KI revolutioniert das Qualitätsmanagement und macht es jetzt schon schneller, präziser und effizienter. Wer immer noch denkt, KI wäre nur etwas für Tech-Giganten, Start-Ups und Nerds, der irrt sich. KI hat das Potenzial, alles zu verändern und alles schließt natürlich auch das QM ein.

Wird KI Ihren Job im Qualitätsmanagement ersetzen? Bevor Sie nervös werden, werfen wir gemeinsam einen nüchternen Blick darauf, wie künstliche Intelligenz das Feld bereits revolutioniert hat und was die Zukunft für QM-Menschen wie Sie bereit halten könnte.

Warum ist dieses Thema gerade jetzt so wichtig? Weil sich das Feld rasend schnell entwickelt und KI schon jetzt viele Berufsfelder verändert. Wer nicht aufpasst, könnte den Anschluss verlieren.

In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, 

• welche QM-Jobs jetzt schon von der KI-Revolution betroffen sind, 
• warum Sie sich jetzt mit KI auseinandersetzen sollten
• und wie Sie diese KI effizient in Ihren Arbeitsalltag integrieren können. 

Deshalb ist jetzt der richtige Zeitpunkt, sich diesem spannenden Thema zu widmen. Ein persönliches Fazit gibt es natürlich auch, denn Erfahrung ist, wie wir alle wissen, unbezahlbar.

Oder lieber mit anderen zusammen rund um QM und Prompten experimentierten? 

Melden Sie sich gerne für meine Trainings rund um Prompten und Qualitätsmanagement an. 

Welche Jobs im QM sind durch die Entwicklung von KI betroffen?

Die Automatisierung durch KI ist kein futuristisches Szenario mehr, sondern jetzt schon gelebte Realität in vielen QM-Bereichen. Sie erfasst vor allem Tätigkeiten rund um routinemäßige Datenerfassung und -analyse. Aber auch in qualitätssichernden Funktionen macht sich die Technologie bemerkbar.

Wie wirkt sich das auf Ihre Arbeit aus? Ist Ihr Job gefährdet, oder bekommen Sie mit KI eine willkommene Entlastung? 

Für eine erste Einschätzung gibt es eine interessante Website, mit der Sie prüfen können, wie stark Ihr Berufsfeld bereits von Automatisierung betroffen ist. Die Website hilft nicht nur bei der Selbsteinschätzung, sondern könnte auch als Grundlage für strategische Entscheidungen in Ihrer Organisation dienen.

Hier mal ein paar Ergebnisse. Zu wieviel Prozent sind Ihre aktuellen Tätigkeiten vermutlich durch KI automatisierbar?

• Qualitätsbeauftragte:r Gesundheits- und Sozialwesen: 25 %
• Qualitätsmanager:innen ohne Branchenfokus: 60%
• Leiter:innen im Qualitätsmanagement: 50%

Die Website bietet noch detailliertes Informationen. Danach sind Tätigkeiten im Management, also Aufgaben wie Ergebnisse bewerten, Entscheidungen treffen, strategisch planen - und auch alles, was mit Zusammenarbeit und kommunikativen Tätigkeiten zu tun hat, nach aktuellem Stand nicht automatisierbar. So wird schon klar, in welche Richtung Sie sich spezialisieren sollten.

Wenn Sie selber mal nachgucken wollen: Den Link gibt es am Ende des Blogs, zusammen mit anderen interessanten Links. 

Warum sich QMBs jetzt mit der Entwicklung beschäftigen sollten

Die Welle rollt und das Qualitätsmanagement bleibt davon nicht verschont. Sich mit KI auseinander zusetzen, ist aus meiner Sicht kein optionaler Luxus, sondern eine strategische Notwendigkeit. 

Warum? Weil KI weit mehr als ein kurzfristiger Trend ist. KI ist gekommen, um zu bleiben.

Je früher Sie sich also mit den Möglichkeiten und Grenzen von KI beschäftigen, desto mehr können Sie davon profitieren. Wie bei allen neuen Technologien wird es sehr darauf ankommen, wie Sie damit umgehen. 

KI kann dabei helfen, Ihre Abläufe oder neudeutsch Workflows zu optimieren und Routineaufgaben zu automatisieren. Sie ermöglicht Ihnen im besten Fall, kostbare Zeit und Ressourcen zu sparen und sich andere spannende Dinge zu konzentrieren. 

