AMDL-Prüfungen: So läuft das.
Steht ein AMDL-Audit vor der Tür? Dieser Blog hilft Ihnen dabei, zu verstehen, was auf Sie zukommt und wie Sie sich durch gute Vorarbeit vor Mängeln in den Prüfberichten schützen können.
Haben Sie im Juni auch Post von der Bundesagentur für Arbeit bekommen? In der Mail, die an alle AZAV-Träger herausgegangen ist, werden Sie an Ihre Pflichten erinnert. Und zwar daran, dass Sie nicht nur dafür sorgen sollen, dass Sie Ihre Teilnehmer:innen oder Coachees gut darauf vorbereiten, ihren Platz auf dem Arbeitsmarkt zu finden und zu behalten, sondern auch aktiv "Integrationsunterstützung" betreiben sollen.
Was die Agentur für Arbeit darunter versteht, ist insbesondere eine aktive Einweisung in das Portal der Jobsuche der Bundesagentur. Und auch die bloße Einweisung reicht nicht aus, Sie sind verpflichtet, Ihre Teilnehmer:innen und Coachees umfassend in die Funktionalitäten des Bewerbungsmanagements einzuweisen.
Warum ist dieses Schreiben rausgegangen? Meine Vermutung ist, dass die AMDL-Prüfteams mit dem, was Sie in diesem Zusammenhang bei den Trägern vorgefunden waren, nicht wirklich zufrieden waren. Und das bringt mich zum Thema dieses Blogbeitrags.
Was machen eigentlich die AMDL-Prüfteams? Wie verläuft so eine Prüfung? Was sind Prüfschwerpunkte? Und: Weche Folgen kann es für Sie als Träger haben, wenn sich bei den Prüfungen Mängel ergeben.
Auf alle diese Fragen gibt es Antworten im Blog. Und natürlich wie immer eine kostenlose Arbeitshilfe - in diesem Fall die Auditcheckliste "AMDL-Prüfpunkte" - ganz am Ende des Blogs.
Alle Infos rund um die AMDL-Prüfteams
Was sind AMDL-Prüfteams?
Die Prüfdienste Arbeitsmarktdienstleistungen (AMDL) sind Teams von Expert:innen, die die Qualität der von der Bundesagentur für Arbeit geförderten AZAV-Maßnahmen überprüfen. Sie sind bundesweit organisiert und betreiben Hauptstützpunkte in Berlin, Düsseldorf und Nürnberg. Die AMDL-Teams prüfen alle Arbeitsmarktdienstleistungen von Vergabemaßnahmen bis zu Gutscheinmaßnahmen.
Wie arbeiten AMDL-Prüfteams?
Die AMDL-Prüfteams verwenden standardisierte Bewertungssysteme, die speziell für die Prüfung der Arbeitsmarktdienstleistungen entwickelt wurden. Wichtig zu wissen ist, dass die Prüfpunkte der AMDL-Teams nicht zu 100 % mit den Prüfpunkten beim externen Audit übereinstimmen. Die AMDL-Teams nutzen, wie gesagt, eigene Checklisten.
Ihre Prüfpunkte umfassen Bereiche wie Informationen der potenziellen Teilnehmenden, Maßnahmendurchführung, Personal, Räumlichkeiten und Qualitätssicherung. Vor Ort prüfen sie in der Regel die teilnehmenden- und maßnahmebezogener Unterlagen, führen Interviews mit Mitarbeiter:innen, befragen Teilnehmer:innen und sichten die Personalunterlagen der eingesetzten Lehr- und Fachkräfte. Darüber hinaus bewerten sie die Räumlichkeiten durch persönliche Begehungen. Der Teil der Maßnahmendurchführung nimmt dabei den größten Anteil ein.
Grundlage ihrer Bewertung sind die Leistungsbeschreibungen oder Verdingungsunterlagen, die Konzepte, die Unterlagen, die Sie bei der Maßnahmenzulassung eingereicht haben und sonstige relevante Papiere wie fachliche Weisungen und Ähnliches.
Sie sehen - die Prüfung geht noch tiefer als die beim externen Audit.
Wie kündigen AMDL-Prüfteams sich an?
Auch in diesem Zusammenhang gibt es deutliche Unterschiede zum externen Audit, das in der Regel langfristig geplant ist (teils sogar ein Jahr im Voraus.)
