AZAV - Melden Sie Ihre Änderungen!
Als AZAV-Träger sind Sie verpflichtet, alle relevanten Änderungen initiativ bei Ihrer Zertifizierungsstelle anzuzeigen. Wer das vergisst, erlebt im Audit teils unangenehme Konsequenzen.
- Als Träger nach AZAV müssen Sie alle Änderungen selbstständig melden. Dazu verpflichten Sie sich im Zertifizierungsvertrag.
- Manchmal ist unklar, was alles anzeigepflichtig ist.
- Deshalb hier eine Übersicht und eine Checkliste.
Änderungen
Warum es so wichtig ist, alles zu melden.
Mit Ihrer Anmeldung zur Zertifizierung haben Sie einen Vertrag mit Ihrer Zertifizierungsstelle abgeschlossen. In diesem Vertrag verpflichten Sie sich, Ihrer Zertifizierungsstelle unaufgefordert, relevante Änderungen mitzuteilen.
Der Grund dafür liegt in der AZAV-Verordnung. Die Zertifizierungsstelle ist damit beauftragt, Ihre finanzielle, infrastrukturelle und personelle Leistungsfähigigkeit zu prüfen und zu bestätigen. Das kann sie nur, wenn sie jederzeit auf dem Laufenden darüber ist, was sich bei den Trägern - auch unterjährig - verändert.
Hier die wichtigstens 5 Bereiche, bei denen Sie sicherstellen sollten, dass Sie zeitnah Ihre Änderungen melden und bestätigen lassen sollten.
1. Standorte
Alle Standorte müssen erfasst sein - auch temporäre und kleine.
Alle Standorte, auch temporäre, an denen Sie azav-relevante Maßnahmen durchführen oder steuern – müssen durch die AZAV erfasst sein. Bevor Sie also neue Räume nutzen, müssen Sie diese bei Ihrer Zertifizierungsstelle melden.
Die meisten Zertifzierungsstellen machen die Zulassung vom Schreibtisch nach Einsicht von Unterlagen (Mietvertrag, ggf. Genehmigungen, Grundrisse, Inventar, manchmal Fotos etc.) gegen eine Gebühr. Manchmal wird aber auch ein Sonderaudit vereinbart, bei dem die Eignung des Standortes durch eine:n Auditor:in vor Ort überprüft wird.
Standorte müssen auf dem AZAV-Trägerzertifikat vermerkt werden – Sie erhalten also auch ein neues Zertifikat.
Einige Zertifizierungsstellen wollen nicht nur informiert werden, wenn Sie komplett neue Standorte beziehen, sondern auch dann, wenn sich bei den Räumlichkeiten Änderungen ergeben haben. Was kann das sein? Umbauten, die Auswirkungen auf die maximale TN-Zahl haben oder neue behördliche Nutzungsvorgaben und so weiter. Auch das sollte gemeldet werden.
2. Personen
Neue Leitung - die Zertifizierungsstelle will es wissen.
Wesentliche Änderungen in Bezug auf Personen oder Personengruppen müssen ebenfalls bei Ihrer Zertifizierungsstelle gemeldet werden und das zeitnah.
„Wesentlich“ sind in der Regel alle Personen aus dem Bereich Leitung also Geschäftsführung, Vorstände, Leiter des Träger und so weiter.
Aber auch das für die AZAV-Träger-, bzw. AZAV-Maßnahmenzulassung verantwortliche Personal. Das können QMB sein, Ausbildungsleitungen, Fachbereichsleitungen, Projektleitungen bei AZAV-Maßnahmen etc.
Manche Zertifizierungsstellen wollen auch wissen, wenn Sie neue Dozent:innen oder Coaches in Ihren zugelassenen AZAV-Maßnahmen einstellen.
3. Fachbereiche
Nicht vergessen - die Fachbereiche gelten auch für die Standorte.
Das klingt selbstverständlich, ist es aber nicht.
Immer mal wieder tauchen im Rahmen von Audits azav-relevante Projekte auf, die einem Fachbereich zugeordnet sind, für den es keine Zulassung gibt.
Hinweis: Eine Fachbereichserweiterung kann auch dann notwendig werden, wenn Sie Maßnahmen an Standorten durchführen wollen (auch nur übergangsweise), für die die Zulassung zum Fachbereich noch nicht vorliegt.
4. Maßnahmen
Zugelassene Maßnahmen dürfen nicht selbstständig verändert werden.
Wenn Sie bei zugelassenen Maßnahmen wesentliche Änderungen vornehmen, müssen Sie auch das melden.
Was ist mit „wesentlich“ in der Regel hier gemeint?