Von der Datenauswertung bis hin zu zum intelligenten Berichtswesen: Die Einsatzmöglichkeiten von KI sind schier endlos. Und wir sind ja erst am Anfang der rasanten Entwicklung.

Mein persönliches Fazit nach einem Jahr intensiver Auseinandersetzung

KI im QM ist kein Nebenschauplatz, sondern die Hauptbühne der Innovation. Hier spielt die Musik der Zukunft! KI ist für mich zur echten Arbeitshilfe geworden.

Und trotzdem gibt es Dinge, die ich bewusst NICHT mit KI mache.

•  Ich lasse mir nicht komplette Texte generieren, denn mein Schreibstil ist Teil meines Qualitätsverständnisses und kommt noch keine KI ran :-).
• Ich denke zuerst und frage dann die KI nach Ergänzungen oder einer besseren Sortierung. So gewährleiste ich, dass auch immer wieder neue Ideen ihren Weg finden
• Ich nutze KI nicht zum Recherchieren, denn mit der Faktentreue hat es die KI noch nicht (zumindest ChatGPT, das aktuell das Lieblingswerkzeug ist).
• Ich vertraue der KI nicht blind. Dazu macht sie viel zu viele Fehler.
• Ich füttere die KI nicht mit sensiblen Daten oder Insider-Informationen. Obwohl ich meine Chats nicht für das KI-Training freigegeben habe, weiß ich immer noch nicht, was mit den Inhalten passiert, die ja immerhin für 30 Tage gespeichert werden.

ABER - auch mit diesen Einschränkungen gibt es soviel, was KI für mich tun kann. Und das Beste daran: Für viele dieser Funktionen sind keine komplexen technischen Anbindungen oder API-Schnittstellen erforderlich. Das wäre dann der nächste Entwicklungsschritt, wenn ich genau weiß, wie ich die KI nutzen möchte. 

Hier nur ein paar Beispiele:

• Ich nutze die KI für Personainterviews. Dazu habe ich diverse Personas entwickelt, die ChatGPT für mich mit Leben füllt. ChatGPT nimmt die Rolle der Personas ein und beantwortet mir meine Fragen. Die Ergebnisse nutze ich für Blogs, Beiträge und natürlich, um die Inhalte für meine Trainings und Schulungen zu brainstormen.
• In der Vorbereitung von Workshops habe ich früher sehr lange im Internet recherchiert, um Ideen für passende Methoden zu bekommen. Aktuell helfen mir die unterschiedlichen KIs dabei. Ich beschreibe, was Teilnehmer:innen lernen, ausprobieren oder reflektieren wollen, gebe noch ein bisschen Kontext dazu und schon bekomme ich Vorschläge, von denen mindestens einer mit ein bisschen Umarbeiten brauchbar ist.
• Nutzenformulierungen bei Empfehlungen in Audits. Frühe” habe ich richtig lange überlegt und Formulierungen ausprobiert und überworfen. Jetzt gibt mir ChatGPT Anregungen, die ich weiterentwickeln kann. Zeitersparnis? Enorm.
• QM-Methoden: Ich bin als selbstständige Person Einzelkämpferin. Aktuell ist ChatGPT mein Assistent. Egal ob Ishikawa, 5Why, SWOT-Analysen - das machen wir gemeinsam. Mit schon richtig guten Ergebnissen. 
  

Meine Sommerreihe zu KI bei Linkedin

Ende Juli, kurz bevor ich in meine jährliche Sommerauszeit gegangen bin, habe ich eine  Beitragsreihe zum Thema "KI im QM" auf LinkedIn entwickelt. Die Reihe ist über den gesamten August gelaufen. Mit einer richtig guten Resonanz. Das Thema interessiert nachvollziehbar viele Qualitätsmenschen. (Links zu den Einzelbeiträgen am Ende des Blogs.)

