Kreativität trifft Auditroutine
Wie themenzentrierte, gamifizierte und stärkenbasierte Audits für bessere Ergebnisse und mehr Akzeptanz für Ihre internen Audits sorgen.
Willkommen in der aufregenden Welt der internen Audits!
Sie denken „aufregend“ und „interne Audits“ nicht zwingend in einem Zusammenhang? Verstehe ich gut. Vielleicht kann dieser Blog helfen, auch Ihre Auditwelt ein wenig kreativer und aufregender zu machen.
Aktuell beschäftigte ich mich (wieder einmal) damit, wie man die manchmal etwas zu routinierten internen Audits aus dem allzu vertrauten Einheitsbrei herauslösen und bessere Ergebnisse erzielen kann und wie man gleichzeitig die Mitarbeiter:innen auf eine sinnvollere Weise einbeziehen kann. Ich bin davon überzeugt, dass interne Audits das Potenzial für viel mehr als nur notwendige Pflichtübung haben.
Der Impuls kam wie so oft aus einem Kundenprojekt, in dem ich zusammen mit dem Auditteam daran arbeitete, interne Audits auf ein neues Level zu heben. Dem Kunden und mir sind drei wesentliche Zutaten für erfolgreiche Audits wichtig: Kreativität, Flexibilität und konsequente Mitarbeiter:innen-Beteiligung.
Was wäre, wenn interne Audits nicht nur das kontrollieren, was bereits vorhanden ist, sondern auch Raum schaffen für frische Ideen und für echte Innovationen? Was, wenn Audits den Mitarbeiter:innen eine Stimme geben und ihre Einsichten und Expertise nutzen, um reale Verbesserungen zu erzielen? Klingt gut, oder?
In diesem Blog teile ich mit Ihnen meine Überlegungen, Erkenntnisse und Methoden, wie Sie Ihre internen Audits mit Leben füllen können.
Vielleicht haben Sie Lust, das eine oder andere auszuprobieren?
Wichtig! Am Ende des Beitrags finden Sie wie immer die eine oder andere kostenlose Arbeitshilfe für Ihre alternativen Audits: Eine Arbeitshilfe für die systemischen Audits, eine Anleitung für ein Audit mit Design-Thinking-Methoden und eine Arbeithilfe, um themenzentrierte Audits vorzubereiten.
Traditionelle Konfor-mitätsaudits - das Fundament
Warum Konformtitätsaudits den Weg für kreative Audits freimachen
Um interne Audits mal anders angehen zu können, sollten Sie zuerst sicherstellen, dass alle Normanforderungen erfüllt sind. Das geht gut mit standardmäßig durchgeführten Konformitätsaudits.
Konformitätsaudits im Fokus
Konformitätsaudits stellen sicher, dass alles in geordneten Bahnen läuft. Sie dienen als formelle Überprüfungen, die sicherstellen, dass Ihr Unternehmen die relevanten gesetzlichen Vorgaben, Normanforderungen die eigenen Standards und Richtlinien einhalten. Sie sind sozusagen das wichtige Graubrot-Auditgeschäft.
Konformitätsaudits stellen sicher, dass nichts Wichtiges übersehen wird und erfüllen die Mindestanforderungen der Zertifizierungsstellen an interne Audits.
Mit Konformitätsaudits schlagen Sie zwei Fliegen mit einer Klappe: Sie sichern die Konformität und gleichzeitig die Voraussetzung für die externe Zertifizierung, wenn Sie ein zertifiziertes System haben.
Methoden, die funktionieren
Konformitätsaudits funktionieren gut mit den klassischen Methoden: Checklisten, Dokumentenprüfungen, Stichprobenprüfungen - nicht wirklich aufregend, aber bewährt und effektiv.
Ihr Nachteil: Sie sind zwar essentiell aber haben ihre Grenzen. Sie adressieren in der Regel nur Oberflächenprobleme und sind wenig geeignet, in die Tiefe Ihrer Prozesse vorzudringen. Außderdem sind sie oft starr und lassen nur wenig Raum für Flexibilität und Beteiligung der Mitarbeiter:innen.
Das heißt:
Konformitätsaudits schaffen Raum für kreative und alternative Formate. Sie sind die Basis, auf der alles andere aufgebaut werden kann. Um das tatsächliche Potenzial auszuschöpfen, macht es Sinn, über diese Basis hinauszugehen. In den nächsten Kapiteln teile ich ein paar Ideen fur alternative Formate mit Ihnen - lassen Sie sich inspirieren.