AMDL-Prüfteams informieren in der Regel den Träger mindestens 2 Arbeitstage (bei Vor-Ort-Prüfungen) bzw. 4 Arbeitstage (bei Remote-Prüfungen) vor dem geplanten Prüfungstermin.
Wie beim externen Audit auch beginnt die Prüfung dann mit einem Auftaktgespräch, um sich kennenzuelernen und den Ablauf abzustimmen und endet mit einem Abschlussgespräch in dem Sie zumindest grob über die Ergebnisse informiert werden.
Wie sieht der Bericht aus?
Der Prüfbericht enthält eine standardisierte Zusammenfassung der festgestellten Handlungsbedarfe in den einzelnen Wertungsbereichen.
Die Bewertungen sagen aus, ob das, was an Mängeln festgestellt wurde, risikobehaftet ist oder nicht. Daraus ergibt sich - ähnlich wie den kritischen oder nicht-kritischen Abweichungen in den externen Audits der Handlungsbedarf für Sie als Träger.
Im Bericht finden Sie auch detaillierte Aussagen dazu, was positiv bewertet wurde, genaue Beschreibungen der Mängel, die identifiziert wurden und Hinweise dazu, was in Bezug auf die Mängel von Ihnen erwartet wird.
Vielleicht wäre das auch interessant für Sie?
- Haben Sie schon Bekanntschaft mit den AMDL-Prüfteams gemacht? Sie sind ganz zentrale Funktionen im AZAV-Universum. Die Prüfdienste Arbeitsmarktdienstleistungen (AMDL) repräsentieren sachkundige Prüfer:innen, die im gesamten Bundesgebiet verteilt operieren. Ihre Mission? Die Qualitätssicherung der Maßnahmen unter dem Dach der Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung (AZAV), welche von der Bundesagentur für Arbeit gefördert werden, akribisch zu überwachen. Als zertifizierter Träger könnten Sie diese Expert:innen schon in Aktion erlebt haben - oder Sie stehen noch auf ihrer Besuchsliste. Neugierig, was unter die Lupe genommen wird, welche häufigen Stolpersteine identifiziert werden und wie Sie sich für die anspruchsvolle Prüfung rüsten können? Es wartet eine Schatzkiste an Wissen in meinem spannenden Wiki darauf, von Ihnen entdeckt zu werden.
Wie gehe ich als Träger mit dem Bericht um?
Es wird von Ihnen erwartet, dass sie auf den Bericht reagieren. Die Zeitspanne wird Ihnen im Anschreiben mitgeteilt. Wichtig ist, dass Sie diesen Bericht "wie eine Beschwerde" behandeln und die Mängel und entsprechenden Verbesserungsmaßnahmen über ihr Fehler- und Verbesserungsmanagement laufen lassen.
Es braucht also das ganze Programm von Fehlerbeseitigung, Ursachenanalyse, Korrektur- und möglicherweise Vorbeugemaßnahmen. All das muss dokumentiert werden, denn am Ende schaut auch noch Ihr:e extern:e Auditor:in drauf.
Welche Konsequenzen können negative Bemerkungen im Bericht haben?
Negative Anmerkungen im Prüfbericht können ernsthafte Konsequenzen haben.
Der Bericht geht nämlich serienmäßig auch an die regionalen Einkaufszentren bei Vergabemaßnahmen und die Fachkundige Stelle bei Gutscheinverfahren. Und die entscheiden dann, ob weitere Maßnahmen erforderlich sind.
Wenn die Prüfer:innen im Bericht zu dem Schluss gekommen sind, dass die Maßnahmedurchführung risikobehaftet ist, können die Konsequenzen bis hin zum Entzug der Zulassung gehen.
Aber auch, wenn die Konsequenz nicht so dramatisch ist - auf jeden Fall werden Sie im nächsten externen Audit zu den Mängeln und der Art und Weise, wie Sie damit umgegangen sind, Rede und Antwort stehen müssen. Gegebenfalls veranlasst Ihre fachkundige Stelle auch ein Sonderaudit oder verlängert die Auditzeit.
Was passiert sonst noch mit den Prüfergebnissen?
Die Prüfergebnisse werden bundesweit ausgewertet nach Schwachstellen aber auch besonders gelungenen Maßnahmen.
