AZAV wird noch komplizierter
Damit Sie wissen, was auf Sie zukommen kann ...
Wenn Sie schon als AZAV-Träger zugelassen sind, werden Sie sich vielleicht gewundert haben, dass Ihr Auditor/ Ihre Auditorin in den letzten Monaten im Rahmen von Überwachungsaudits, vor allem aber bei Neuzulassungen sehr viel strenger auf Unterlagen geschaut haben, als Sie das vielleicht aus den letzten Jahren gewohnt waren.
Das liegt daran, dass die Dakks (die Aufsichtsstelle für die Zertifizierungsgesellschaften) aktuell auch bei den Zertifizierern zunehmend genauer und strenger hinschaut.
Grundlage für die Prüfung sind sogenannte MD-Papiere, in denen ganz genau hinterlegt ist, wie die Zertifizierer zu arbeiten haben. Ob das alles in den Verfahren wie beschrieben umgesetzt wird, prüfen die Dakks-Auditor*innen sehr akribisch. Und diese Prüfungen, bzw. die Abweichungen, die bei den Zertifizierern landen, landen am Ende auch bei Ihnen. Nämlich im Rahmen Ihrer Audits.
Wichtig:
Da die Audits bei den Zertifizierungsstellen nicht alle gleichzeitig stattfinden, kommen die Änderungen, bzw. die Verschärfungen unter Umständen zeitversetzt bei Ihnen an. Wundern Sie sich also nicht, wenn noch nicht alles bei Ihnen Thema war - das kann (muss aber nicht) noch kommen ...
Worum geht es genau?
1.) Ihr QM-System
In den Empfehlungen des Anerkennungsbeirates finden sich häufig Formulierungen, die ungefähr so beginnen:
Der Zulassungsantrag des Trägers muss insbesondere eine Dokumentation enthalten zu (...) einem Verfahren, wie das Unternehmen Qualitätspolitik und Qualitätsziele festlegt und überprüft.
Viele Träger überlesen hier gerne den Begriff "Verfahren" und haben zwar ihre Ziele dokumentiert vorliegen, nicht aber das entsprechende Verfahren. Die fehlenden Verfahrensbeschreibungen stoßen der DAkks zunehmend auf - entsprechend schauen die Auditor*innen bei Ihnen genauer hin. Checken Sie also am besten mal Ihr QM-System, ob für alles, wo in den Empfehlungen nach einem "Verfahren" gefragt wird, auch Verfahren vorliegen. Oder schauen Sie sich dazu noch mal meinen Blog zum Thema an.
2.) Ihre Schulungsräume / Standorte
Dass Sie für die Zulassung von Standorten Fotos der Schulungsräume einreichen müssen, kennen Sie schon. Neu ist, dass einige Zertifizierer jetzt genauer darauf achten (müssen), dass auf den Fotos zu erkennen ist, dass im Zweifel 12 Personen im Raum Platz haben. Das ist die von der AZAV aktuell als Standard betrachtete TN-Größe für Gruppen. Interessanterweise gilt das auch, wenn Sie als Träger nur Einzelcoachings machen. Wozu das gut sein soll? Die AZAV geht davon aus, dass wenn Sie als Träger zugelassen werden, Sie grundsätzlich alle Voraussetzungen erfüllen müssen - auch, wenn Sie etwas sehr Spezielles planen. Inwieweit das sinnvoll ist? ...
Was auch genauer angeschaut wird, ist folgendes: Haben Sie eine gewerbliche Nutzungsgenehmigung für Ihre Räume? Das ist besonders für sehr kleine Träger oder Selbstständige relevant. Diese Vorgabe kommt nicht aus der AZAV, sondern aus dem Baurecht. Aber das kennen Sie von der AZAV ja schon, dass auch geprüft wird, ob und wie Sie relevante gesetzlich-behördliche Vorgaben umsetzen. Achten Sie also darauf, dass Sie entweder einen gewerblichen Mietvertrag haben oder die Erlaubnis Ihres Vermieters zur gewerblichen Nutzung schriftlich vorliegen haben. Wenn Sie Ihre Maßnahmen in Ihrer Eigentumswohnung oder in Ihrem Haus durchführen, müssten Sie grundsätzlich auch dafür eine Genehmigung haben - in diesem Fall vom zuständigen Bauamt. Die Einzelheiten regeln die Landesbauordnungen.