Falls Sie mehr über Konformitätsaudits wissen wollen geht es hier lang. Hinweis: Im Blog zu den Konformitätsaudits finden Sie auch zwei kostenlose Checklisten für ISO 9001 und AZAV.
Audit-Alternativen – Der Weg zur Innovation
Hier kommt der kreative Sprung
Wie gesagt, Konformitätsaudits sind zwar solide, aber etwas graubrotmäßig. Mit ein bisschen Mut zur Alternative geht da noch viel mehr. Hier erst mal ein Überblick über das was geht. Wie Sie genau vorgehen, erkläre ich dann in den nächsten Kapiteln in diesem Blog.
Interaktive & Agile Audits: Beweglichkeit ist Trumpf!
Klassische Audits wirken oft steif und unbeweglich. Angesichts der sich rasant verändernden Welt passt das oft nicht mehr zusammen. Mit interaktiven und agilen Audits nutzen Sie die Flexibilität und Reaktionsfähigkeit agiler Methoden. Dies ermöglicht es, schnell auf Veränderungen zu reagieren und Verbesserungen in einem dynamischen Tempo auf den Weg zu bringen.
Themenzentrierte Audits: Quer durch das Unternehmen!
Statt sich auf einzelne Prozesse oder Abteilungen zu beschränken, warum nicht einmal das große Ganze ins Visier nehmen? Themenzentrierte Audits fokussieren ein bestimmtes Thema und verfolgen es quer durch das gesamte Unternehmen und alle beteiligten Prozesse.
Systemische Prozess-Audits: Alles ist miteinander verbunden!
Betrachten Sie die Prozesse mal aus einer systemischen Perspektive. Jeder Prozess in einem Unternehmen ist Teil eines größeren Systems und beeinflusst dieses. Systemische Audits ermöglichen ein tieferes Verständnis des Zusammenspiels und der Wechselwirkungen der verschiedenen Prozesse. Mit systemischen Audits nehmen Sie das gesamte Systems Ihres Unternehmens unter die Lupe.
Design Thinking Audits: Nutzer:innen im Mittelpunkt!
Aus den agilen Universen kann man auch für Audits viel lernen. Beispielsweise kann es zu sehr spannend sein, Design-Thinking-Methoden in die internen Audits zu integrieren. Indem Sie die Prozesse aus der Perspektive der Nutzer:innen betrachten, können Sie Ideen für kundenzentrierte Lösungen entwickeln.
Stärken-basierte Audits: Lernen aus dem Gelungenen!
Die meisten Audits konzentrieren sich auf das, was schiefgelaufen ist. Aber was ist mit dem, was richtig gemacht wurde? Stärken-basierte Audits konzentrieren sich auf das Positive und was gut funktioniert. Sie sind eine Gelegenheit, aus dem Gelungenen zu lernen und eine Kultur des Erfolgs und der Anerkennung zu fördern.
Gamified Audits: Spielen Sie!
Last but not least und nur was für sehr Mutige - erhöhen Sie doch einfach mal den Spaßfaktor rund um Ihre internen Audits. Gamified Audits bringen spielerische Elemente in den Auditprozess. Das hat Potenzial, um das Engagement der Mitarbeiter:innen zu erhöhen und fördert - gut gemacht - eine positive Auditkultur.
Wichtige Anmerkung:
Wenn Sie ein zertifiziertes QM-System haben, stellen Sie sicher, dass Ihre kreativen Auditansätze dennoch den Anforderungen an interne Audits gerecht werden. Aber keine Sorge, mit etwas Bedacht lässt sich Kreativität problemlos mit Konformität verbinden!
Wie implemen-tieren Sie kreative Auditformate?
Von der Idee zur Umsetzung.
Bevor es losgeht, sollten Sie sich darüber Gedanken machen, was Sie mit Ihren kreativen, alternativen Audits erreichen wollen. Und dann sollten Sie sicherstellen, dass auch Ihre kreativen Formate den Anforderungen der Norm an Audits standhalten. Das ist eigentlich recht einfach umsetzbar. Hier sind ein paar Punkte, die Sie sicherstellen sollten.
Bleiben Sie bei einem nachweisbasierten Ansatz.
Selbst in den kreativsten Auditansätzen muss die Nachweisbarkeit im Mittelpunkt stehen. Das bedeutet, dass Sie für jede Feststellung, die Sie treffen, Belege haben müssen.