Die Ergebnisse werden meist einmal im Jahr an die fachkundigen Stellen weitergegeben, mit der Bitte, die Auditor:innen für die Schwachstellen zu sensibilisieren und die Mängel in die externen Audits einzubauen. Oder wie in unseren Fall wendet sich die Bundesagentur direkt an Sie und macht Sie auf Ihre Pflichten als Träger aufmerksam.
Als Auditorin und Beraterin sehe ich tatsächlich viele dieser Berichte. Damit Sie ungefähr wissen, was auf Sie zukommt, habe ich mir die Mühe gemacht, die Berichte, die mir für 2023 vorliegen auszuwerten. Die Ergebnisse im nächsten Kapitel.
Zusammen Grenzen und Möglichkeiten der AZAV ausloten?
Ich freue mich auf Ihre Kontaktaufnahme!
Was haben die Prüfteams in 2023 geprüft, was wird erwartet und was wurde häufiger bemängelt?
Hier stelle ich Ihnen nach Themen sortiert vor, was die Prüfteams sich anschauen, was sie erwarten und was häufiger bemängelt wurde. Diese Auflistung setze ich im Verlauf des Jahres weiter fort. Falls Sie zur Transparenz beitragen wollen, können Sie mir gerne (auch anonymisiert) Prüfberichte zukommen lassen, die bei Ihnen eingegangen sind. Schreiben Sie mir dazu gerne unter mail@mq-koeln.de.
Thema 1 - Information der Teilnehmenden
Erwartungen
Erwartet wird, dass potenzielle Teilnehmer:innen im Vorfeld der Maßnahme Zugang zu umfassenden und genauen Informationen über den Träger und das Maßnahmenprofil haben.
Diese Informationen sollten sowohl schriftlich (z.B. in Form von Broschüren oder Flyern) als auch digital auf der Website des Trägers zur Verfügung stehen.
Darüber hinaus muss die Maßnahme in der Weiterbildungsdatenbank der Bundesagentur für Arbeit korrekt eingepflegt sein. (Fachbereich 1 und 4).
Speziell für den Fachbereich 3 wird erwartet, dass der bundeseinheitliche Flyer mit einem zur Maßnahme passenden individuellen Einlegeblatt verwendet wird. Dieses Einlegeblatt muss drei Wochen nach Zuschlagserteilung für die Maßnahme an den Bedarfsträger weitergeleitet werden.
Häufige Kritikpunkte
In der Prüfungen wurde beispielsweise bemängelt, dass das Einlegeblatt für die Flyer im Fachbereich 3 vor Maßnahmenbeginn nicht an den Bedarfsträger weitergeleitet wurde.
Thema 2 - Anwesenheiten, Fehlzeiten und Abbruchprävention
Erwartungen
Bei der Prüfung werden Regelungen und Beschreibungen zur Anwesenheit der Teilnehmer:innen, Umgang mit Fehlzeiten, Dokumentation der Unterstützung für das Nachholen versäumter Inhalte und die Information an den Bedarfsträger und Abbrüche untersucht.
Zunächst gehen die Prüfer:innen davon aus, dass es in Ihrem QM-System eine klar definierte und umgesetzte Strategie zur Vermeidung und zum Umgang mit Fehlzeiten gibt. Also ein Fehlzeitenkonzept, wie es schon zur Träger- und dann nochmal zur Maßnahmenzulassung von Ihrer fachkundigen Stelle erwartet wird. Im Fehlzeitenkonzept sollten Sie sich regeln, dass Sie Rückkehrgespräche oder Motivationsgespräche mit Ihren Teilnehmer:innen führen, falls Sie länger erkrankt waren oder häufige Fehlzeiten produziert haben, insbesondere bei unentschuldigtem Fehlen.
In der Praxis erwartet man von Ihnen, dass Sie die Anwesenheiten Ihrer Teilnehmer:innen oder Coachees systematisch erfassen, beispielsweise über Klassenbücher oder ähnliche Aufzeichnungen. Dazu gehört auch, dass Sie auffällige Verspätungen oder vorzeitige Unterrichtsbeendigungen dokumentieren - das wurde in den Berichten mehrfach positiv erwähnt. Ihre Aufzeichnungen sollten präzise, immer auf dem aktuellen Stand und ,ganz wichtig, nachvollziehbar sein.
Sie dürfen Fehlzeiten nur bei berechtigten Gründen als entschuldigt werten. Die Bewertung soll sich an den Gepflogenheiten des Arbeitsmarktes orientieren.