3.) Ihre Teilnehmendenverträge
... sind immer noch Thema. Es finden sich in den Verträgen immer noch Passagen, die nicht azav-konform sind. Oder es fehlen wichtige Regelungen. Nur drei Beispiele, was nicht sein darf oder sein muss:
- Im Vertrag dürfen keine Regelungen hinterlegt sein, die die TN zu irgendeiner Form von Selbstzahlungen verpflichten - also auch nicht, wenn sie die Maßnahme abbrechen oder nicht antreten.
- Im Vertrag MUSS hinterlegt sein, dass die Teilnehmenden eine TN-Bestätigung erhalten und zwar auch dann, wenn sie die Maßnahme abbrechen oder nicht erfolgreich beenden.
- Der TN-Vertrag muss speziell für AZAV-Teilnehmer*innen formuliert sein. Passagen, die abweichende Regelungen für Selbstzahler*innen ausweisen, sind nicht zulässig.
4.) Die Qualifikation Ihres Personals
Auch unser allseits gefürchtetes Thema "Qualifikation des eingesetzten Lehr- und Fachpersonals" ist noch nicht zu Ende diskutiert. Im Gegenteil. Auf der sicheren Seite sind Sie, wenn Sie beispielsweise eine Übersicht Ihrer Mitarbeiter*innen haben, aus der ersichtlich ist, in welchen Maßnahmen oder für welche Unterrichtsthemen sie eingesetzt werden. Und darauf zugeschnitten die jeweilige Qualifikation nachweisen können.
Hinweis am Rande: Ein Lebenslauf ersetzt nicht die Einzelnachweise wie Zeugnisse, Zertifikate etc.
5.) Das Zertifizierungs-Logo auf Ihrer Homepage
Auch hier müssen Sie damit rechnen, dass Ihr*e Auditor*in genauer hinschaut. Betreiben Sie Etikettenschwindel? Oder ist das AZAV-Logo tatsächlich nur da, wo auch AZAV drinsteckt. Haben Sie beispielsweise nur einzelne Standorte für die AZAV zugelassen, dann dürfte Ihr Logo nicht auf der Homepage-Start-Seite auftauchen - es sei denn, es ist entsprechend kommentiert.
Und falls es an Ihnen vorbeigegangen ist:
Es gibt eine neue Version der Empfehlungen des Anerkennungsbeirates vom 07.09.2022. Die Änderungen betreffen zunächst ausschließlich die Arbeit der Zertifizierungsstellen - aber als Träger sollten Sie ja immer die aktuellste Version im Zugriff haben. Hier der Link fürs Runterladen.
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- Haben Sie schon Bekanntschaft mit den AMDL-Prüfteams gemacht? Sie sind ganz zentrale Funktionen im AZAV-Universum. Die Prüfdienste Arbeitsmarktdienstleistungen (AMDL) repräsentieren sachkundige Prüfer:innen, die im gesamten Bundesgebiet verteilt operieren. Ihre Mission? Die Qualitätssicherung der Maßnahmen unter dem Dach der Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung (AZAV), welche von der Bundesagentur für Arbeit gefördert werden, akribisch zu überwachen. Als zertifizierter Träger könnten Sie diese Expert:innen schon in Aktion erlebt haben - oder Sie stehen noch auf ihrer Besuchsliste. Neugierig, was unter die Lupe genommen wird, welche häufigen Stolpersteine identifiziert werden und wie Sie sich für die anspruchsvolle Prüfung rüsten können? Es wartet eine Schatzkiste an Wissen in meinem spannenden Wiki darauf, von Ihnen entdeckt zu werden.
Ursula Wienken, Ihre Qualitätsexpertin
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