Haben Sie jemals während eines Audits das Gefühl gehabt, dass Ihr QM-System mehr Fragen aufwirft, als es beantwortet? Sie sind nicht allein. Viele Organisationen leiden unter einem Übermaß an Dokumentation, die weder ihnen selbst noch den Auditoren wirklich nützt. Doch das muss nicht sein. Die aktuelle ISO 9001 bietet Ihnen den notwendigen Spielraum, um Ihr QM-System schlanker und effizienter zu gestalten.
In diesem Beitrag erfahren Sie, warum die Angst vor unzureichender Dokumentation oft unbegründet ist, welche Freiheiten Ihnen die ISO 9001 tatsächlich bietet und wie Sie Ihr QM-System so aufstellen, dass es sowohl den Anforderungen der Norm entspricht als auch in der Praxis einen echten Mehrwert bietet.
ISO Mythen
Mehr Dokumentation bedeutet nicht mehr Qualität 📚
Eines der größten Missverständnisse im Qualitätsmanagement ist, dass viel Papier gleichbedeutend mit guter Qualität ist. Diese Ansicht hat historische Wurzeln. Früher hat die ISO 9001 tatsächlich umfangreiche Dokumentationen verlangt. Das hat in vielen Organisationen tiefe Spuren hinterlassen haben. Doch die Norm hat sich weiterentwickelt, und das sollte auch Ihr QM-System tun.
Die typischen Gründe für übermäßige Dokumentation:
- Historisches Erbe: Alte Versionen der ISO 9001 setzten auf detaillierte Dokumentation. Diese Denkweise hält sich hartnäckig.
- Angst vor dem Audit: Die Furcht, im Audit etwas nicht nachweisen zu können, verleitet viele dazu, lieber zu viel als zu wenig zu dokumentieren.
- Missverständnisse: Der Begriff „dokumentierte Information“ wird häufig missverstanden und führt zu einer unnötigen Ausweitung der Dokumentation.
- Druck von Auditoren: Einige Zertifizierer fordern immer noch mehr Dokumentation, als die Norm eigentlich vorschreibt, was zu Unsicherheiten führt.
Das muss wirklich!
🤔 Der flexible Ansatz
Die ISO 9001 in ihrer aktuellen Version ist weit weniger restriktiv, als viele glauben. Der Begriff „dokumentierte Information“ ist bewusst weit gefasst und eröffnet neue Möglichkeiten für die Gestaltung Ihres QM-Systems.
Was bedeutet „dokumentierte Information“ konkret?
- Flexible Formate: Ob Papier, digitale Dateien, Videos oder interaktive Plattformen – alles kann als dokumentierte Information gelten, solange es Ihren Anforderungen entspricht.
- Kontextbezogene Dokumentation: Dokumentieren Sie nur das, was für Ihre Organisation relevant ist. Jedes Unternehmen hat seine eigenen Bedürfnisse, und das sollte sich in der Dokumentation widerspiegeln.
7 Kriterien
für eine schlanke und effektive QM-Dokumentation 🛠️
Ein überladenes QM-System hilft niemandem. Stattdessen sollten Sie sich darauf konzentrieren, nur das zu dokumentieren, was wirklich notwendig und nützlich ist. Hier sind sieben Kriterien, die Ihnen helfen können, Ihre Dokumentation zu optimieren:
- Nutzen-Check: Fragen Sie bei jedem Dokument, wer es benötigt und wofür. Wenn die Antwort unklar ist, ist es wahrscheinlich überflüssig.
- Risiko-Analyse: Dokumentieren Sie detailliert in Bereichen, in denen potenziell viel schiefgehen kann oder bereits Probleme aufgetreten sind.
- Effizienz: Macht dieses Dokument Ihre Arbeit einfacher oder komplizierter? Dokumentieren Sie nur, wenn der Nutzen den Aufwand übersteigt.
- Gesetzliche Anforderungen: Prüfen Sie, ob das Dokument rechtlich oder behördlich vorgeschrieben ist. Wenn ja, dann ist es ein Muss.
- Erfahrungswissen: Überlegen Sie, wie erfahren Ihre Mitarbeitenden sind. Neue Mitarbeiter benötigen oft mehr Anleitung und Dokumentation als erfahrene.
- Flexibilität: Ändert sich der Prozess oder die Information häufig? Wenn ja, sollten Sie flexiblere Dokumentationsformen nutzen.
- Wissenstransfer: Hilft dieses Dokument einem neuen Mitarbeiter, sich schneller einzuarbeiten? Wenn ja, dann ist es wahrscheinlich wertvoll.
Fazit
Ihr QM-System, Ihre Regeln 📏
Ein gutes QM-System zeichnet sich nicht durch die Menge der Dokumentation aus, sondern durch deren Relevanz und Nutzen. Die ISO 9001 gibt Ihnen den Rahmen vor, den Sie flexibel und praxisorientiert gestalten können. Nutzen Sie die Freiheiten, die Ihnen die Norm bietet, und gestalten Sie Ihr QM-System so, dass es Ihrer Organisation tatsächlich hilft, besser zu werden.
