Vorab:

Audits sind ein fixes Format im Qualitätsmanagement und haben eine zentrale Bedeutung auch im Rahmen der Zertifizierungen nach ISO-Normen und auch der Zulassung nach AZAV. Das bedeutet - ein paar Grundanforderungen an die formale Gestaltung der internen Audits müssen immer erfüllt sein. Egal wie agil, kreativ oder lebendig das Audit dann in der Praxis umgesetzt wird.

Prozessaudit bieten definitv das meiste Potenzial für andere, kreative Ansätze für interne Audits.

Und deshalb stelle ich Ihnen jetzt drei meiner Lieblingsmethoden für interne Prozessaudits vor, mit denen Sie als Auditorin oder Auditor mit wenig Aufwand sehr gut Ergebnisse erzielen können. Alle Methoden funktionieren übrigens auch mit einem Team - in einer Art Auditworkshop.

Zielsetzung für das Audit:

"Im Audit sollen Stärken und Schwächen des Prozesses sowie sich daraus ergebende Handlungsnotwendigkeiten identifiziert werden."

Ablauf für das Audit:

Das Team oder die auditierte Person beantwortet genau zwei Fragen:

1. Was läuft gut im Prozess?

2. Was läuft (noch) nicht gut im Prozess?

Danach werden die Ergebnisse mit drei weiteren Fragen weiter bearbeitet.

1. Was können wir tun, um die Stärken des Prozesses weiter auszubauen?

2. Wie risikoträchtig ist das, was nicht gut läuft im Prozess?

3. Was können oder müssen wir tun, um den Prozess zu verbessern?

Visualisierung:

Geht auf einem Whiteboard (digital oder analog) und beispielsweise mit Excel.

Zielsetzung für das Audit:

"Im Audit sollen Entwicklungspotenziale und Entwicklungsnotwendigkeiten für den Prozess identifiziert werden."

Ablauf für das Audit:

In einer Vierfeldermatrix betrachtet das Team oder die auditierte Person Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken für den Prozess.

Folgende Fragen haben sich dabei bewährt.

Stärken:

• Wodurch zeichnet sich der Prozess besonders aus?
• Welche Stärken kennzeichnen ihn?
• Inwiefern ist es ein gut funktionierender Prozess?

Schwächen:

• Was sind die aktuellen Schwächen des Prozesses?
• Inwiefern funktioniert er nicht wie gewünscht?
• Was sind konkrete Defizite beispielsweise in Bezug auf Kosten, Zeit, Qualität etc.

Chancen:

• Worauf lässt sich in Bezug auf den Prozess in Zukunft bauen?
• Was würde den Prozess noch besser machen?
• Welche Potenziale sind noch ungenutzt oder könnten sich in Zukunft ergeben?

Risiken:

• Welche Risiken sind bekannt?
• Welche Risiken sind für die Zukunft absehbar?
• Welche Potenziale sind noch ungenutzt oder könnten sich für die Zukunft ergeben?

Im Anschluss werden auch hier wieder Handlungsoptionen oder to dos identifiziert.

Visualisierung:

Geht auf einem Whiteboard (digital oder analog) und beispielsweise mit Excel.

Zielsetzung für das Audit:

"Im Audit sollen Fehlerquellen oder mögliche Fehlerquellen im Prozess identifiziert werden."

Ablauf für das Audit:

1. Sollte der Prozess noch nicht in seinen relevanten Einzelschritten erfasst sein, müssen zuerst alle qualitätskritischen Prozessschritte identifizert werden.
2. Im nächsten Schritt werden für jeden Schritt bekannte und mögliche Fehler, bzw. Probleme identifiziert.
3. Anschließend werden bekannte oder mögliche Fehler bzw. Probleme an den Schnittstellen zwischen den Prozessen identifiziert.
4. Die identifizierten Probleme werden jeweils in Bezug auf das Risikopotenzial bewertet. 

Visualisierung:

Geht auf einem Whiteboard (digital oder analog) und beispielsweise mit Excel.

Egal, welche Methoden Sie im Audit ausprobieren - stellen Sie unbedingt sicher, dass Sie einen Bericht mit den Auditergebnissen zusammenstellen, damit das Audit auf jeden Fall iso- oder AZAV-konform bleibt.

Gefallen Ihnen die Methoden?

Dann laden Sie sich hier gerne die Vorlagen für die drei Prozessauditmethoden herunter!

Vorlage Stärken-Schwächen-Analyse

Vorlage Risiken-Chancen-Audit

Vorlage Fehlerquellenaudit

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