Objektive Feststellungen
Auch in alternativen und kreativen internen Audits ist es wichtig, dass Ihre Feststellungen objektiv bleiben. Das bedeutet, frei von persönlichen Vorlieben und Meinungen.
Schreiben Sie immer einen Auditbericht.
Auch wenn die Ansätze kreativ sind, brauchen Sie einen Auditbericht. Er muss eine Zusammenfassung Ihrer Auditschlussfolgerungen, die Feststellungen in Bezug auf die Zielsetzungen und so weiter enthalten.
Grundsätzlich gilt, Ihre Audits sollten allen Anforderungen der Zertifizierung standhalten.
Mehr Infos dazu, was zu einem "vernünftigen" Audit gehört, finden Sie hier.
Variante 1 - Interaktive und agile Audits
Agilität trifft auf Auditierung
Agile Methoden sind aus der Software-Entwicklung bekannt, diese Denkweise lässt sich aber auch auf Ihre internen Audits anwenden. Wenn Sie agile Methoden und Herangehensweise anwenden, können Sie schneller auf Veränderungen reagieren und Verbesserungen schneller auf den Weg bringen.
Sprints und Iterationen
In Ihren agilen Audits nutzen Sie kurze Zyklen, die mit Feedback enden und dann wiederholt werden. Das hilft dabei, kontiniuerlich zu lernen und den Weg zwischen Feststellung und Verbesserung deutlich zu verkürzen. Sie organisieren sich in sogenannten Sprints. Sprints sind eine bestimmte Zeitspanne, in der ein definiertes Ziel erreicht werden soll.
Interaktive Zusammenarbeit
Agiele Audits fördern die Zusammenarbeit und Interaktion zwischen allen Beteiligten. Das hilft dabei, ein gemeinsames Verständnis und Engagement für den Auditprozess zu erreichen.
Bei Linkedin gibt es dazu einen etwas längeren Beitrag. Hier kommen Sie hin!
Variante 2 - Themen-zentrierte Audits
Themen ganzheitlich betrachten
Weg vom Einzelprozess, hinein in das große Ganze. Themenzentrierte Audits verfolgen ein bestimmtes Thema quer durch verschiedene Abteilungen und Prozesse. Es geht darum, ein zentrales Thema, das für Ihr Unternehmen wichtig ist, in den Mittelpunkt zu stellen und nachzuvollziehen, wie es sich durch die verschiedenen Bereiche Ihres Unternehmens zieht. Dadurch werden Wechselwirkungen und Verknüpfungen zwischen Abteilungen und Prozessen sichtbar.
Ein Beispiel
Nehmen wir zum Beispiel das Thema "Kundenzufriedenheit". Ein themenzentriertes Audit würde untersuchen, wie Kundenzufriedenheiten in verschiedenen Abteilungen gelebt wird. Wie ist die Kommunikation? Welche Prozesse beeinflussen die Kundenzufriedenheit? Und das sind nur einige der Fragen, die Sie im Audit stellen könnten. Themenzentrierte Audits sind flexibel und lassen sich gut an die strategische Entwicklung der Organisation anpassen.
Variante 3 - Syste-mische Audits
Alles hängt zusammen!
Prozesse in Ihrem Unternehmen existieren nicht isoliert voneinander, sondern bilden ein Netzwerk von Beziehungen und Abhängigkeiten. Hier kommt das Konzept der systemischen Prozess-Audits ins Spiel! Stattjeden Prozess einzeln unter die Lupe zu nehmen, betrachten Sie den großen Zusammenhang. Wie wirken sich Prozesse aufeinander aus? Gibt es Abhängigkeiten oder Verknüpfungen, die für die Optimierung relevant sein könnten? Ein systemisches Prozessaudit hilft dabei, die Wechselwirkungen zwischen den Prozessen zu verstehen und zu optimieren.
Gemeinsam stark
Durch diese ganzheitliche Betrachtung der Prozesse und deren Wechselwirkungen und Verknüpfungen erhalten alle Beteiligten ein tieferes Verständnis des gesamten Systems. Systemtische Prozess-Audits sindgroßartig, um die Stärken und Schwächen des gesamten Systems zu identifizieren. Wo fließt Energie und Effektivität durch das System, und wo gibt es Stauungen oder Blockaden, die behoben werden müssen?
Bei Linkedin gibt es dazu einen etwas längeren Beitrag. Hier kommen Sie hin!
