Im Frühling fühlt sich alles nach aufräumen an.
Den Schwung kann man fürs QM nutzen.
Der Frühling ist da! Endlich. Alles fühlt sich nach Erneuerung und Neuanfang an, nicht nur in der Natur. Warum nicht diese Aufbruchsstimmung nutzen, um auch Ihr Qm-System einer eingehenden Prüfung zu unterziehen? Nutzen Sie Ihr nächstes Audit doch für einen Frühjahrsputz.
Im Blog erfahren Sie, wie Sie den Frühlingsschwung nutzen können, um Ihr QM-System effektiv zu optimieren. Und natürlich gibt es praktische Tipps, die Ihnen dabei helfen.
Stellen Sie sich Ihr QM-System wie ein Haus oder ein Zimmer vor. Im Laufe der Zeit sammelt sich viel an, da staubt auch mal gerne ein bisschen was ein und in dem Moment, in dem die ersten Sonnenstrahlen drauf fallen ...
Da kriegt man doch richtig Lust auf aufräumen und entstauben, oder?
Das erwartet Sie im Blog:
- Ideen für Bereiche im Qualitätsmanagementsystem, die gerne mal verstauben oder "vermüllen".
- Tipps, wie Sie diese Bereiche auditieren könnten.
- Einen Vorschlag für Auditfragen zur Frühjahrsputzaktion als Auditcheckliste zum kostenlosen Download.
Willkommen also zum großen Frühjahresputz für Ihr QM-System. Im Blog zeige ich Ihnen, wie Sie mit einem gezielten Audit die verborgenen Ecken und Ihres QM-Systems aufspüren und aufräumen können.
Staub- und Müllecken
Da gibt es im QM sehr typische Ecken.
Entdecken Sie, wie Sie in Ihrem QM-System verborgene Schwachstellen aufspüren, um so mehr Transparenz und Effizienz zu gewährleisten.
Bevor Sie mit der Aufräumaktion anfangen, verschaffen Sie sich zuerst einen Überblick über die typischen unaufgeräumten oder überfüllten Ecken in Ihrem Qualitätsmanagement-System.
Typischerweise gehören mindestens diese dazu:
Dokumente - vergessene, veraltete oder vagabundierende Dokumente gibt es in allen QM-Systemen.
Veraltete Lehrpläne oder Prüfungsordnungen, die noch irgendwo im System stecken, können für Verwirrung sorgen. Genau wie veraltete Richtlinien, die nicht gekennzeichnet oder ins Archiv verschoben wurden.
Prozesse - geraten häufig außer Kontrolle, insbesondere die mitgeltenden Unterlagen vermehren sich unaufhaltsam.
Prozesse wachsen unkontrolliert, da häufig Verbesserungsideen nicht integriert, sondern ergänzt werden. Hier ein neuer Prozesschritt und da eine neue mitgeltende Unterlagen. Das geht ganz schnell. Im Ergebnis sind Prozesse häufig zu stabil, zu aufwändig und zu unübersichtlich.
Organigramm und Rollenbeschreibungen - halten oft nicht Schritt mit aktuellen Entwicklungen
Rollenbeschreibungen geraten oft in Vergessenheit und zwar so lange, bis eine Stelle neu besetzt werden soll. Erst dann fällt auf, dass die Inhalte gar nicht mehr der aktuellen Situation entsprechen. Schade eigentlich, denn Rollenbeschreibungen sollen Mitarbeiter:innen Sicherheit geben und für Transparenz und Einheitlichkeit sorgen.
Kennzahlen - viel zu oft ohne wirklichen Mehrwert, werden aber gewohnheitsmäßig immer wieder erhoben
Kennzahlen werden oft mit einem hohen Aufwand erhoben und vielleicht auch noch ausgewertet. Die Ergebnisse werden dann aber nicht genutzt. Das ist Verschwendung von wertvollen Ressourcen. Identifizieren Sie in Ihrem Frühjahrsputzaudit die Kennzahlen, die nur noch leben, weil sich keiner aktiv von ihnen getrennt hat.
