Auditor:innen aber nicht das Gefühl vermitteln, dass Sie ohne Beraterunterstützung in Ihrem QM-System nicht handlungsfähig sind.
Es ist Ihre Show!
... und Ihr QM-System. Dazu sollten Sie auskunftsfähig sein.
Stellen Sie sicher, dass Ihr:e Berater:in nicht zu präsent sind im Audit - gute Berater:innen achten selbständig darauf. Es schadet aber nichts, darauf hinzuweisen. Obwohl die Anwesenheit von Berater:innen für Sie als Geschäftsführung oder QMB ein Gefühl von Sicherheit vermittelt, gibt es ein paar Fallen, in die Sie tappen können.
Audits, in denen überwiegend Berater:innen reden und erklären, können für alle Beteiligten negative Auswirkungen haben. Warum? Externe Auditor:innen wollen herausfinden, ob Ihr QM-System effektiv ist, ob es den regulatorischen Anforderungen entspricht und vor allen Dingen, ob Sie sich damit auskennen und zurecht finden und nicht darum, ob Sie in der Lage waren, eine fachkundige Beraterung zu engagieren.
Auditverlauf
Bei zuviel Beratungseinmischung verändert sich die Auditdynamik.
Tatsächlich kann es im Audit zu einer Konkurrenzsituation zwischen Auditor:in und Berater:in kommen. Berater:innen möchten in der Regel zeigen, dass sie Sie gut unterstützt haben und dass es sich gelohnt hat, sie zu engagieren.
Auditor:innen dagegen möchten sicherstellen, dass Sie als Unternehmen die Anforderungen erfüllen.
Häufig entwickeln sich so Fachdiskussionen zwischen Auditor:in und Berater:in, denen Sie nur noch schwer oder gar nicht folgen können. Sie haben also keine Möglichkeit mehr, klärend ins Gespräch einzusteigen und werden so zu Statisten in Ihrer eigenen Show.
Unter Umständen passiert auch Folgendes: Je mehr Ihr:e Berater:in in versucht, die eigene Expertise zu demonstrieren, desto kritischer werden Auditor:innen. Desto mehr Fragen werden gestellt, desto mehr Details werden besprochen.
Aus einer solchen Situation auszusteigen, ist für alle Beteiligten schwierig.
Wie löst man diese Situation?
Rollen klären - im Vorfeld
Berater:innen sollten im Audit eine unterstützende Rolle einnehmen und Ihnen als Geschäftsführer:in oder QMB Raum geben, um Ihr QM-System zu präsentieren und Fragen des Auditors zu beantworten.
Entsprechend sollten Sie im Vorfeld sicherstellen, dass Sie gut auf das Audit vorbereitet sind und in der Lage, Ihre Prozesse und Abläufe selbstständig darzustellen.
Auch, wenn es den Beratungsprozess vielleicht etwas verlängert - diese Investition lohnt sich auf alle Fälle.
Wie können Sie sich vorbereiten?
Hier einige Punkte, die Sie mit Ihrer Beratung im Vorfeld klären oder bearbeiten sollten.
- Klären Sie die Rollen- und Aufgabenverteilung im Audit.
- Besprechen Sie, wie Sie oder Ihre Mitarbeiter:innen am besten auf das Audit vorbereitet werden können. Stellen Sie sicher, dass Sie alles verstanden haben.
- Sorgen Sie dafür, dass Sie oder Ihre Mitarbeiter:innen in der Lage sind, Fragen zum QM-System selbstständig zu beantworten. Schulungen sind immer sinnvoll.
- Lassen Sie sich von Ihrer Beratung erklären, welche Fragen im Audit beispielsweise gestellt werden können. Man kann das sogar üben.
- Behalten Sie im Audit die Kontrolle. Es ist nicht schlimm, wenn Sie eine Frage nicht verstehen. Auditor:innen erklären gerne um was es geht - im Zweifel auch in einer verständlichen Sprache. :-)
Weiter unten finden Sie eine kostenlose Checkliste für die Abstimmung mit Ihrer Beratung.
Fazit
Absprechen und gut Vorbereiten sind die Schlüssel für ein erfolgreiches Audit.
Gemeinsam mit fachkundigen Berater:innen können Sie sich optimal auf das externe Audit vorbereiten. Dabei ist es wichtig, die Rollenverteilung und Zuständigkeiten klar zu definieren, die Inhalte des Audits zu besprechen und ggf. auch zu üben. Lassen Sie im Audit Ihr:e Berater:innen nicht die Gesprächsführung übernehmen, sondern behalten Sie selbst die Kontrolle.
Und: Es ist nicht schlimm, wenn das Audit mit Abweichungen oder Feststellungen endet. Jede Abweichung zeigt Ihnen, wo in Ihrem QM-System noch Lücken sind und bietet Ihnen die Chance, besser zu werden!
Häufige Fragen
Nicht zwingend. Berater:innen im Audit bieten Sicherheit und können im Zweifel Übersetzungshilfe leisten. Wenn Berater:innen im Audit dabei sind, können sie besser bei Nacharbeiten helfen. Und: Berater:innen hören auch "zwischen den Zeilen". Nicht alles, was Auditor:innen im Audit sagen, empfehlen oder problematisieren, landet auch im Auditbericht.
Das ist in der Regel kein Problem. Auditor:innen fragen gerne noch mal nach. Außerdem wird dann deutlich, an welchen Stellen Sie noch Erklärungs- oder Unterstützungsbedarf haben. Und im Zweifel dürfen Berater:innen siutationsbedingt natürlich gerne unterstützend eingreifen.
Nutzen Sie Pausen für Zwischengespräche. Klären Sie mit Ihrer Beratung, dass Sie gerne selbstständig antworten wollen.
Wer schreibt?
Als Auditorin und Beraterin mit über 20-jähriger Erfahrung begegnen mir sehr oft behäbige, statische oder überbürokratische QM-Systeme. Gegen dieses ungenutzte Potenzial möchte ich etwas tun.
Für mich bedeutet gutes QM Kommunikation, Reflektion, gemeinsame Entwicklung von und Arbeit an Zielen. Das alles mit großem Sachverstand, Verantwortungsbewusstsein und Freue an der Arbeit mit Menschen.
In meinem Blog teile ich gerne mein Wissen und erprobte Methoden.
Ursula Wienken, Ihre Qualitätsexpertin
Gibt es etwas, das wir zusammen tun können?
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Checkliste
Abstimmung
Laden Sie hier gerne Ihre kostenlose Checkliste für die Abstimmung zwischen Berater:innen und Ihnen herunter.