Und nicht zuletzt: Alles rund um Fehlzeiten wie Gespräche mit den Teilnehmenden oder Zielvereinbarungen, die sich aus häufigen Fehlzeiten ergeben, müssen wie es in den Berichten heißt "hinreichend" dokumentiert sein.
Dass alle Fehlzeiten der Teilnehmer:innen zuverlässig an den Kostenträger gemeldet werden, solle bekannt sein. Und dass Sie Kontakt mit dem Kostenträger aufnehmen müssen, wenn die Teilnehmer:innen so oft fehlen, dass das Maßnahmenziel gefährdet ist ebenfalls.
Häufige Kritikpunkte
Und das hier wurde häufig bemängelt:
- es fehlt eine effektive Strategie zur Vermeidung von Fehlzeiten (Fehlzeitenkonzept)
- die Erwartungen rund um Anwesenheiten und Fehlzeiten und die Folgen von häufigen unentschuldigten Fehlzeiten waren nicht ausreichen an die Teilnehmenden kommuniziert
- Fehlzeiten waren "unzureichend" dokumentiert, ebenso Gespräche und Vereinbarungen mit den Teilnehmer:innen
- Gespräche über Gründe der Abwesenheiten oder Unterstützung dabei, versäumten Stoff nachzuholen, waren nicht nachvollziehbar
"Bei vermehrten Fehlzeiten, besonders bei unentschuldigten, sollen am ersten Tag der Anwesenheit Rückkehrgespräche geführt werden.
Hier werden die Gründe erfragt, gemeinsam Strategien zur Vermeidung vereinbart und deren Umsetzung nachgehalten.
Eine zuverlässige Teilnahme stellt einen wichtigen Schritt für eine Integration in Ausbildung oder Arbeit dar."
Thema 3 - Aufnahme in die Maßnahme
Aufnahme in die Maßnahme und Eignungsfeststellung
Die von Ihnen als Träger definierten Zugangsvoraussetzungen müssen nachvollziehbar im Rahmen der Eignungsfeststellung überprüft werden.
Die AMDL-Teams erwarten in diesem Zusammenhang, dass sowohl die fachliche Eignung, wie Kenntnisse und Fähigkeiten, als auch die persönliche Eignung, wie Motivation und familiäre sowie gesundheitliche Rahmenbedingungen, berücksichtigt werden. Auch die Eignung für bestimmte Lernformen, insbesondere, wenn Maßnahmen online oder hybrid oder mit Selbstlerneinheiten geplant sind, muss bei der Eignungsprüfung abgefragt werden.
Wenn von diesem Verfahren in Einzelfällen abgewichen wird, wird erwartet, dass dafür eine plausible Begründung schriftlich hinterlegt ist.
Mängel beziehen sich entsprechend darauf, dass die genannten Punkte nicht umgesetzt werden.
Gutscheine
Die Gutscheine für die Maßnahme müssen innerhalb ihres Gültigkeitszeitraums überprüft und eingelöst werden.
Zudem müssen die Inhalte und Bedingungen auf den Gutscheinen mit den tatsächlichen Maßnahmeninhalten übereinstimmen.
Ein Gutschein für eine Vollzeitmaßnahme darf beispielsweise nicht für eine Teilzeitmaßnahme verwendet werden.
Wenn die Gutscheine falsch ausgestellt wurden, wird erwartet, dass Rücksprache mit der ausstellenden Stelle gehalten wird.
"Der Träger soll darauf achten, dass die im Gutschein aufgeführten Inhalte und Rahmen-bedingungen der Maßnahme entsprechen. Sofern die Angaben im Gutschein hiervon abweichen, darf dieser nicht angenommen werden. In diesem Fall sollte Kontakt zum Kostenträger aufgenommen werden."
In diesem Zusammenhang bitte immer auch berücksichtigen, dass hier die Bundesagentur für Arbeit prüft und nicht Ihr lokales Jobcenter, das das vielleicht selbst gar nicht so kritisch sieht.