Alle Änderungen, die sich auf Inhalte, Organisation, Konzeption und Kalkulation auswirken. Beispiele:
- Sie reduzieren die Gesamtstundenzahl des Theorieunterrichts zugunsten von mehr Selbstlerneinheiten. Das ist in der Regel meldepflichtig.
- Sie stellen den Teilnehmer:innen statt der kalkulierten Laptops Tablets zur Verfügung, weil die besser mobil eingesetzt werden können. Auch das wäre meldepflichtig, wenn die Tablets günstiger sind als die kalkulierten Laptops.
Die Zertifizierungsstelle entscheidet dann auf Grundlage Ihrer Angaben, ob eine Änderungsmitteilung ausreicht oder die Maßnahme tatsächlich unter den neuen Konditionen neu zugelassen werden muss.
5. QM-System
Nicht vergessen - auch das interessiert die Zertifizierungsstelle.
Änderungen am QM-System sollten auch im Blick behalten werden. Das wäre gegebenfalls anzeigepflichtig:
- wesentliche Änderungen in den Verfahren und Abläufen
- wesentliche Änderungen in der Organisation
Hier ein paar Beispiele aus der Praxis, bei denen die Zertifizierungsstelle gerne eine Anzeige gehabt hätte:
- Der Träger hat sein Handbuch digitalisiert.
- Die Prozessstruktur wurde grundsätzlich umgestellt.
Häufige Fragen
Das kann unter Umständen unangenehm werden. Maßnahmen, die Sie an nicht dafür zugelassenen Standorten durchführen, könnten im schlimmsten Fall gestoppt werden. Theoretisch könnte auch Geld von Ihnen zurückgefordert werden. Auf jeden Fall führt es aber im externen Audit zu unangenehmen Situationen, viel Hin- und Her und in den meisten Fällen zu Nach- oder Wiederholungsaudits. Wenn es ganz blöd läuft, kann es sogar zur Aussetzung oder zum Entzug der Zulassung kommen.
Was Sie melden müssen, steht bei den meisten Zertifizierungsstellen im Zertifizierungsvertrag. Die meisten Zertifizierungsstellen halten zusätzlich Vorlagen für Änderungsmeldungen vor, daraus kann man auch sehen, was gemeldet werden muss. Und nicht zuletzt - fragen schadet nicht!
Mein persönlicher Ratschlag: Prüfen Sie immer mal wieder, ob sich etwas verändert hat. Was sich hier vielleicht so selbstverständlich liest, geht im Alltag schnell mal unter. Da ist ein Raum grade nicht nutzbar - man weicht auf einen anderen Standort aus und hat vielleicht nicht mehr auf dem Schirm, dass ausgerechnet dieser Standort nicht für alle Fachbereiche zugelassen ist. Das geht ganz gut im internen Audit oder in den Meetings und Besprechungen. Meinen Beratungskunden stelle ich dafür eine Checkliste zur Verfügung. Die finden Sie hier im Blog zum kostenlosen Download - weiter unten.
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- Haben Sie schon Bekanntschaft mit den AMDL-Prüfteams gemacht? Sie sind ganz zentrale Funktionen im AZAV-Universum. Die Prüfdienste Arbeitsmarktdienstleistungen (AMDL) repräsentieren sachkundige Prüfer:innen, die im gesamten Bundesgebiet verteilt operieren. Ihre Mission? Die Qualitätssicherung der Maßnahmen unter dem Dach der Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung (AZAV), welche von der Bundesagentur für Arbeit gefördert werden, akribisch zu überwachen. Als zertifizierter Träger könnten Sie diese Expert:innen schon in Aktion erlebt haben - oder Sie stehen noch auf ihrer Besuchsliste. Neugierig, was unter die Lupe genommen wird, welche häufigen Stolpersteine identifiziert werden und wie Sie sich für die anspruchsvolle Prüfung rüsten können? Es wartet eine Schatzkiste an Wissen in meinem spannenden Wiki darauf, von Ihnen entdeckt zu werden.
Wer schreibt?
Als Auditorin und Beraterin mit über 20-jähriger Erfahrung begegnen mir sehr oft behäbige, statische oder überbürokratische QM-Systeme. Gegen dieses ungenutzte Potenzial möchte ich etwas tun.
Für mich bedeutet gutes QM Kommunikation, Reflektion, gemeinsame Entwicklung von und Arbeit an Zielen. Das alles mit großem Sachverstand, Verantwortungsbewusstsein und Freue an der Arbeit mit Menschen.
In meinem Blog teile ich gerne mein Wissen und erprobte Methoden.
Ursula Wienken, Ihre Qualitätsexpertin
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