Diskussions-Themen der Serie:

• In der LinkedIn-Reihe standen unter anderem die besonderen Fähigkeiten von Qualitätsmanagement-Expert:innen im Umgang mit KI im Fokus. Besonders unsere spezialisierten Fertigkeiten, wie zielorientiertes und logisches Denken, verleihen uns als Q-Menschen einen Wettbewerbsvorteil in der Anwendung von KI.
• Ein kontrovers diskutiertes Thema war, ob KI Fachkräfte im Qualitätsmanagement ersetzen könnte. Die Antwort ist komplex: KI kann zwar bestimmte Prozesse automatisieren, aber die menschliche Expertise bleibt für die sinnvolle Anwendung und Kontrolle der Technologie immer noch zentral. In anderen Worten: KI ist ein mächtiges Werkzeug, aber nicht der Kapitän des Schiffs.
• Ein weiteres intensiv diskutiertes Thema war die Ethik im Umgang mit KI. Ist Höflichkeit gegenüber einer Maschine notwendig oder sogar sinnvoll? Der Konsens tendiert zu einem respektvollen Umgangston, nicht für die Maschine sondern für sich selbst. Allerdings sollte diese Höflichkeit nicht zu vagen Formulierungen führen. KI-Systeme benötigen klare, unmissverständliche Anweisungen, um effizient zu arbeiten.

Das gab es unter anderem an Handwerkszeug:

• Zum Handwerkszeug für den Umgang mit KI gehört insbesondere die Technik des "Prompting". Für KI-Neulinge sei erklärt: Ein "Prompt" ist eine schriftliche Anweisung, die der KI exakt vorgibt, welche Aufgabe sie ausführen soll. Das klingt einfacher, als es ist. Denn eine präzise Formulierung ist entscheidend, um von der KI die gewünschten Ergebnisse zu erhalten.

Umfrage:

Ergebnisse: In einer Umfrage hat sich meine LinkedIn-Community mit der Frage beschäftigt: Wie könnten Sie die Zeit nutzen, die durch die Anwendung von KI im QM freigesetzt wird? Das waren die Antworten Die Antworten waren aufschlussreich:

• Platz 1: Prozessverbesserung
• Platz 2-4: Kompetenzen erweitern, strategische Planung und Teamentwicklung (in keiner speziellen Reihenfolge)

Proaktivität als Schlüssel: Bevor Sie die durch KI gewonnene Zeit mit ad-hoc-Aufgaben füllen, planen Sie besser im Voraus. Denn wie wir alle wissen: Leerlauf wird schnell durch unerwartete Herausforderungen ersetzt.

Konkrete Anwendungsfälle im Fokus

Weil mir immer wichtig ist, dass ich alles selbst ausprobiere (inklusive Grenzen und Möglichkeiten), habe ich im letzten Jahr viel experimentiert. Was bringt mir eine Qualitäts- und/oder Zeitersparnis? Wo kostet mich die Beschäftigung mit der KI mehr Zeit als sinnvoll? Das Ergebnis: Viele Anwendungen machen einfach Sinn.

Zum Beispiel 

• Einsatz von KI in QM-Methoden: Nehmen wir als Beispiel die Ishikawa-Methode. Aber das ist nur eine von vielen; ich habe sehr viele andere Methoden getestet.
• Verbesserung der Qualitätspolitik: ChatGPT kann nicht nur Texte generieren, sortieren und/oder verbessern, sondern auch dabei assistieren, SMARTE Ziele und zugehörige Maßnahmen abzuleiten (natürlich müssen Sie am Ende noch mal Hand anlegen, aber die Basis ist immer schon sehr gut brauchbar).
• Spiel und Ernst: Ja, mit ChatGPT lassen sich sogar Spiele entwickeln oder spielen (siehe Promptbeispiele).

In den Download-Materialien finden Sie eine Liste von Prompts, die sich in der Praxis als nützlich erwiesen haben.

Entlastung auch für AZAV-Träger: Wer im Rahmen der AZAV (Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung) arbeitet, kennt die hohe Dokumentationslast. KI kann hier tatsächlich ebenfalls Abhilfe schaffen. 

Einige Beispiele:

• Erstellung von Zusammenfassungen aus Profiling- oder Bestandsaufnahme-Erkenntnissen
• Automatisierte Erstellung von passenden Zielen und Maßnahmeplänen
• Optimierung der Dokumentenverwaltung in Bezug auf beispielsweise Berichte

Wichtig: Selbstverständlich müssen alle Daten vor der Verarbeitung durch die KI anonymisiert werden.

