Funktionsstellen beschreiben
So geht das schnell, partizipativ und mit guten Ergebnissen.
Seit letzter Woche darf ich wieder motivierte Menschen auf dem Weg zum QMB-Zertifikat begleiten. Aktuell gleich zweimal, denn einer meiner Auftraggeber hat einen ganzen Lehrgang für seine Mitarbeiter*innen gebucht. Freut mich sehr und geht ja auch in der digitalen Version problemlos. So ein Lehrgang ist immer eine gute Gelegenheit auch für mich, die Idee von QM neu zu durchdenken, neue Perspektiven auf alte Themen einzunehmen und so zu sehr schönen Erkenntnissen und Ergebnissen zu kommen.
QMB - das sind ja gleich 4 Sachen auf einmal!
Im Auftaktmodul für den Firmenkunden stand diese Frage im Vordergrund: Was machen denn eigentlich Qualitätsbeauftragte so? Und wie immer in solchen Fällen hilft der beherzte Griff zur ISO. In diesem Fall sind wir schnell bei Kapitel 5.3 gelandet.
Und bei den Überlegungen dazu, was das denn alles in der Praxis heißen könnte. In den Gruppendiskussionen haben die Teilnehmer insgesamt 4 Funktionen und eine Bonusfunktion identifiziert, die ein*e QMB für ihre Organisation übernimmt. Und das sind sie:
- QM-Expert*in
- Prozessbegleiterin
- Projektmanager*in
- Workshopmoderator*in
- Bonus: Botschafter*in
Wie kommt man jetzt zu einer sinnvollen Funktionsbeschreibung, die ja in jeder gut sortierten QM-Organisaton vorhanden sein sollte?
Auch mal bei einer Ausbildung dabei sein?
Dann schauen Sie sich doch mal auf der Termine-Seite um.
In 6 Schritten zum fertigen Funktionssteckbrief.
Das sollten Sie vorher wissen - ein Funktionssteckbrief ist etwas anderes als eine Stellenbeschreibung.
Stellenbeschreibungen? Aufgabenbeschreibungen? Funktionsstellenbeschreibungen? Es gibt unterschiedliche Ansätze, wie Sie in Ihrer Organisation für Transparenz in Bezug auf Aufgaben, Tätigkeiten, Verantwortlichkeiten etc. sorgen können. Hier stelle ich Ihnen eine Methode vor, bei der Sie Mitarbeiter*innen sinnvoll einbeziehen können, die schnell umsetzbar ist und als Bonus auch noch die Grundlage für die kompetenzbasierte Fort- und Weiterbildung sein kann.
Die Methode ist sowohl im ISO- als auch im AZAV-Kontext gut einsetzbar.
Wir haben auf einem Online-Whiteboard gearbeitet - geht natürlich aber auch in Präsenz und mit Moderationswänden.
Und schon kann es losgehen!
Schritt 1
Lassen Sie die Mitarbeiter*innen in einem Brainstorming alles sammeln, was sie täglich tun. Achten Sie darauf, dass es konkrete Tätigkeiten sind, wie beispielsweise "Termine für Projekte abstimmen" oder "Teilnehmer*innen-Daten eintragen". Keine Angst - es darf im ersten Schritt gerne kleinteilig sein.
Das wird am Ende wieder reduziert.
Schritte 2 + 3
Lassen Sie die Mitarbeiter*innen Cluster bilden.
Welche Tätigkeiten lassen sich rund um eine Funktion bündeln?
Schreiben Sie die Clusterfunktionen auf die grünen Karten. Sortieren Sie dann die Tätigkeiten den Funktionen zu.
Hinweis - Doppelungen sind ok. Das ist so gewollt.
Schritte 4 + 5
Jetzt werden die Funktionen in die Funktionssteckbriefe übertragen. Achten Sie darauf, dass Sie für jede abgrenzbare Funktion einen eigenen Steckbrief anlegen.
Formulieren Sie jetzt jeweils einen kurzen Satz zum Sinn und Zweck dieser Funktion. Der Satz kann beginnen mit: "Funktionsinhaber*in stellt in der Funktion sicher, dass ...". Tragen Sie den Satz in das gelbe Kästchen ein.
Schritt 6
Gehen Sie zurück zu den Tätigkeiten und wählen jeweils die 5 Tätigkeiten aus, die für den Sinn und Zweck dieser Funktion am relevantesten sind. Tragen Sie diese Tätigkeiten in die Steckbriefe ein.
Hinweis: Die Begrenzung ist gewollt. So ist sichergestellt, dass nicht jede Kleinigkeit auftaucht.
Eigentlich ist es jetzt fertig!
Wir gestalten aber zusätzlich jetzt noch die Schnittstelle zur Personalentwicklung.
Legen Sie also für jede Tätigkeit fest, welche Kompetenzen, Qualifikationen und welches Wissen benötigt wird.
Dann noch kurz gegen die vorhandenen Kompetenzen, Qualifikationen und Wissen gecheckt und schon haben Sie eine gute Grundlage für die Personalentwicklung gelegt.
Was können Sie jetzt Schönes damit machen?
- Das Ganze als Grundlagge für die Personalauswahl nutzen!
- Fortbildungsbedarf ermitteln - was ist bei der Person oder den Personen, die die Funktion ausüben, vorhanden? Was noch nicht oder nicht ausreichend?
- Natürlich sind die Steckbriefe nicht in Stein gemeißelt, sondern sollten regelmäßig überprüft werden!
Auch mal bei einer Ausbildung oder einem praxisorientierten Workshop dabei sein?
Dann schauen Sie sich doch mal auf der Termine-Seite um.
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