Muss-Prozesse in der ISO 9001? Und wo ist die Geschäftsführung gefragt?
Verwandle Mythen in Klarheit!
Erstaunlich oft begegnen mir in der QM-Welt noch Mythen aus der Vergangenheit - wie die ISO 9001:2008, die mit ihren formalen Anforderungen wie Muss-Prozesse und Muss-Dokumente in eher schlechter Erinnerung geblieben ist.
Auch diese Woche wieder bei einer Beratungsanfrage in meinem Posteingang durch einen Unternehmensberater, der bei seinem Kunden Unterstützung für den Bereich Zertifizierung nach ISO 9001 sucht.
Zitat: "... benötigen wir unter anderem schnell eine Übersicht über Muss-Dokumente und Muss-Prozesse, die für die Zertifizierung zwingend vorzulegen sind. Insbesondere sind solche Dokumente und Prozesse relevant, die durch die Geschäftsleitung veranlasst werden müssen."
Die Beratungsanfrage war nicht wirklich interessant für mich - hat mich aber noch mal ins Überlegen gebracht.
Wir arbeiten aktuell mit der ISO 9001:2015 - müssen es also schon seit einigen Jahren besser wissen. Und deshalb ist es an der Zeit, die Dinge ein wenig aufzuräumen.
Das erwartet Sie im Blog:
- Fakten über die Rolle der Geschäftsführung in der ISO 9001 in Bezug auf direkte und indirekte Verantwortlichkeiten
- Fakten darüber, was laut ISO 9001 tatsächlich dokumentiert werden muss - und wo Sie als Organisation die Gestaltungshoheit haben.
- Überblick über die Prozesse von denen erwartet wird, dass Sie unter der Gesamtverantwortung der Geschäftsführung stehen.
Die ISO 9001:2015 und dokumentierte Informationen
Die ISO 9001:2015 verweist an einzelnen Stellen darauf, dass dokumentierte Informationen verpflichtend vorliegen müssen. Solche Informationen können sowohl Vorgabedokumente wie beispielsweise die Qualitätspolitik sein als auch Nachweisdokumente wie zum Beispiel Auswertungen und Statistiken.
Einen Überblick über die Stellen, an denen solche dokumentierten Informationen notwendig zu führen sind, können Sie hier herunterladen.
Übersicht dokumentierte Informationen ISO 9001 - hier klicken.
Darüber hinaus sind Sie als Organisation selbst dafür verantwortlich, zu entscheiden, welche Informationen aus Ihrer Sicht sinnvoll dokumentiert werden sollten. Auditor:innen ziehen bei der Überprüfung, ob Sie angemessen dokumentieren, die Informationen aus dem Kontext der Organisation heran. (Wie Sie interne und externe Themen angemessen bearbeiten können - dazu gibt es einen weiteren Blog. Hier geht es lang!)
Geschäftsführer und direkte Verantwortung
Wenn Sie eine grobe Richtschnur benötigen, welche dokumentierten Informationen in der ISO 9001 direkt in die Verantwortung der Geschäftsführung gehören, hilft Ihnen diese Aufzählung. Zu diesen Themen muss sich die Geschäftsführung in Form von Bewertungen und Einschätzungen äußern und zum Ergebnis dokumentierte Informationen gewährleisten:
- Übersicht über interne und externe Themen (regelmäßig zu prüfen und ggf. anzupassen)
- Anwendungsbereich (regelmäßig zu prüfen und ggf. anzupassen)
- Qualitätspolitik / bzw. Leitbild (regelmäßig zu prüfen und ggf. anzupassen, muss angemessen kommuniziert werden)
- Unternehmensziele (aktualisiert) inkl. Kennzahlen und Maßnahmen zur Umsetzung / Qualitätsziele für das Unternehmen / Controllingsystem (regelmäßig zu prüfen und ggf. anzupassen, zu kommunizieren und zu erklären)
- Managementbewertungen (durchführen und Ergebnis dokumentieren)
- Übersicht Risiken und Chancen für das Unternehmen (jährlich aktualisiert) und Maßnahmen zur Behandlung von Risiken und Chancen (regelmäßig zu prüfen und ggf. anzupassen, Maßnahmen veranlassen)
- Auditprogrammplanung (Input geben und Ergebnisse bewerten)