Die Grenzen verschieben sich: Blick über den Tellerrand

Was wir bisher beleuchtet haben, ist nur der Anfang; die KI-Revolution im Qualitätsmanagement steckt voller Potenzial. Tatsächlich erweitert sich der Horizont ständig, und hier sind einige weitere spannende Anwendungsgebiete:

• Konzept- und Strategieentwicklung: KI kann bei der Ausarbeitung komplexer Konzepte und Strategiepapiere unterstützen, indem sie etwa Vorlagen generiert oder Entscheidungsparameter analysiert.
• Kundenfeedback-Auswertung: Stellen Sie sich eine KI vor, die Kundenbewertungen in Echtzeit auswertet und Handlungsempfehlungen für Prozessverbesserungen gibt.
• Compliance-Automatisierung: Routine-Compliance-Checks oder Audits können durch KI wesentlich effizienter gestaltet werden, wodurch Sie sich auf komplexere Aufgaben konzentrieren können. 
  

Abschließende Gedanken und konkrete Aktionsschritte

Wenn Sie bis hierher durchgehalten haben, dann haben Sie schon den ersten Schritt in die KI-gesteuerte Zukunft des Qualitätsmanagements gemacht. Aber, wie das Sprichwort sagt, "Wissen ist Macht, aber Anwendung ist der Schlüssel." Hier sind einige praxisnahe Aktionsschritte, die Sie umsetzen könnten:

• Fortbildung ist King: Es gibt diverse Kurse, Webinare, darunter auch mein Kurzworkshop, die Ihnen das nötige KI-Wissen vermitteln können.
• Prozess-Check: Sie kennen Ihre eigenen Prozesse am besten. Identifizieren Sie gezielt die Bereiche, die sich für eine KI-Integration eignen.
• Klein anfangen, groß denken: Überstürzen Sie nichts. Ein Pilotprojekt kann Möglichkeiten zeigen. Die Ergebnisse nutzen Sie dann für größere Implementierungen (auch technische).
• Wissensaustausch: Nutzen Sie Netzwerke und Foren, um sich mit anderen QM-Profis auszutauschen. Aktuell wissen wir alle ein bisschen und können uns im Zweifel gut unterstützen. 
  

Weiterführende Ressourcen und nützliche Links:

Ihre Reise in die Welt der KI und des Qualitätsmanagements ist gerade erst angefangen. Glücklicherweise gibt es jede Menge (auch kostenlose) Quellen, die bei der Beschäftigung mit der KI helfen. Hier sind nur ein paar:

• Kostenlose KI-Online-Kurse auf dem KI-Campus: Websites wie der KI-Campus bieten kostenlose Kurse an, die Sie zum KI-Profi machen.
• BSI-Leitfaden zu KI und Sicherheit: Dokumente wie der BSI-Leitfaden zu KI und Sicherheit geben Ihnen Einblicke in die regulatorischen Aspekte.
• Job-Futuromat: Wie sicher ist Ihr Job vor KI und Automatisierung? Der Job-Futuromat zeigt Ihnen, wie anfällig Ihr Berufsfeld für KI-Automatisierung ist.
• Und natürlich meine LinkedIn-Beiträge zum Thema KI Und QM, die Sie in meinem Profil finden. 

Fazit: Das hört nicht auf.

🔹 KI ist nicht nur ein kurzfristiger Hype, sondern ist tatsächlich eine Revolution nicht nur in der Welt des Qualitätsmanagements.

🔹 Die Technologie bietet unglaublich viele Möglichketen, von der Automatisierung alltäglicher Aufgaben bis zur tiefgehenden Analyse komplexer Daten.

🔹 Aber Achtung: Wo Licht ist, ist auch Schatten. KI bringt sowohl Chancen als auch Herausforderungen mit sich.

🔹Wenn Sie bereit sind, den nächsten evolutionären Schritt in der KI-gesteuerten Welt des Qualitätsmanagements zu gehen, können Sie nicht früh genug damit anfangen, sich zu informieren und sich ihre Meinung zu bilden.

🔹 ​Der Weg dahin ist vielleicht mühsam, aber die Aussichten sind vielversprechend.

Ursula Wienken, Ihre Qualitätsexpertin

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Kontakt

Einige von den Prompts, die bei mir gut funktionieren, habe ich Ihnen einer Notion-Übersicht zusammengestellt. Viel Spaß beim Ausprobieren! (Achtung - wird immer mal wieder erweitert.)

Link zu Notion mit Promptbeispielen, die fürs QM funktionieren!

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