Muss das im Audit eigentlich immer Abweichung heißen?
Das klingt so bürokratisch und negativ.
Frage gestern im Kennenlerngespräch mit einem neuen Kunden. Es ging insgesamt um das Thema interne Audits ISO 9001 und AZAV-Auditierung und wie man das Image, die Wertigkeit und die Akzeptanz für interne Audits bei den Mitarbeiter*innen befördern kann.
Und ganz am Rande auch darum, ob man als Organisation auch andere Auditbegrifflichkeiten nutzen kann als die, die im externen Audit genutzt werden.
Die Antwort - grundsätzlich ja. Man müsste dann nur sicherstellen, dass allen klar ist, was mit den Begriffen gemeint ist. Und damit sind wir bei einem ganz wichtigen Thema für interne Audits. Damit alle wissen, wie mit Feststellungen aus dem internen Audits umzugehen ist, braucht es ein transparentes Bewertungssystem im Audit.
Zu einem solchen System gehören Begriffe, die durchkommuniziert sind und Festlegungen, was die jeweilige Einstufung für Konsequenzen nach sich zieht.
Erst mal ...
Abweichung ist eigentlich ein neutraler Begriff und zeigt an, dass etwas nicht so ist, wie es eigentlich gedacht ist. Es weicht entsprechend ab.
Schlimme und nicht so schlimme Abweichungen
Im Audit ist es Ihre Aufgabe als Auditor*in anzuzeigen, wie schlimm die Auswirkungen dieser "Abweichung" sind oder sein könnten. Also - wie hoch ist das Gefährdungspotenzial oder das Risiko? Da kommen kritische Abweichungen oder Hauptabweichungen ins Spiel.
Kritische Abweichung oder Hauptabweichung?
Bei einem hohen Gefährdungspotenzial (je nach Branche unterschiedlich zu definieren) ist Gefahr in Verzug und es muss eigentlich sofort - mindestens aber zeitnah gehandelt werden.
Nicht-kritische oder Nebenabweichung
Eine nicht-kritische Abweichung ist ebenfalls nicht zu tolerieren, denn auch hier könnte etwas anbrennen oder ist schon angebrannt und es muss entsprechend gehandelt werden. Man darf sich nur etwas mehr Zeit lassen.
Und dann gibt es noch die Joker, die man im internen Audit ziehen kann.
Also Kategorien, die eher auf das Positive abzielen - aber genauso transparent beschrieben sein müssen. Wie wäre es zum Beispiel mit ...
Best-Practise als Audit Kategorie
Das wäre etwas, von dem Auditor*in oder Auditbeteiligte denken, dass es im Unternehmen bekannt sein sollte, weil man hier was lernen kann. Best-Practise-Feststellungen sollten also daraufhin überprüft werden, ob es Sinn macht, dieses Vorgehen auch anderen zu empfehlen.
Und dann hätten wir noch die als Feststellung getarnte Beratung - die Empfehlung
Empfehlungen wären entsprechend eine Kategorie, bei der allen Beteiligten klar ist, das ist nur ein Vorschlag. Der sollte geprüft werden, muss aber nicht zwingend umgesetzt werden.
Übersicht als Download
Weiter unten stelle ich Ihnen eine Übersichtliste über mögliche Kategorien und ihre Konsequenzen zur Verfügung. Und bei Bedarf - ändern Sie gerne die Bezeichnungen.
Fazit
Was bleibt unterm Strich?
Audit Konsequenzen müssen klar sein, und die Mitarbeiter:innen-Akzeptanz für interne Audits ISO 9001 oder AZAV steht und fällt mit klarer Kommunikation und transparentem Vorgehen.
Egal, welche Bezeichnungen Sie im internen Audit wählen - die Definitionen und Konsequenzen müssen klar sein.
Meine Erfahrung - wenn klar ist, wie ein Begriff gemeint ist, klingt er sofort nicht mehr ganz so streng und negativ :-).
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Übersicht Auditkategorien
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