Verbesserungsideen - in die Jahre gekommen, vergessen und mit sehr geringen Chancen auf Umsetzung blähen die Listen auf
Kennen Sie das? Sie scrollen Ihre Verbesserungslisten durch und stoßen auf Ideen aus 2018. Diese Ideen haben eher historische Bedeutung. Verbesserungsideen, die seit mehr als einem Jahr nicht so hoch priorisiert waren, dass sie umgesetzt wurden, sind vermutlich einfach nicht wichtig. Und sollten daher keine Ressourcen binden.
Projekte - inaktiv und verwaist, nicht bewusst beendet aber auch nicht aktiv weitergeführt
Haben Sie den Überblick, wieviele Projekte in Ihrem Unternehmen nicht mehr aktiv sind. Aber auch nicht offiziell beendet. Befreien Sie sich davon. Projekte, die so wenig Aufmerksamkeit haben, dass niemandem auffällt, dass es nicht weiter geht, sind wahrscheinlich ebenfalls einfach nicht wichtig.
digitale Altlasten - Tools, irgendwann angeschafft, aber nie richtig angekommen in einem sehr ungünstigen Schwebezustand.
Es ist sinnvoll, immer mal wieder neue Tools auszuprobieren. Es ist mindestens genauso sinnvoll, sie ebenso aktiv wieder abzugeben. Identifizieren Sie also die Tools, die zwar am Anfang spannend waren, aber dann doch durch etwas noch Spannenderes ersetzt wurden. Vielleicht macht es Sinn, eine Übersicht zu erstellen über Tools, die tatsächlich aktuell zur Nutzung empfohlen werden. Das hilft den Mitarbeiter:innen dabei, den Überblick zu behalten.
Kommunikationskanäle oder Besprechungen - unkontrolliert alleingelassen und lieblos weiter bedient.
Das gleiche gilt für Ihre Kommunikationskanäle und Besprechungen. Brauchen Sie alle Besprechungen? Sind alle Tagesordnungspunkte in Ihren Besprechungen weiterhin sinnvoll und notwendig? Wenn nein - weg damit. Das kann sehr befreiend wirken und Energie für wichtige Sachen freisetzen.
So - nachdem Sie so die verschiedenen Bereiche identifiziert haben, in denen sich Staub und Müll in Qualitätsmanagementsystemen ansammeln können, fehlt jetzt nur noch der strukturierte Ansatz, um diese Probleme anzugehen. Und genau hier kommt das interne Frühjahrsputz-Audit ins Spiel.
Das Frühjahrsputz-Audit
... kann da gute Dienste tun.
Das Frühjahrsputzaudit ist ein spezielles internes Audit, das darauf abzielt, systematisch solche Schwachstellen im QM-System aufzudecken und zu beheben.
Überlegen Sie sich kluge Auditfragen zu den von Ihnen identifizierten Ecken und Müllhalden. Denken Sie dabei gerne auch um die Ecke und stellen Sie nicht nur Mainstream-Fragen. Ein paar Ideen finden Sie in der Checkliste, die ich Ihnen im Download zur Verfügung stelle.
Auditfragen für die verschiedenen Ecken
Lassen Sie Ihrer Kreativität freien Lauf.
Um den Einstieg zu erleichtern und Ihnen eine Idee zu geben, habe ich ein bisschen für Sie vorgearbeitet und Auditfragen für einzelne Bereiche vorbereitet.
Im Download stelle ich Ihnen zielgerichteten Fragen vor, die Ihnen helfen, die verschiedenen Bereiche Ihres QM-Systems kritisch zu hinterfragen, die ein hohes Potenzial für "Staub" und "Müllansammlungen" haben.
In der Auditfrageliste im Download finden Sie:
- Fragen rund um verstaubte und veraltete Dokumente
- Fragen, mit denen Sie abgehängte Prozesse identifizieren können
- Fragen rund um Organigramme und Rollenbeschreibungen
- Fragen, mit denen Sie wertlosen Kennzahlen zuleibe rücken können
- Fragen, die Ihnen helfen, die inaktiven und verwaisten Projekte ausfindig zu machen
- Fragen, die die digitalen Altlasten finden helfen
- und Fragen rund um die Verbesserung von verkrusteter Kommunikation und Besprechungen
Bereiten Sie sich darauf vor, mit frischer Energie und neuen Ideen Ihr QM-System zu optimieren und so einen erfolgreichen Start in die neue Saison zu ermöglichen. Gehen Sie den QM-Frühjahrsputz an und bringen Sie Ihr QM auf Hochglanz.