Vertragliche Regelungen
Es wird erwartet, dass Sie mit allen Ihren Teilnehmer:innen oder Coachees VOR Beginn der Maßnahme einen Vertrag abschließen. Und natürlich muss dieser Vertragn den bei der Zertifizierungsstelle eingereichten Mustern entsprechen und relevante Informationen wie eine genaue Beschreibung der Maßnahme, Dauer, Kosten sowie die Rechte und Pflichten des Teilnehmers und des Trägers enthalten. Besonders wichtig ist, dass der Vertrag angemessene Bedingungen für Rücktritt und Kündigung beinhaltet.
Hier gibt es nach wie vor sehr viele Mängelbeschreibungen in den Berichten.
Thema 4 - Angebote zur Integrationsunterstützung
Integrationsunterstützung und Jobsuche der BA
In den Berichten finden sich sehr häufig Mängel, die sich daraus ergeben, dass die Angebote zur Integrationsunterstützung nicht den Vorgaben entsprechen oder, wenn sie den Vorgaben entsprechen, nicht ausreichend dokumentiert sind.
Es wird nicht nur erwartet, dass Sie die Teilnehmer:innen in die Jobsuche der Agentur einweisen, sondern auch, dass Sie aktiv dabei helfen, Einträge anzulegen oder zu aktualisieren.
Im Einzelnen: Einführung in die Funktionalitäten der Jobsuche und des Bewerbungsmanagements. Dass das noch nicht zufriedenstellend funktioniert, sieht man ja am Schreiben an die Träger durch die Bundesagentur im letzten Monat. Und wenn Teilnehmer:innen einen Eintrag ablehnen, erwarten die AMDL-Teams, dass Sie als Träger nachweisen können, dass Sie den Teilnehmer:innen die "Vorteile eines aktuellen Bewerberprofils aufzeigen".
"Mit den Teilnehmern sollen die Bewerberprofile in der Jobsuche angelegt bzw. bearbeitet werden. Ggfs. sollten hierbei, bei einer ablehnenden Haltung des Teilnehmers, durch den Träger die Vorteile eines aktuellen Bewerber-profils in der Jobsuche aufgezeigt werden."
Zur Integrationsunterstützung gehört aber auch, dass Sie nachweisbar helfen und unterstützen, wenn Lebensläufe erstellt oder angepasst werden, ggf. Vorstellungsgespräche üben oder, wenn Sie Coachings durchführen auf entsprechende integrationsunterstützende Weiterbildungen hinweisen.
Teilnahmebestätigung
Nach Abschluss der Maßnahme müssen alle Teilnehmer:innen ein aussagekräftiges Zertifikat erhalten, das Angaben zum zeitlichen Umfang der Teilnahme, den Inhalten der Maßnahme und den erworbenen Kenntnissen und Fähigkeiten enthält.
Das geht auch klar aus den Berichten hervor, ist aber auch Bestandteil der Träger- und Maßnahmenzulassungen, sollte also auch eigentlich bekannt sein.
Was wird in diesem gesamten Bereich häufig bemängelt?
Ein häufiger Mangel in diesem Bereich ist das Fehlen von nachvollziehbaren Integrationsangeboten, die Ausstellung von Teilnahmebescheinigungen ohne Angabe des zeitlichen Umfangs, das Fehlen einer Einführung in die Jobsuche oder das Fehlen von erstellten/überarbeiteten Bewerberprofilen.
Thema 5 - Durchführung der Maßnahme
Ort der Durchführung
Der Ort der Durchführung der Maßnahme muss im Voraus gegenüber der zertifizierenden Stelle kommuniziert werden muss. Bemängelt wurde immer mal wieder, dass Maßnahmen an Standorten durchgeführt wurden, die dafür nicht benannt waren.
Zusammenarbeit / Netzwerke / weitere Akteure
Die Teams prüfen die Kooperation mit Netzwerkpartnern und anderen Akteuren. Es wird erwartet, dass Kontakte zu Netzwerkpartnern und Arbeitsmarktakteuren nachweislich existieren und dass die Zusammenarbeit entsprechend dem vorgelegten Konzept erfolgt. Zudem sollte ein intensiver Austausch mit dem Bedarfsträger stattfinden. Und all das idealerweise dokumentiert.
Umsetzung der zertifizierten Bestandteile - Übereinstimmung von Angaben
Es muss gewährleistet sein, dass alle Aspekte der Maßnahme, qualitativ und quantitativ, durchgeführt werden. Alle in der Zulassung beschriebenen Inhalte müssen in der Maßnahme umgesetzt werden. Inklusive der im Rahmen der Zulassung angegebenen Unterrichtseinheiten. Alle Informationen, die im Kurzfragebogen und den damit verbundenen Anlagen gemacht wurden müssen der tatsächlichen Umsetzung der Maßnahme entsprechen. Alle Angaben müssen korrekt und konsistent sein.
