ISO 9001 konforme Prozessbeschreibungen
3 Überlegungen und eine Checkliste
Im Zusammenhang mit ISO-Zertifizierungen oder externen Audits sind das die beiden am häufigsten gestellten Fragen:
- Welche Prozesse müssen für die ISO 9001 zwingend beschrieben sein?
- Was gehört eigentlich in eine ISO-konforme Prozessbeschreibung?
Auf beide Fragen gibt es recht einfache Antworten :-).
Antworten - schnell und einfach
Die Antwort auf Frage 1 ist kurz und komplex zugleich: KEINE. Seit der Revision 2015 heißt die Vorgabe nur noch: Das, was sinnvoll ist und kontexbezogen hilft. SIE entscheiden also, was Sie als Prozess dokumentieren. In der Regel wird mindestens erwartet, dass die sogenannten wertschöpfenden Prozesse prozesshaft erfasst werden.
Falls Sie unsicher sind, schauen Sie doch mal im Blog zum Thema vorbei.
Und was ist mit der TOP 2 Frage: "Was gehört zwingend in eine Prozessbeschreibung?"
Auch hier ist die Antwort schnell und einfach gegeben: Alles, was den Adressat*innen der Prozessbeschreibungen hilft und ggf. gerne auch noch das, was die ISO 9001 in Bezug auf die Prozesse geklärt (nicht dokumentiert!) wissen möchte.
An dieser Stelle noch mal der Hinweis - wir reden hier über Prozessbeschreibungen, nicht über Verfahrensanweisungen oder Arbeitsanweisungen. Das sind grundsätzlich andere Formate mit anderen Zielsetzungen.
Wenn Sie sich wegen des Unterschiedes nicht sicher sind, dann schauen Sie sich gerne den Blog zum Thema an.
Aber was gehört jetzt in eine Prozessbeschreibung?
Auch kein Hexenwerk. Hier eine kurze Anleitung in drei Schritten.
- Klären Sie, für wen Sie die Prozessbeschreibungen erstellen. Wer soll sie lesen? Wem sollen sie nutzen? Wer soll sie zur Hand nehmen und etwas damit anfangen können?
- Klären Sie WELCHEN Nutzen die Prozessbeschreibungen für Ihre Adressaten haben sollen. Was sollen sie mit den Prozessbeschreibungen tun können? Wobei sollen die Prozessbeschreibungen helfen? Was sollen sie leisten?
- Definieren Sie vor dem Hintergrund der Antworten auf die Fragen 1 und 2 sehr konkret, was Sie jetzt in Ihre Prozessbeschreibungen aufnehmen wollen.
Fertig!
Braucht die ISO sonst noch was?
Anschließend checken Sie das, was Sie jetzt ohnehin schon festgelegt haben, noch mal kurz gegen die Anforderungen der ISO 9001.
Im Idealfall stellen Sie fest, dass die ISO 9001 keine wesentlich anderen Themen aufruft, als das, was Sie ohnehin schon als interne Anforderungen ermittelt haben.
Der Vollständigkeit halber hier noch mal zusammengefasst, das was die ISO 9001 in Bezug auf Prozesse geregelt (nicht zwingend dokumentiert) haben möchte - nachzulesen im Kapitel 4.4:
- Eingaben / Input für den Prozess
- erwartete Ergebnisse zum Prozess (Ziele)
- Wechselwirkungen / Schnittstellen
- Leistungsindikatoren / Kennzahlen
- Ressourcen
- Verantwortlichkeiten und Befugnisse
- Risiken und Chancen
Übergeordnet muss noch geklärt werden, wie die Prozesse überwacht und verbessert, bzw. weiterentwickelt werden. Aber das muss nicht zwingend IN die Prozessbeschreibungen, sondern kann an anderer Stelle hinterlegt werden.
Checkliste zum Download
Eine Checkliste / Arbeitshilfe mit Ausfüllbeispielen finden Sie hier zum Download.
Gute Erkenntnisse beim Bearbeiten!
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Ursula Wienken, Ihre Qualitätsexpertin
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