Häufige Fragen
Ist das denn ein Thema, das ich im Rahmen von Zertifizierungen nach ISO 9001 auditieren darf? Was sagt der externe Auditor dazu?
Ja klar, das ist ein wunderbares Auditthema, das vollständig mit den Anforderungen der ISO 9001 übereinstimmt. Sie haben eine klare Zielsetzung und klare Auditgrundlagen festgelegt. Sie könnten die Themen sogar noch zu den Kapiteln der ISO 9001 oder den Anforderungen der AZAV zuordnen - dann wäre Ihr externer Auditor nicht nur zufrieden, sondern begeistert.
Wen befrage ich zu diesen Themen am besten?
Da das Audit relativ breit aufgestellt ist und nicht auf einzelne Prozesse abzielt, sollten Sie für jeden Themenblock prüfen, wer Ihnen am meisten zu den Fragen sagen kann. In der Regel ist es ein Mix aus Vorabrecherche, Prüfung QM-System und Befragung von Mitarbeiter:innen und Leitungskräften.
Wie kann ich den Erfolg meines Frühjahrsputzes im QM-System messen?
Um den Erfolg Ihres Frühjahrsputzes im QM-System zu messen, können Sie vor und nach der Aufräumaktion KPIs (Key Performance Indicators) ermitteln und vergleichen. Dazu können beispielsweise die Anzahl der beseitigten veralteten Dokumente, die Verbesserung der Prozesseffizienz oder die Reduzierung ungenutzter Kennzahlen zählen. Dokumentieren Sie die Ergebnisse und die durchgeführten Maßnahmen, um den Fortschritt und die Wirksamkeit der Aufräumaktion nachvollziehbar zu machen.
Ich würde gerne die Checkliste weiter auf unser Unternehmen individualisieren. Können Sie da unterstützen?
Aber gerne - kontaktieren Sie mich einfach. Es gibt viele Varianten für eine Zusammenarbeit, die wir gerne durchsprechen können. (mail@mq-koeln.de)
Wer schreibt?
Als Auditorin und Beraterin mit über 20-jähriger Erfahrung begegnen mir sehr oft behäbige, statische oder überbürokratische QM-Systeme. Gegen dieses ungenutzte Potenzial möchte ich etwas tun.
Für mich bedeutet gutes QM Kommunikation, Reflektion, gemeinsame Entwicklung von und Arbeit an Zielen. Das alles mit großem Sachverstand, Verantwortungsbewusstsein und Freue an der Arbeit mit Menschen.
In meinem Blog teile ich gerne mein Wissen und erprobte Methoden.
Ursula Wienken, Ihre Qualitätsexpertin
Gibt es etwas, das wir zusammen tun können?
Ich freue mich auf Ihre Kontaktaufnahme!
Im Blogbeitrag habe ich Ihnen eine Möglichkeit gezeigt, wie Sie die allgemeine Frühjahrsaufbruch-Stimmung für einen Frühjahrsputz für Ihr QM-System nutzen können. Veraltete Dokumente, ineffiziente Prozesse und andere Müll- und Staubecken beeinträchtigen Ihr QM-System und ggf, auch die Stimmung bei Ihren Mitarbeiter:innen. Ein internes Frühjahrsputz-Audit kann dabei helfen, diese Schwachstellen zu erkennen und zu beheben.
Haben Sie Lust, Ihr QM-System aufzuräumen und zu optimieren? Laden Sie meine Checkliste herunter, die Ihnen dabei hilft, die richtigen Fragen zu finden.
Oder möchten Sie lieber persönliche Unterstützung rund um effiziente und ergebnisreiche interne Audits? Nehmen Sie gerne Kontakt auf, damit wir alles in Ruhe besprechen und gemeinsam Ihr QM-System auf Vordermann bringen.
Auditcheckliste Frühjahrsputz
Jetzt herunterladen und sofort loslegen.