Das wird intensiv geprüft und es finden sich in den Berichten Mängelanzeigen, wenn beispielsweise ein Feiertag fälschlicherweise im Curriculum als Unterrichtstag ausgewiesen wurde.
"Es war nicht möglich, einen Abgleich mit den gegenüber der FKS gemachten Angaben zu den Maßnahmeinhalten und Un-terrichtsmethoden durchzuführen.
In der Umsetzung der Maßnahme sollte stets Nachvollziehbarkeit darüber bestehen, dass die zertifizierten Bestandteile in qualitativer als auch quantitativer Hinsicht tatsächlich realisiert werden.
Die Angaben im Kurzfragebogen sollen der tatsächlichen Maßnahmeumsetzung entsprechen."
Entsprechend wird auch erwartet, dass die Unterrichts- oder Coachingaktivitäten genau und detailliert dokumentiert werden. Und zwar durch Informationen über die vermittelten Inhalte, die verwendeten Unterrichtsmethoden, den Zeitpunkt und die Dauer des Unterrichts und so weiter.
Lehrplan und Umsetzung / Unterrichts- und Lernerfolgskontrollen
Hier wird erwartet, dass den Teilnehmenden ein umfassender, gut strukturierter Lehrplan zur Verfügung steht. Die Leistungsentwicklung der Teilnehmenden sollte regelmäßig beobachtet und bewertet werden. Zudem sollte bei Bedarf zusätzliche Unterstützung bei Lernschwierigkeiten angeboten werden und eine ständige Analyse des Leistungsstands ermöglicht werden.
Häufige Kritikpunkte in diesem Gesamtkomplex
Häufige Mängel betreffen die unzureichende Dokumentation, Unstimmigkeiten zwischen Angaben und Umsetzung, fehlender oder unzugänglicher Lehrplan und mangelnde Unterstützungsangebote bei Lernschwierigkeiten.
Besonderheiten im Fachbereich 3 und 1 - Individuelle Förderplanung
Hier werden Regelungen zur Umsetzung der Förderplanung, Zielvereinbarung, Leistungs- und Verhaltensbeurteilung sowie Informationskategorien und Berichtspflichten geprüft. Es wird erwartet, dass zu Beginn der Maßnahme individuelle Kompetenzen erfasst werden und dass die Förderplanung differenzierte Aussagen zu individuellen Förderbereichen enthält.
Zielvereinbarungen sollen abgeschlossen und regelmäßig ausgewertet werden, um den Verlauf der Maßnahme zu steuern und die Teilnehmenden einzubinden und zu motivieren.
Häufige Kritikpunkte:
Mängel in diesem Bereich umfassen unter anderem wenig adressatengerechte und nicht ausreichend kleinteilige Zielvereinbarungen, mit zu vielen Aufgaben für die Teilnehmenden. Dieser Mangel taucht insbesondere bei Vergabemaßnahmen im Fachbereich 3 sehr, sehr häufig auf.
"Im Einzelfall enthielten die Zielvereinbarungen zu viele Aufgaben für die Teilnehmer. Diese waren auch wenig adressatengerecht formuliert.
Die Zielvereinbarungen dienen der Steuerung des Maßnahmen-verlaufs sowie der Einbindung und Motivation der Teilnehmer. Durch adressatengerechte, klein-schrittige Vereinbarungen kann der Auftragnehmer gewährleisten, dass Art und Umfang der Unterstützung für alle beteiligten Akteure transparent sind.
Die Ergebnisse der Zielvereinbarungen sind regelmäßig und spätestens zu festgelegten Terminen nachvoll-ziehbar auszuwerden und wenn erforderlich, bedarfsorientiert weiterzuentwickeln."
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Thema 6 - Betriebliche Phasen im Rahmen der Maßnahme
Hier wird die Unterstützung der Teilnehmer:innen bei der Suche nach geeigneten Betrieben, die vertraglichen Regelungen für die betrieblichen Phasen und die Durchführung und Auswertung der betrieblichen Phasen untersucht.