Geschäftsführer und Umsetzung ISO 9001
Das sind die Erwartungen an die Geschäftsführung bei der Umsetzung eines QM-Systems nach ISO 9001. Bei den externen Audits wird stichprobenhaft geprüft, ob die Geschäftsführer:innen ihrer Verpflichtung nachkommen:
- Gesamtverantwortung für das QM-System inkl. Vorbildfunktion
- Qualitätspolitik und Qualitätsziele festlegen, bekannt machen und Überwachung sicherstellen
- Prozessorientierung und Risikoorientierung fördern / Risiken und Chancen für das Unternehmen bestimmen und behandeln
- Ressourcen für die Umsetzung des QM-Systems ermitteln und bereitstellen
- QM-System und Anforderungen im Unternehmen bekannt machen
- Sicherstellen, dass das QM-System wirksam ist
- Rollen im QM festlegen und vergeben
- Verbesserungen fördern
- Sicherstellen, dass Kundenanforderungen bekannt sind, verstanden und umgesetzt werden
- Sicherstellen, dass relevante gesetzlich-behördliche Anforderungen bekannt sind, verstanden und umgesetzt werden
Einzelne Aufgaben können natürlich im Rahmen der Umsetzung delegiert werden. Die Gesamtverantwortung bleibt jedoch immer bei der Geschäftsführung.
Geschäftsführer und Prozessverantwortung
Und hier noch eine Übersicht über die Prozesse oder Prozessbereiche, die in der Regel unter der Verantwortung der Geschäftsführung stehen sollten:
- Personalentwicklung
- Qualitätspolitik
- Unternehmensziele entwickeln, überprüfen und weiterentwickeln
- Umgang mit Risiken und Chancen
- Controlling
- Internes Audit - insbesondere Auditprogrammplanung
- Ressourcen ermitteln und bereitstellen
Denken Sie daran: Egal, was Sie als Geschäftsführer:in wie oder an wen delegieren: Die Gesamtverantwortung für das QM-System liegt immer bei der Geschäftsführung!
Häufige Fragen
Gibt es bei der ISO 9001:2015 noch Muss-Dokumente?
Gibt es bei der ISO 9001:2015 noch Muss-Dokumente? Nein, die ISO 9001:2015 hat die strikten Muss-Dokumente abgeschafft und stattdessen auf dokumentierte Informationen verwiesen, die verpflichtend sind.
Welche Rolle spielt die Geschäftsführung bei der ISO 9001-Zertifizierung?
Die Geschäftsführung ist für die Gesamtverantwortung des QM-Systems zuständig und sollte direkt an der Entwicklung von Qualitätspolitik, Unternehmenszielen, Risikomanagement, Controlling und internen Audits beteiligt sein.
Kann die Geschäftsführung Aufgaben im Rahmen der Umsetzung eines QM-Systems delegieren?
Ja, einzelne Aufgaben können delegiert werden, aber die Gesamtverantwortung für das QM-System bleibt stets bei der Geschäftsführung.
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Fühlen Sie sich immer noch unsicher oder haben Sie Fragen zur ISO 9001 Zertifizierung und der Rolle der Geschäftsführung? Zögern Sie nicht, professionelle Beratung in Anspruch zu nehmen. Wir sind hier, um Ihnen zu helfen, Klarheit in der ISO-Welt zu schaffen und Ihr Unternehmen erfolgreich zu zertifizieren. Kontaktieren Sie uns noch heute!
Wer schreibt?
Als Auditorin und Beraterin mit über 20-jähriger Erfahrung begegnen mir sehr oft behäbige, statische oder überbürokratische QM-Systeme. Gegen dieses ungenutzte Potenzial möchte ich etwas tun.
Für mich bedeutet gutes QM Kommunikation, Reflektion, gemeinsame Entwicklung von und Arbeit an Zielen. Das alles mit großem Sachverstand, Verantwortungsbewusstsein und Freue an der Arbeit mit Menschen.
In meinem Blog teile ich gerne mein Wissen und erprobte Methoden.
Ursula Wienken, Ihre Qualitätsexpertin
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Übersicht dokumentierte Information
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