Sind Ihre internen Audits eher Pflichtübung als wertvolles QM-Instrument? Fühlen Sie sich überfordert, wenn es darum geht, "vernünftig zu auditieren"? Dann sind Sie hier genau richtig! In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Ihre internen Audits optimieren und gleichzeitig ISO- und AZAV-Konformität sicherstellen.
Warum interne Audits mehr als ein notwendiges Übel sind
Gut durchgeführte interne Audits sind der Schlüssel zu wertvollen Erkenntnissen für Ihr Qualitätsmanagement. Sie helfen Ihnen, Verbesserungspotenziale zu identifizieren und Ihre Prozesse zu optimieren. Doch wie stellen Sie sicher, dass Ihre Audits wirklich effektiv sind?
Mehr dazu auch im Podcast zum Blog!
6 MQ-Praxistipps für erfolgreiche interne Audits
Ziel
1. Setzen Sie sich ein klares Auditziel 🎯
Ein präzises Auditziel ist Ihr Kompass durch den gesamten Auditprozess. Es bestimmt:
- Welche Fragen Sie stellen
- Wen Sie einbeziehen
- Welche Unterlagen Sie benötigen
- Wie Ihr Endergebnis aussieht
🔑 Merksatz: Ein präzises Auditziel spart Zeit, gibt Struktur und liefert wertvolle Erkenntnisse. Je konkreter, desto besser!
Kriterien
2. Legen Sie Ihre Auditgrundlagen bzw. Auditkriterien fest 📋
Auditgrundlagen sind Ihr Bewertungsfundament. Sie können umfassen:
- Normen wie ISO 9001
- Interne Prozessbeschreibungen
- Gesetzliche Vorgaben
- Kundenwünsche
- Firmeninterne Regeln
🔑 Merksatz: Wenn Sie Ihre Feststellungen nicht begründen können, fehlen Ihnen die Grundlagen.
Auditfest-stellungen
3. Treffen Sie klare Auditfeststellungen 📸
Auditfeststellungen sind das Herzstück Ihres Audits. Sie beschreiben objektiv, was Sie vorgefunden haben.
Praxis-Tipps für objektive Formulierungen:
- Nutzen Sie W-Fragen: Was? Wo? Wann? Wie oft?
- Seien Sie konkret: Nennen Sie Zahlen und Fakten
- Vermeiden Sie Deutungen: Beschreiben Sie nur, was Sie sehen oder hören
- Beziehen Sie sich auf Ihre Grundlagen
🔑 Merksatz: Notieren Sie Ihre Beobachtungen sofort. Unser Gedächtnis spielt uns oft Streiche.
Auditnachweise
4. Sammeln Sie objektive Auditnachweise 🕵️♀️
Beweisen Sie Ihre Feststellungen:
- Welches Dokument haben Sie geprüft?
- Welchen Vorgang haben Sie angeschaut?
Zählen, messen und dokumentieren Sie alles!
Bewertungen
5. Bewerten Sie Ihre Feststellungen ⚖️
Beurteilen Sie als Expertin, wie schwerwiegend Ihre Feststellung ist. Nutzen Sie einen klaren Bewertungskatalog, z.B.:
- In Ordnung: Alles läuft wie geplant
- Abweichung - nicht kritisch: Regelverstoß mit begrenzten Folgen
- Abweichung - kritisch: Großer Regelverstoß mit hohem Risiko
- Empfehlung: Kein direkter Regelverstoß, aber Verbesserungspotenzial
Praxis-Tipps:
- Erklären Sie Ihr Bewertungssystem vorher
- Sprechen Sie über Prozesse, nicht über Personen
- Betonen Sie: Abweichungen sind Chancen zur Verbesserung
- Seien Sie konsequent in Ihren Bewertungen
- Üben Sie Ihre Bewertungen im Team
Schlussfolgerungen
6. Ziehen Sie Auditschlussfolgerungen 🏁
Die Auditschlussfolgerung fasst Ihre Erkenntnisse zusammen und schließt den Kreis zum Auditziel.
Wie packen Sie das an?
- Schauen Sie nochmal auf Ihr Auditziel
- Fassen Sie Ihre wichtigsten Entdeckungen zusammen
- Suchen Sie nach Mustern
- Bewerten Sie das Gesamtbild
- Zeigen Sie die wichtigsten Verbesserungsmöglichkeiten auf
🔑 Merksatz: Eine Auditschlussfolgerung ist mehr als nur eine Zusammenfassung. Sie ist Ihre Experteneinschätzung aus der Vogelperspektive.
Audits mit KI
KI als Helfer für bessere Audits 🤖
Nutzen Sie KI-Tools, um:
- Gute Formulierungen zu finden
- Passende Fragen zu entwickeln
- Verständliche Schlussfolgerungen zu formulieren
💡 Tipp: Hören Sie sich die Podcast-Episode "Audits neu gedacht: Mit KI zu besseren Ergebnissen in kürzerer Zeit" an für mehr Informationen zur KI-Nutzung in Audits. Der Podcast startet am 16.10.2024
Fazit
Fazit: Der Weg zum "vernünftigen" Audit
Mit diesen 6 Tipps sind Sie bestens gerüstet, um "vernünftige" und normkonforme interne Audits durchzuführen:
- Setzen Sie sich ein klares Auditziel
- Legen Sie Ihre Auditgrundlagen fest
- Treffen Sie klare Auditfeststellungen
- Sammeln Sie objektive Auditnachweise
- Bewerten Sie Ihre Feststellungen
- Ziehen Sie Auditschlussfolgerungen
Vergessen Sie nicht: Prüfen Sie, ob KI Sie unterstützen kann!
Für Sie und Ihr Auditmanagement zum kostenlosen Download.
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