Aus den Berichten lässt sich herauslesen, dass folgendes erwartet wird:
- Die Teilnehmer:innen werden bei der Akquise von geeigneten Betrieben unterstützt.
- Die vertraglichen Vereinbarungen enthalten immer detailliert die konkreten Tätigkeiten.
- Es gibt einen benannten Ansprechpartner für jede betriebliche Erprobung.
- Während der betrieblichen Lernphase findet ein regelmäßiger Kontakt zum Betrieb sowie eine kontinuierliche Betreuung der Teilnehmer:innen statt.
- Die betrieblichen Lernphasen werden ausgewertet und die Ergebnisse in der Förderplanung berücksichtigt.
"Im Einzelfall enthielten die Vereinbarungen nicht die konkreten Tätigkeiten, die der Teilnehmer durchführen sollte. Somit konnten diese in der Folge auch nicht durch den Auftragnehmer während der Betreuung hinterfragt werden.
Die Vereinbarungen zwischen Teilnehmer, Auftragnehmer und Arbeitgeber sollen immer die konkreten Tätigkeiten enthalten.
In der Folge sollen diese im Rahmen der Betreuungspflichten des Auftragnehmers hinterfragt werden."
Das wurde bemängelt:
Mängel wurden beispielsweise festgestellt, wenn Vereinbarungen nicht die konkreten Tätigkeiten enthielten, die Teilnehmer:innen durchführen sollte oder komplett fehlten oder die Betreuung während der betrieblichen Lernphase nicht nachgewiesen werden konnte oder ein benannter Ansprechpartners fehlte.
Thema 7 - Organisation
Hier geht es um die Überprüfung von Maßnahmenplanung, Vertretungsregelungen, Bereitstellung von Arbeitsmitteln und Datenschutz.
Aus der Auswertung der Berichte lässt sich herauslesen, dass Folgendes erwartet wird:
- Eine Personalübersicht muss vorhanden sein.
- Es müssen regelmäßige und protokollierte Teambesprechungen stattfinden.
- Es muss nachvollziehbare und umgesetzte Vertretungsregelungen geben. Die Regelungen müssen sicherstellen, dass Unterricht oder Coaching immer stattfinden können, auch bei Ausfall einer Lehrkraft oder eines Coaches. Falls das nicht möglich ist, müssen Lösungen umgesetzt werden zum Nachholen der verpassten Einheiten.
- Es muss einen ständigen Ansprechpartner für die Teilnehmenden geben.
Häufige Kritikpunkte
Mängel in den Berichten bezogen sich auf fehlende regelmäßige und dokumentierte Teambesprechungen, fehlende Bereitstellung von Arbeitsschutzkleidung, Verstöße gegen den Datenschutz (wenn beispielsweise Krankmeldungen in falschen Akten oder monate später noch in Klassenbüchern lagen) oder das Fehlen eines ständigen Ansprechpartners.
Thema 8 - Personal
Themen sind die Überprüfung von Formalitäten, Rahmenbedingungen für den Personaleinsatz, Qualitätsanforderungen sowie Qualifizierung und Fortbildung des Personals.
Es wird erwartet, dass:
- das eingesetzte Personal die notwendige fachliche und pädagogische Eignung sowie Berufserfahrung hat
- das Personal das Einverständnis zur Einsicht in ihre Personalunterlagen gegeben hat (schriftlich)
- möglicherweise notwendige Führungszeugnisse vor Beginn der Maßnahme vom Auftragnehmer überprüft werden (und die Prüfung dokumentiert wurde)
- das Personal regelmäßige fachliche und didaktische Weiterbildungen absolviert hat und das nachgewiesen werden kann
Häufige Kritikpunkte
Ein identifizierter Mangel war, dass der angegebene Personaleinsatz zum Prüfzeitpunkt nicht den tatsächlichen Angaben entsprach, die gegenüber dem regionalen Einkaufszentrum gemacht wurden, die eingesetzten Lehrkräfte hatten vor Einstellung noch keine Berufserfahrung, besuchte Weiterbildungen bezogen sich ausschließlich auf fachliche Themen, methodisch-didaktische Weiterbildung konnte nicht nachgewiesen werden.
Thema 9 - Qualitätssicherung
Beim Thema Qualitätssicherung halten sich die AMDL-Prüfteams deutlich zurück, das ist Kernaufgabe der fachkundigen Stelle und damit der externen Audits. Aber auch zu diesem Punkt lassen sich Schwerpunkte aus den Berichten herauslesen.