Variante 4 - Design-Thinking Audits
Perspektivenwechsel ist angesagt
Design-Thinking ist eine Methode, die darauf abzielt, Probleme aus der Sicht der Nutzer:innen zu lösen und innovative, kundenzentrierte Lösungen zu entwickeln. Warum also nicht Design-Thinking in Ihre Audits einbauen?
Im Design-Thinking steht die Nutzer:innen-Perspektive im Mittelpunkt. Wie erleben die Nutzer:innen den Prozess oder die Dienstleistung? Was sind Ihre Bedürfnisse und Anforderungen? Die Antworten auf diese Fragen können neue Perspektiven und Erkenntnisse bringen.
Kreativität freisetzen
Design-Thinking fördert Kreativität. Es geht darum, über den Tellerrand zu schauen und neue Lösungswege zu finden. Indem Sie die Kunden- und Nutzerperspektive einziehen, können Sie innovative Ansätze finden, die in traditionellen Audits möglicherweise übersehen werden.
Ein wesentliches Merkmal des Design-Thinking ist auch wieder das iterative Vorgehen. Ein weiteres Merkmal ist die Arbeit mit Prototypen. Im Auditkontext bedeutet das, dass auf Auditphasen sehr schnell Phasen der Verbesserung folgen, in denen beispielsweise mit Hilfe von Prototypen Verbesserungen skizziert werden.
In der folgenden Auditphase können dann die Prototypen bewertet werden. Mit Design-Thinking Audits betrachten Sie Ihre Unternehmen konsequent aus der Perspektive der Nutzer:innen. Es geht darum, kreative Ansätze zu finden, die nicht nur Prozesse optimieren, sondern auch einen echten Mehrwert für die Nutzer:innen bieten.
Bei Linkedin gibt es dazu einen etwas längeren Beitrag. Hier geht es lang.
Variante 5 - Stärken-basierte Audits
Das Gelungene in den Blick nehmen.
In der traditionellen Auditwelt liegt der Fokus auf dem, was schiefgeht - Fehler, Nicht-Konformitäten, Risiken. Aber was ist mit dem, was gut läuft? HIer kommen Stärken-basierte Audits ins Spiel.
Feiern Sie die Erfolge.
Stärken-basierte Audits sind eine Chance, das Positive zu betonen. Frei nach dem Motto: Vom Gelungenen lernen. Untersuchen Sie, was in Ihrer Organisation besonders gut läuft. Idenfizieren Sie, wie diese Erfolge als Sprungbrett für weitere Verbesserungen genutzt werden können.
Sich auf das Positive zu konzentrieren, kann Wunder wirken, wenn es um die Energie und die Motivation Ihres Teams geht.
Anstatt sich immer nur mit Problemen zu beschäftigen, bringt ein Stärken-basierter Ansatz frischen Wind und motiviert die Mitarbeiter:innen ihre Stärken weiter auszubauen.
Stärken-basierte Audits können ihre Auditkultur positiv verändern. Indem Sie sich auf das konzentrieren, was gut läuft, fördern Sie ein Umfeld der kontinierlichen Verbesserung und haben eine gute Chance, das Engagement der Mitarbeiter:innen zu stärken.
Bei Linkedin gibt es dazu einen etwas längeren Beitrag. Hier kommen Sie hin!
Variante 6 - Gamiefied Audits
Ein kleines Spiel gefällig?
Ja, richtig gelesen! Auch das wäre eine Möglichkeitkeit. Gamified Audits sind eine kreative Möglichkeit, spielerische Elemente in den Auditprozess einzubringen. Nichts für alle Tage - aber vielleicht als Impuls zum Querdenken gut geeignet.
Level Up im Audit
Einer der spannenden Aspekte von Gamified Audits ist die Möglichkeit Level und Belohnungen zu nutzen. Jeder Fortschritt, jede Erkenntnis und jeder Verbesserungsvorschlag kann mit Punkten belohnt werden. Das Team, das die meisten Punkte sammelt, erreicht ein neues Level und erhält möglicherweise eine Belohnung. Kann die Motivation steigern und die Audits zu spannenden Erlebniss machen.
Auf zur Schatzsuche
Eine weitere Idee könnte es sein, eine Art Schatzsuche oder Schnitzeljagd durch das Unternehmen zu veranstalen. Mitarbeiter:innen müssen dabei bestimmte Auditfragen beantworten oder Audit-Ziele erfüllen, Informationen sammeln oder Probleme lösen. Dafür werden sie mit Hinweisen belohnt. Wer am Ende den "Schatz" findet, hat gewonnen :-).
