Ein AZAV-konformes QM-System ...
muss auch ein Mindestmaß an Verfahrensbeschreibungen enthalten.
Welche? Da hilft ein Blick in die Empfehlungen des Anerkennungsbeirates.
Richtig - die AZAV ist in ihren Anforderungen nicht wirklich gut durchschaubar. Und ganz häufig erreichen mich Fragen wie:
Was muss ich denn jetzt eigentlich für die Zulassung einreichen?
Abgesehen davon, dass das eine längere Geschichte ist, kann man aber schon mal eins festhalten.
Im Kern wird von den (zukünftigen) Trägern erwartet, dass sie ein bodenständiges QM-System dokumentiert und etabliert haben. Und zu einem bodenständigen QM-System gehören auch Ablaufbeschreibungen - oder wie es in den Empfehlungen zur AZAV formuliert ist: Verfahrensbeschreibungen.
Ob die vollständig und nachvollziehbar vorhanden sind, wird übrigens aktuell sehr viel akribischer von den Zertifizierungsstellen geprüft als noch im letzten Jahr.
Um im Audit auf der sicheren Seite zu sein, sollten Sie also wissen, welche Verfahren beschrieben sein müssen. Und Sie sollten wissen, dass es zusätzlich zu den Verfahrensbeschreibungen noch weitere - wie wir das im QM nennen - dokumentierte Informationen braucht. Also Verschriftlichungen aller Art wie Konzepte, Analysen etc.
In diesem Artikel geht es ausschließlich um die Verfahren - aber wenn Sie wissen wollen, was sonst noch so erwartet wird, empfehle ich Ihnen mein Musterinhaltsverzeichnis für ein AZAV-konformes Handbuch. (Link am Ende des Blogs - da finden Sie auch zwei Links zu Mustern für digitale Handbücher AZAV - eins in Trello und eins in notion.)
Aber zurück zu den Verfahren ....
Was ist ein Verfahren?
Im gängigen Verständnis legen Sie mit einer Verfahrensanweisung fest, wie ein Prozess oder Ablauf in Ihrem Unternehmen durchgeführt werden soll. Es ist also grob gesagt, eine Beschreibung eines Vorgehens. Es wird erwartet, dass klar geregelt ist, was gemacht wird, von wem und ggf. wie.
Verfahrensanweisungen sollen sicherstellen, dass alle Vorgaben erfüllt werden und die gewünschte Qualität in Ablauf und Ergebnis sicherstellen.
Wo kann ich nachlesen, welche Verfahren beschrieben sein müssen?
Dass Verfahren beschrieben werden müssen (und welche), steht nicht in der AZAV-Verordnung selbst, sondern in den sogenannten Empfehlungen des Anerkennungsbeirates. Den Link zu den aktuellen Empfehlungen finden Sie unter diesem Blogartikel. Und falls Sie sich wundern: Die Empfehlungen heißen zwar Empfehlungen, sind aber zwingend umzusetzen.
In den Empfehlungen heißt es:
Ein System zur Sicherung der Qualität nach § 178 Nr. 4 SGB III liegt vor, wenn entsprechend § 2 Abs. 4 AZAV zielgerichtete und systematische Verfahren und Maßnahmen angewendet werden und dadurch die Qualität der Arbeitsmarktdienstleistungen jederzeit gewährleistet und kontinuierlich verbessert werden.
Und im Weiteren wird in den Empfehlungen konkretisiert, welche Verfahren erwartet werden.
Welche Verfahren müssen denn jetzt beschrieben sein?
In den Empfehlungen wird explizit nach folgenden Verfahren gefragt (in der Reihenfolge ihres Erscheinens):
- Verfahren, wie das Unternehmen Qualitätspolitik und Qualitätsziele festlegt und regelmäßig überprüft.
- Verfahren zur Eignungsfeststellung bei Teilnehmenden.
- Verfahren zur Herleitung von Entwicklungs-, Eingliederungs-, Lehr- und Lernzielen.
- Verfahren zur Konzeption der Maßnahmeangebote des Trägers, insbesondere auch mit Blick auf die individuellen Voraussetzungen bei den Teilnehmenden.
- Verfahren zur Ermittlung des individuellen Entwicklungs-, Eingliederungs- bzw. Lernbedarfs.
Diese Verfahren sollten also mindestens beschrieben sein - und zwar jeweils für alle beantragten Fachbereiche. Aus den Beschreibungen sollten die spezifischen Unterschiede in der Vorgehensweise in den Fachbereichen erkennbar sein.
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Ursula Wienken, Ihre Qualitätsexpertin
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- Haben Sie schon Bekanntschaft mit den AMDL-Prüfteams gemacht? Sie sind ganz zentrale Funktionen im AZAV-Universum. Die Prüfdienste Arbeitsmarktdienstleistungen (AMDL) repräsentieren sachkundige Prüfer:innen, die im gesamten Bundesgebiet verteilt operieren. Ihre Mission? Die Qualitätssicherung der Maßnahmen unter dem Dach der Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung (AZAV), welche von der Bundesagentur für Arbeit gefördert werden, akribisch zu überwachen. Als zertifizierter Träger könnten Sie diese Expert:innen schon in Aktion erlebt haben - oder Sie stehen noch auf ihrer Besuchsliste. Neugierig, was unter die Lupe genommen wird, welche häufigen Stolpersteine identifiziert werden und wie Sie sich für die anspruchsvolle Prüfung rüsten können? Es wartet eine Schatzkiste an Wissen in meinem spannenden Wiki darauf, von Ihnen entdeckt zu werden.