Es wird erwartet, dass ein gültiges Träger- und Maßnahmenzertifikat vorhanden ist und dass das Qualitätssicherungssystem konsequent angewendet wird. Es ist wichtig, dass die Maßnahmen regelmäßig evaluiert werden, z.B. durch Teilnehmerbefragungen, Betriebebefragungen und Befragungen der Mitarbeitenden. Daraus abgeleitete Handlungsbedarfe sollten entsprechend adressiert werden. Die Evaluationsprozesse sollten einschließlich der Reaktion auf festgestellte Handlungsbedarfe nachvollziehbar sein. Außerdem sollte der kontinuierliche Verbesserungsprozess schlüssig dargestellt werden können. Vermittlungsquoten und Abbruchgründe sollten systematisch erfasst und analysiert werden.
Sie haben Fragen zu Mängeln in Prüfberichten oder Abweichungen im Audit?
Ich freue mich auf Ihre Kontaktaufnahme!
Fazit: Es könnte auch Sie treffen
Die AMDL-Teams tun ihre Arbeit und prüfen die Qualität der Maßnahmen bei den AZAV-Trägern. Sie kündigen sich teils nur kurz vor Ihren Besuchen an und Sie prüfen anders, teils mehr, als im externen Audits geprüft wird.
Mängel in Prüfberichten können schwerwiegende Folgen haben, entweder für Ihre Reputation als Träger im Bereich Vergabemaßnahmen oder in Bezug auf die externen Audits, wenn Sonderprüfungen nach Mängelberichten bei Ihnen angesetzt werden.
Die gute Nachricht ist, dass es einigermaßnahmen nachvollziehbar ist, was geprüft wird und was häufig bemängelt wurde, sodass Sie eine faire Chance haben, sich entsprechend vorzubereiten.
Mein Rat in diesem Zusammenhang: Bauen Sie die Prüfschwerpunkte der Prüfteams in Ihre internen Audits ein und stellen Sie so sicher, dass Sie Ihre Lücken finden, bevor es die Prüfteams tun.
Meine wie immer kostenlose Checkliste am Ende des Blogs kann Ihnen dabei helfen.
Gerne unterstütze ich Sie bei Ihrem AZAV-Alltag
Hier nur ein paar Ideen!
- Lassen Sie sich von mir durch Ihren Zertifizierungsprozess begleiten.
- Individuelle Schulungen und Workshops: Stärken Sie Ihr Team mit Wissen über die Anforderungen und Standards der AZAV.
- Fehler- und Verbesserungsmanagement: Nutzen Sie meine Erfahrung, um ein robustes und zielführende System zu etablieren, wie Sie mit Verbesserungen nachhaltig umgehen.
- Externe Qualitätsbeauftragte: Ich unterstütze Ihr Team dabei, die AZAV im Alltag nicht nu bewältigen, sondern zu einem sinnvollen Instrument für die Qualitäts- und Unternehmensentwicklung zu machen.
- Unterstützung bei negativen Prüfergebnissen: Ob nach externen Audits oder AMDL-Prüfungen - ich unterstütze Sie dabei, die notwendigen Korrekturmaßnahmen sinnvoll und nachhaltig durchzuführen.
- Unterstützung bei Sonderaudits: Ich stehe Ihnen zur Seite, wenn Ihr Fall besondere Aufmerksamkeit erfordert.
- Coaching für Ihre Coaches: Bieten Sie Ihren Mitarbeiter:innen zusätzliche Unterstützung durch meine Expertise auch als Coach.
- Oder gibt es etwas Anderes: Lassen Sie uns reden!
Wer schreibt?
Als Auditorin und Beraterin mit über 20-jähriger Erfahrung begegnen mir sehr oft behäbige, statische oder überbürokratische QM-Systeme. Gegen dieses ungenutzte Potenzial möchte ich etwas tun.
Für mich bedeutet gutes QM Kommunikation, Reflektion, gemeinsame Entwicklung von und Arbeit an Zielen. Das alles mit großem Sachverstand, Verantwortungsbewusstsein und Freue an der Arbeit mit Menschen.
In meinem Blog teile ich gerne mein Wissen und erprobte Methoden.
Ursula Wienken, Ihre Qualitätsexpertin
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Auditcheckliste AMDL-Prüfung
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