Lassen Sie Ihrer Kreativität freien Lauf. Bestimmt finden Sie noch weitere spielerische Ansätze, bei denen sich ein Ausprobieren lohnt.
Bitte beachten Sie: Bei aller Spielfreude ist es wichtig, das Audit-Ziel nicht aus den Augen zu verlieren. Gamified Audits sollten immer im Einklang mit den Zielen und Anforderungen Ihrer Organisation stehen und am Ende bleibt auch das bei aller Spielfreude ein Audit.
Fazit: Der Schlüssel zu mehr Kreativität in internen Audits
Hat Ihnen der Ausflug in die Welt der flexiblen, agilen und kreativen Audits gefallen? Bevor Sie ans Ausprobieren gehen, möchte ich ich Ihnen noch mal ein paar Punkte mitgeben, die mir persönlich wichtig sind.
🔹 Mitarbeiterbeteiligung: Für gute Auditergebnisse und Akzeptanz der Audits im Unternehmen ist es wichtig, die Mitarbeiter:innen in den Auditprozess einzubinden. Sie sind diejenigen, die tagtäglich im System arbeiten und unschätzbare Einblicke bieten können.
🔹 Agilität und Flexibilität: In einer sich ständig wandelnden Welt ist es wichtig, dass die Audits nicht hinterherhinken. Durch die Integration agiler Methoden können Sie dafür sorgen, dass die Audits mit der Zeit Schritt halten.
🔹 Von der Konformität zur Kreativität: Bei aller Kreativität und Freude am Experimentieren, muss auch sichergestellt sein, dass die Anforderungen aus den Zertifizierungsverfahren erfüllt werden. Deshalb arbeiten Sie mit dem Besten aus allen Welten. Konformitätsaudits haben genauso ihre Berechtigung wie kreative und innovative Ansätze.
🔹 Stärkenbasierte Betrachtung: Anstatt sich nur auf das zu konzentrieren, was schief läuft, braucht es auch Raum für die Beschäftigung damit, was gut funktioniert. Hier steckt großes Potenzial für Lernen und Wachstum.
🔹 Mut zu Neuem: Seien wir mutig und offen für Neues! Egal, ob es darum geht, spielerische Elemente zu integrieren oder ganz neue Formate zu erforschen - trauen Sie sich. Sie werden sehen, der Erfolg wird Ihnen recht geben.
Haben Sie Lust bekommen? Dann sind Sie hier genau richtig. Gemeinsam könnten wir die Möglichkeiten für Sie ausloten und ein für Sie passendes maßgeschneidertes Audit-Format entwickeln.
Mit frischen, innovativen Audit-Ansätzen können Sie die Zufriedenheit und das Engagement Ihrer Mitarbeiter:innen steigern.
Nehmen Sie gerne Kontakt mit mir auf.
Wer schreibt?
Als Auditorin und Beraterin mit über 20-jähriger Erfahrung begegnen mir sehr oft behäbige, statische oder überbürokratische QM-Systeme. Gegen dieses ungenutzte Potenzial möchte ich etwas tun.
Für mich bedeutet gutes QM Kommunikation, Reflektion, gemeinsame Entwicklung von und Arbeit an Zielen. Das alles mit großem Sachverstand, Verantwortungsbewusstsein und Freue an der Arbeit mit Menschen.
In meinem Blog teile ich gerne mein Wissen und erprobte Methoden.
Ursula Wienken, Ihre Qualitätsexpertin
Gibt es etwas, das wir zusammen tun können?
Ich freue mich auf Ihre Kontaktaufnahme!
Haben Sie Lust auf Workshops zu allen QM-relevanten Themen?
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Hier gibt es eine Arbeitshilfe für Ihre Themenaudits: Wie gehen Sie vor? Fragen, die Ihnen dabei helfen, die relevanten Themen zu identifizieren.
Checkliste Systemische Audits
Eine Checkliste mit Erläuterungen zur Idee des systemischen Audits. Bringt neue Perspektiven und hilft dabei - für den Gebrauch anpassbar.
Design-Thinking im Audit
Wenn Sie mal was Anderes ausprobieren wollen, hier die Anleitung für ein Audit, das sich an einem Design-Thinking-Sprint orientiert.
