Können Berichte von internen Audits im externen Audit gegen uns verwendet werden?
Interessante Frage. Im Blog ein paar Überlegungen dazu.
Liefere ich der externen Auditorin nicht eine Steilvorlage, wenn ich ihr den Auditbericht überlasse und sie darin einfach nur nachlesen muss, was bei uns noch nicht funktioniert? Vielleicht würde sie es im Audit ja gar nicht finden.
Diese Frage (fast identisch) wurde mir in den letzten Tagen gleich zweimal gestellt.
Und hier ist meine Antwort:
- Gute externe Auditor*innen finden die Fehler, auch wenn sie nicht im Auditbericht stehen oder daraus gestrichen wurden. Wenn nicht sofort, dann vielleicht beim nächsten Mal - und stellen sich dann zusätzlich die Frage, warum das beim internen Audit nicht aufgefallen ist. Das ist dann gleich zweimal schlecht.
- Gute externe Auditor*innen freuen sich darüber, dass die internen Audits relevante Ergebnisse bringen und werten das grundsätzlich schon mal positiv. Offensichtlich helfen die Audits dabei, Fehler zu finden. Das ist eine positive Anmerkung wert.
- Alles, was im internen Audit gefunden wird, ist potenziell ja schon in Arbeit - sodass ich mich als externe Auditorin entspannen kann. Sie als Organisation sind dran und suchen nach Möglichkeiten der Verbesserung. Mehr kann ich nicht erwarten.
Grundsätzlich halte ich also nur wenig davon, für das externe Audit im Bericht zum internen Audit zu tricksen.
Was tatsächlich nicht so glücklich wäre und im externen Audit im Zweifel gegen Sie verwendet werden könnte, sind folgende Szenarien:
- Sie stellen Abweichungen im internen Audit zwar fest, verfolgen Sie aber nicht aktiv weiter.
- Sie stufen Abweichungen im internen Audit falsch ein, machen also aus einer kritischen Abweichung möglicherweise formal eine Empfehlung, um zu verschleiern oder sich mehr Zeit für die Bearbeitung zu verschaffen.
Statt Auditberichte zu schönen oder Abweichungen verschwinden zu lassen, sollten Sie vielmehr sicherstellen, dass ...
- . ... die Ergebnisse Ihrer internen Audits konsequent bewertet werden, also erkennbar ist, wo sofortiger Handlungsbedarf besteht und wo noch etwas mehr Zeit für die Behebung zulässig ist.
- ... die Ergebnisse der Audits zeitnah an die zuständigen Personen kommuniziert werden (ohne "ungerechtfertigte" zeitliche Verzögerung).
- ... von den zuständigen Personen eine systematische Ursachenanalyse durchgeführt und dokumentiert wird.
- ... auf den Ergebnissen der Ursachenanalyse aufbauend sinnvolle Maßnahmen / to dos fix vereinbart werden - inklusive Verantwortlichkeiten und Zeitfenster. Dokumentieren Sie auch das.
- ... es eine Überprüfung der Wirksamkeit der Maßnahmen gibt. Der Fehler oder die Abweichung sollte kein zweites oder gar drittes Mal auftauchen. Zumindest nicht unkommentiert.
- ... möglichst alles rund um die Bearbeitung der Auditfeststellungen nachweislich und gut nachvollziehbar dokumentiert wird,
- ... Sie als QMB oder intern*e Auditor*in wissen, welchen Stand die Maßnahmen haben. Im externen Audit sollten Sie dazu umfänglich aussagefähig sein.
Wenn Sie die Abweichungen aus dem Audit so wie oben beschrieben bearbeiten, besteht bei guten externen Auditor*innen keinerlei Gefahr, das da irgendetwas gegen Sie verwendet werden kann. Im Gegenteil - Sie stellen unter Beweis, dass a) Ihre internen Audits gut funktionieren und b) auch Ihr Verbesserungsmanagement rund läuft. Und mehr kann man im externen Audit ja eigentlich in diesem Zusammenhang nicht erwarten.
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